Thông báo họp hội đồng quản trị công ty cổ phần

Soạn thông báo họp hội đồng quản trị công ty cổ phần tưởng đơn giản nhưng đòi hỏi sự chỉn chu. Vậy nội dung nào cần có trong thông báo? Ai có thẩm quyền ký?

Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty cổ phần gồm 03 – 11 thành viên tập hợp lại với nhau để bàn bạc, quyết định những vấn đề quan trọng trong quá trình vận hành và phát triển doanh nghiệp. Do vậy, trước khi tiến hành họp, doanh nghiệp cần soạn và gửi thông báo cho tất cả các thành viên biết.

1. Hướng dẫn soạn thông báo họp hội đồng quản trị

Soạn thông báo họp hội đồng quản trị tưởng chừng đơn giản, nhưng lại cần sự chuẩn bị chỉn chu. Điều này được điều chỉnh bởi Khoản 5, 6 và 7 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:

1.1 Về nội dung

Thông báo mời họp Hội đồng quản trị bao gồm các nội dung sau:

- Thời gian, địa điểm họp cụ thể;

- Các vấn đề cần thảo luận và quyết định tại cuộc họp;

- Người ký.

1.2 Tài liệu gửi kèm

Để cuộc họp diễn ra hiệu quả và tập trung, doanh nghiệp nên gửi kèm những loại giấy tờ sau:

- Chương trình họp dự kiến: Cách thành viên Hội đồng xem trước và có thể kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp. Chương trình họp có thể được chỉnh sửa lại vài lần trước ngày họp;

- Phiếu biểu quyết.

1.3 Thẩm quyền ký thông báo họp hội đồng quản trị

Là người có thẩm quyền yêu cầu họp Hội đồng quản trị, do vậy Chủ tịch là người ký thông báo họp.

Tuy nhiên, khi Chủ tịch vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì có thể ủy quyền cho một thành viên khác ký thông báo họp.

1.4 Hình thức, thời gian gửi thông báo

Thông báo phải được gửi qua đường bưu điện, fax, e-mail hoặc phương tiện khác chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày họp, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác. 

2. Lưu ý khi soạn thông báo họp hội đồng quản trị

- Doanh nghiệp cần lên danh sách các thành viên hội đồng quản trị có thể tham gia họp. Nếu không đảm bảo được ¾ số thành viên tham dự thì cuộc họp không thể được tiến hành (Theo Khoản 8 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020);

- Xác định người ký thông báo triệu tập họp (là Chủ tịch hay thành viên được ủy quyền) để điền tên/chức vụ người ký thông báo cho phù hợp.

Trên đây là nội dung về thông báo họp hội đồng quản trị công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ ngay với LuatVietnam để được tư vấn, trao đổi chi tiết hơn.