Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Thủ tục tạm ngừng đối với văn phòng đại diện công ty cổ phần được thực hiện khi nào? Quy trình, hồ sơ và lưu ý khi thực hiện thủ tục?
1. Khi nào văn phòng đại diện bị tạm ngừng hoạt động?
Là một trong những loại đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, văn phòng đại diện (được định nghĩa tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020) được thành lập không nhằm mục đích kinh doanh, phát sinh doanh thu mà để thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ, bảo vệ lợi ích doanh nghiệp (Ví dụ: nghiên cứu thông tin, liên lạc, hỗ trợ công ty tiếp cận với thị trường và đối tác mới; thay mặt công ty tham gia tố tụng…).
Trong trường hợp nhận thấy không còn cần thiết hoặc đã đạt được mục đích ban đầu, công ty có thể cho tạm ngừng hoạt động tại văn phòng đại diện trong một khoảng thời gian nhất định. Công ty phải làm hồ sơ thông báo gửi Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng kinh doanh (Căn cứ: Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
2. Quy trình tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện
2.1 Nộp hồ sơ
Tùy yêu cầu của từng địa phương, công ty có thể nộp hồ sơ bằng một trong ba cách:
- Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi đặt trụ sở chính;
- Nộp qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp online tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn (Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia); và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ (Khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng hình thức này).
2.2. Thời hạn giải quyết
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ ra thông báo để doanh nghiệp biết hồ sơ đã hợp lệ hay cần sửa đổi, bổ sung.
2.3 Nhận kết quả
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ cấp Giấy xác nhận về việc văn phòng đại diện đăng ký tạm ngừng. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ bằng văn bản.
- Doanh nghiệp có thể nhận kết quả giải quyết hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:
(i) Nhận kết quả tại bộ phận một cửa - Phòng ĐKKD
Người nhận kết quả phải mang các giấy tờ sau:
- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;
- Bộ hồ sơ bản giấy đã scan nộp (đối với trường hợp nộp hồ sơ qua mạng).
- Trường hợp người đến nhận kết quả là người được ủy quyền, cần nộp kèm:
- Văn bản ủy quyền từ doanh nghiệp để nhận kết quả;
- Bản sao Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
(ii) Nhận kết quả qua đường bưu điện
Doanh nghiệp cần truy cập website dịch vụ chuyển phát của Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở để điền thông tin đăng ký nhận chuyển phát hồ sơ.
3. Hồ sơ thực hiện thủ tục tạm ngừng đối với văn phòng đại diện công ty cổ phần
Để tạm ngừng hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần soạn và chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc tạm ngừng hoạt động của văn phòng đại diện.
- Nếu người thực hiện hồ sơ là người được uỷ quyền thì nộp kèm:
- Văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục tạm ngừng văn phòng đại diện;
- Bản sao Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với người được ủy quyền thực hiện hồ sơ).
*Phí, lệ phí: miễn phí
4. Lưu ý khi tạm ngừng văn phòng đại diện
- Theo Khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian tạm ngừng của văn phòng đại diện tối đa là 01 năm. Tuy nhiên nếu có nhu cầu, doanh nghiệp có thể tiếp tục nộp hồ sơ sau khi hết thời gian tạm ngừng lên Phòng ĐKKD để gia hạn.
- Công ty không thể gộp 2 hay nhiều văn phòng vào 1 bộ hồ sơ tạm ngừng hoạt động, bởi vì mỗi văn phòng đại diện đều có mã số nội bộ riêng trên hệ thống của cơ quan đăng ký kinh doanh, nhất là khi một số địa phương hiện nay yêu cầu nộp thông báo tạm ngừng qua mạng do quá tải kho lưu trữ hồ sơ giấy.
- Nếu văn phòng đại diện tạm ngừng hoạt động từ 01/01 - 31/12 thì sẽ được miễn thuế môn bài và không phải nộp các loại tờ khai thuế.
- Doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh chậm nhất là 03 ngày trước ngày văn phòng đại diện tạm ngừng, do vậy, nếu vi phạm, công ty cổ phần sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính lên đến 15 triệu đồng theo quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 50 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Trên đây là nội dung thủ tục tạm ngừng đối với văn phòng đại diện công ty cổ phần. Trên thực tế làm thủ tục có thể sẽ phát sinh nhiều vấn đề khác, nếu có nhu cầu thuê dịch vụ thực hiện thủ tục này, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ kịp thời.
