Thủ tục pháp lý doanh nghiệpThủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty cổ phần được thực hiện khi có yêu cầu từ cơ quan nhà nước hoặc chính công ty đó. Vậy quy trình, hồ sơ giải thể ra sao?
1. Văn phòng đại diện là gì? Đặc điểm của văn phòng đại diện
Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh (không trực tiếp ký kết hợp đồng, cung cấp dịch vụ,…): nghiên cứu, rà soát thị trường, hỗ trợ công ty tiếp cận thị trường và đối tác mới; cung cấp thông tin.
Văn phòng đại diện có một số đặc điểm sau:
- Là đơn vị phụ thuộc không có chức năng kinh doanh, nên văn phòng đại diện sẽ có hình thức hạch toán phụ thuộc, do vậy cũng không có hóa đơn;
- Văn phòng đại diện không có tư cách ký kết hợp đồng, xác lập giao dịch một cách độc lập, mọi hoạt động ký kết hợp tác sẽ chuyển về công ty;
- Văn phòng đại diện nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp và hoạt động trong phạm vi ủy quyền;
- Văn phòng đại diện thường được mở ở những nơi xa trụ sở công ty, và có thể hoạt động tại Việt Nam và nước ngoài;
- Những loại thuế văn phòng đại diện phải đóng: Thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân;
2. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Căn cứ nội dung Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, văn phòng đại diện sẽ chấm dứt hoạt động trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động;
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bởi một trong các nguyên nhân:
- Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là giả mạo;
- Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;
- Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.
*Lưu ý: Công ty phải hoàn thành tất cả các nghĩa vụ đối với cơ quan thuế, thực hiện hợp đồng, thanh toán các khoản nợ phát sinh của văn phòng đại diện và tiếp tục sử dụng lao động hoặc giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho người lao động khi giải thể văn phòng đại diện.
3. Trình tự chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
3.1 Hoàn thành các nghĩa vụ thuế và nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế
Công ty soạn hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện và gửi về cho cơ quan thuế.
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xác nhận và tiến hành chấm dứt mã số thuế của văn phòng đại diện. Trong trường hợp phát sinh các khoản phạt thuế, chi cục thuế sẽ thông báo để doanh nghiệp nộp bổ sung rồi tiếp tục thủ tục đóng mã số thuế.
3.2 Soạn và nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Doanh nghiệp soạn hồ sơ giải thể văn phòng đại diện để nộp tại Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện hoạt động.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, công ty phải nộp hồ sơ đến Phòng ĐKKD. Khuyến khích công ty dùng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số cá nhân nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Ngoài ra, công ty có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện đến địa chỉ của Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện hoạt động.
3.3 Phòng ĐKKD giải quyết và trả kết quả hồ sơ
Phòng ĐKKD xử lý và thông báo cho công ty trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ, công ty sẽ được cấp xác nhận về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện. Trong trường hợp hồ sơ còn sai, thiếu, Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo sửa đổi, bổ sung bằng văn bản.
4. Thành phần hồ sơ
4.1 Hồ sơ chấm dứt mã số thuế
Theo Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC, công ty cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện;
- Bản sao Quyết định/thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện hoặc Quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện của cơ quan có thẩm quyền;
- Văn bản ủy quyền của người được ủy quyền thực hiện thủ tục kèm giấy tờ chứng thực cá nhân bản sao hợp lệ (Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).
*Cơ quan giải quyết: Chi cục thuế nơi văn phòng đại diện hoạt động.
*Phí, lệ phí: Không.
4.2 Hồ sơ chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Sau khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện tại Chi cục thuế, công ty nộp những giấy tờ được nêu tại Khoản 2 Điều 72 Nghị định 01/2021/NĐ-CP để chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện:
- Thông báo giải thể văn phòng đại diện;
- Quyết định và Biên Bản họp của công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện;
- Hồ sơ của người được ủy quyền thực hiện thủ tục: Văn bản/Hợp đồng ủy quyền; Giấy tờ chứng thực cá nhân (Bản sao Chứng minh nhân dân/Thẻ Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).
*Cơ quan giải quyết: Phòng ĐKKD – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện hoạt động.
*Phí, lệ phí: Không.
5. Lưu ý khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
- Trước khi làm thủ tục, doanh nghiệp cần kiểm tra tình hình thu – chi và nợ của văn phòng đại diện, tiến hành thanh toán hết các khoản nợ.
- Trong trường hợp văn phòng đại diện chưa được cấp mã số thuế đơn vị phụ thuộc (theo quy định của luật cũ), sau khi nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, Phòng ĐKKD sẽ xác nhận với cơ quan thuế về việc đơn vị chưa đăng ký mã số thuế.
Trên đây là nội dung về quy trình, thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty cổ phần. Trên thực tế có thể sẽ phát sinh nhiều vấn đề khác, do vậy nếu có nhu cầu thuê dịch vụ thực hiện thủ tục này, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ, trao đổi chi tiết hơn.
