Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của CTCP từ A-Z

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của CTCP là thủ tục hành chính được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư để ghi nhận địa chỉ mới trên GCN đăng ký doanh nghiệp.

1. 2 trường hợp thường gặp khi thay đổi địa chỉ công ty

Khi chuyển trụ sở công ty từ nơi này sang nơi khác, sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

- Trường hợp 1. Thay đổi địa chỉ trụ sở cùng quận/huyện mà không thay đổi cơ quan quản lý thuế

Ví dụ: Công ty cổ phần A thành lập năm 2019 có địa chỉ trụ sở tại đường Xuân Thủy, quận Cầu Giấy; tháng 08/2021 công ty quyết định chuyển đến đường Nguyễn Khang, quận Cầu Giấy. Trong trường hợp này, công ty A vẫn do Chi cục thuế quản lý từ 2019.

- Trường hợp 2. Thay đổi trụ sở chính công ty và làm thay đổi cơ quan quản lý thuế (từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác)

Ví dụ: Công ty cổ phần A nêu trên quyết định chuyển trụ sở sang đường Giáp Bát, quận Hoàng Mai từ tháng 12/2021 – nay. Lúc này, cơ quan thuế quản lý của công ty A chuyển từ quận Cầu Giấy (từ 2019-11/2021) sang quận Hoàng Mai (từ 12/2021 – nay).

Tùy từng trường hợp, công ty phải lưu ý xem xét các thủ tục về thuế trước khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở với cơ quan đăng ký kinh doanh.

*Lưu ý: Thủ tục này áp dụng cho cả công ty cổ phần Việt Nam lẫn công ty có vốn đầu tư nước ngoài.

2. Công ty nên đặt trụ sở ở đâu?

Doanh nghiệp có quyền hoạt động và đặt trụ sở công ty trên toàn lãnh thổ Việt Nam, tuy nhiên phải lưu ý:

• Địa chỉ mới phải có thông tin rõ ràng, cụ thể: số nhà, đường, quận, huyện…để kê khai trong hồ sơ đăng ký kinh doanh;
• Không được đặt trụ sở doanh nghiệp tại nhà tập thể/chung cư chỉ có chức năng ở, đất nông nghiệp (theo Điều 3, Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Điều 10, Luật Đất đai 2013).

3. Quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của CTCP

Theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, việc thay đổi trụ sở chính của công ty được tiến hành theo quy trình sau: 

Bước 1. Thay đổi cơ quan thuế quản lý

Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, trước khi chuyển trụ sở sang quận/huyện/tỉnh khác, công ty phải nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế để tiến hành chốt thuế với cơ quan quản lý thuế cũ.

*Lưu ý: Thủ tục này chỉ áp dụng cho trường hợp đổi trụ sở chính từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác. Nếu địa chỉ mới của trụ sở vẫn thuộc cơ quan thuế cũ quản lý thì doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Bước 2. Thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty cổ phần tại Phòng Đăng ký kinh doanh

(i) Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty chuẩn bị 01 bộ hồ sơ thay đổi trụ sở gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi trụ sở chính của công ty cổ phần;
• Quyết định và bản sao Biên bản họp do Đại hội đồng cổ đông tổ chức về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính;
• Nếu người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền: Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.

(ii) Cơ quan giải quyết

- Cơ quan giải quyết: Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành nơi công ty đặt trụ sở.

- Thời gian: 03 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng ĐKKD nhận được hồ sơ.

(iii) Nhận kết quả và Nộp phí, lệ phí

- Nhận kết quả: Công ty có thể nhận kết quả trực tiếp tại Phòng ĐKKD hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính. Đối với các công ty tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, bắt buộc phải nhận kết quả bằng hình thức chuyển phát (thay vì đến trực tiếp Sở Kế hoạch và Đầu tư lấy kết quả như trước).

- Phí, lệ phí: Tùy từng địa phương, công ty có thể chọn nộp trực tiếp tại Phòng ĐKKD, hoặc chuyển vào tài khoản của Phòng ĐKKD hoặc sử dụng dịch vụ thanh toán điện tử. Để làm thủ tục này, doanh nghiệp cần nộp các phí, lệ phí theo quy định tại Thông tư 47/2019/TT-BTC như sau:

Bước 3. Thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

- Bước này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

- Doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện và hồ sơ để nộp tại: Sở Kế hoạch và Đầu tư, hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, khu kinh tế để tiến hành Điều chỉnh giấy chứng nhận đầu tư.

4. Những việc cần làm sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần

- Thay đổi thông tin trên chữ ký số: hiện nay pháp luật coi chữ ký số của doanh nghiệp như con dấu sử dụng trong giao dịch điện tử, cho nên ngay sau khi hồ sơ hợp lệ công ty phải cập nhật thông tin địa chỉ trên chữ ký số;

- Thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử;

- Thay đổi con dấu: phục vụ hoạt động giao dịch, kí kết hợp đồng…;

- Thay đổi cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội.

5. Xử phạt vi phạm hành chính khi thay đổi trụ sở công ty

Trụ sở công ty là một trong những nội dung bắt buộc trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Khoản 2 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020), do vậy căn cứ nội dung Khoản 2 Điều 30 của Luật này, công ty phải làm thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Trong trường hợp vi phạm về thời hạn sẽ bị áp dụng hình thức xử phạt nêu tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP như sau:

• Quá từ 01 – 10 ngày: cảnh cáo;
• Quá từ 11 – 30 ngày: phạt từ 3 – 5 triệu đồng;
• Quá từ 31 – 90 ngày: phạt từ 5 – 10 triệu đồng;
• Quá từ 91 ngày trở lên: phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
• Không đăng ký thay đổi nội dung GCN: phạt từ 20 – 30 triệu đồng.

Ngoài ra, công ty còn bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở theo đúng hướng dẫn của pháp luật doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung về quy trình, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của CTCP. Thủ tục này không khó, nhưng phải đảm bảo các yêu cầu và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về thuế, do vậy nếu còn câu hỏi hoặc có nhu cầu tìm hiểu, thuê dịch vụ để thực hiện công việc, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.