Thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần chi tiết nhất

Chi nhánh được lập ra để thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp. Vậy thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần được quy định ra sao?

1. Chi nhánh là gì?

Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc do công ty lập ra với mục tiêu thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty đó, kể cả chức năng đại diện theo uỷ quyền. Theo Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015, chi nhánh không có tư cách pháp nhân.

Chi nhánh được thành lập nhằm mục đích mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. So với văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh, chi nhánh có những ưu thế như:

• Được phép hoạt động kinh doanh và giao dịch giống như công ty mẹ. Có thể tự chủ, thay công ty mẹ ký hợp đồng;
• Thuận lợi hơn trong việc giao dịch, gặp gỡ khách hàng;
• Được chọn lựa chế độ hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của từng công ty.

2. Đặc điểm của chi nhánh

2.1 Tên chi nhánh

Việc đặt tên cho chi nhánh phải tuân thủ quy định tại Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:

- Cấu trúc tên chi nhánh là: Chi nhánh + Công ty cổ phần/Công ty CP + Tên riêng

- Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Ví dụ: CHI NHÁNH CÔNG TY CP MẶT TRỜI XANH; CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI HOÀNG HOA v.v.

- Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ yêu cầu phía doanh nghiệp bổ sung thông tin nếu phát hiện tên chi nhánh được đặt sai quy định.

2.2 Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh

- Chi nhánh là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, nên khi đăng ký hoạt động, chi nhánh phải chỉ được đăng ký ngành, nghề mà công ty đã đăng ký (Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp mới nhất).

- Trong trường hợp chi nhánh đăng ký những ngành nghề khác với công ty mẹ, doanh nghiệp phải làm thủ tục thay thông báo thay đổi ngành, nghề kinh doanh để bổ sung thêm ngành, nghề trước khi làm hồ sơ thành lập chi nhánh.

2.3 Địa điểm lập chi nhánh

- Theo nội dung Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở năm 2014, không được lập chi nhánh tại nhà tập thể hoặc chung cư (trừ chung cư hỗn hợp có chức năng kinh doanh và ở).

- Nếu công ty thuê địa điểm lập chi nhánh thì phải có Hợp đồng thuê địa điểm, mặt bằng nơi đặt địa điểm kinh doanh.

2.4 Người đứng đầu chi nhánh

- Người đứng đầu chi nhánh của công ty cổ phần có thể là cổ đông trong công ty, người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc các cá nhân khác.

- Nếu người đứng đầu chi nhánh là do doanh nghiệp thuê bên ngoài thì phải có Hợp đồng lao động.

2.5 Hình thức hạch toán

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức hạch toán độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc cho chi nhánh. Suy ra, chi nhánh có thể có mã số thuế riêng, hóa đơn riêng trong trường hợp lựa chọn hạch toán độc lập.

3. Quy trình làm thủ tục mở chi nhánh

3.1 Hướng dẫn nộp hồ sơ và phí, lệ phí

a. Nộp hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp mới nhất, công ty nộp hồ sơ bằng một trong ba cách:

• Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH&ĐT (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi đặt chi nhánh;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính;
• Nộp hồ sơ qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia theo địa chỉ: https://dangkykinhdoanh.gov.vn); nộp phí, lệ phí (nếu có) và nhận giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

b. Phí, lệ phí

- Mức phí, lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh hiện nay, theo Thông tư 47/2019/TT-BTC như sau:  

- Hình thức và thời điểm nộp:

3.2. Thời hạn giải quyết việc đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD hoàn tất kết quả giải quyết và trả kết quả nếu hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người nộp hồ sơ. Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.

3.3 Nhận kết quả

Doanh nghiệp có thể nhận kết quả giải quyết hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:

a. Nhận kết quả tại bộ phận một cửa phòng ĐKKD

Người nhận kết quả phải mang các giấy tờ sau:

- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

- Trường hợp người đến nhận kết quả là người được ủy quyền, cần nộp kèm:

• Văn bản ủy quyền thực hiện công việc;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân sau:
  • Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
  • Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

b. Nhận kết quả thông qua dịch vụ bưu chính

Hiện nay, gần như đa số các cơ quan đăng ký kinh doanh đều hỗ trợ việc nộp và trả kết quả thông qua dịch vụ bưu chính. Doanh nghiệp cần lên trang Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở để điền thông tin đăng ký nhận chuyển phát.

4. Thành phần hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần

4.1 Thành lập chi nhánh ở trong nước

Theo Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để mở chi nhánh trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam, công ty cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu sau:

• Thông báo thành lập chi nhánh;
• Biên bản họp Hội đồng quản trị công ty về việc thành lập chi nhánh;
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh;
• Bản sao một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của Giám đốc chi nhánh: Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Nếu người nộp hồ sơ là do công ty ủy quyền thì phải nộp kèm: Văn bản ủy quyền; Bản sao Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ (Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực).

5. Những việc cần làm sau khi lập chi nhánh

6. Lưu ý khi mở chi nhánh

- Nếu chi nhánh đăng ký ngành dịch vụ ăn uống thì bắt buộc phải chọn hình thức hạch toán độc lập, bởi đặc thù của ngành này là quản lý theo từng quận riêng biệt. Đồng thời chi nhánh phải kê khai thuế theo quý, làm báo cáo tài chính cuối năm độc lập so với công ty mẹ.

- Hiện nay, chi nhánh không bắt buộc phải có con dấu. Song trên thực tế, để chủ động và thuận tiện khi hoạt động và giao kết hợp đồng (nhất là đối với chi nhánh có địa chỉ khác tỉnh/thành phố so với công ty mẹ), chi nhánh nên có con dấu riêng và ghi rõ trong điều lệ công ty

- Đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc, khi công ty mẹ giải thể thì chi nhánh sẽ phải giải thể theo.

Trên đây là nội dung thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh công ty cổ phần. Nếu quý khách hàng còn thắc mắc hoặc có nhu cầu tìm hiểu đơn vị có kinh nghiệm thực hiện thủ tục pháp lý doanh nghiệp theo ủy quyền, xin vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được tư vấn và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.