Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của VPĐD công ty cổ phần là thủ tục cần làm khi có sự thay đổi thông tin đã thông báo. Vậy thủ tục này được quy định thế nào?
1. Khi nào cần thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của VPĐD công ty cổ phần?
Sau khi hoàn tất thủ tục mở văn phòng đại diện (VPĐD), cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp cho doanh nghiệp Giấy chứng nhận hoạt động đối với VPĐD. Trên cơ sở thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận gồm những thông tin sau:
- Tên VPĐD (tên tiếng Việt là bắt buộc; nếu có tên bằng tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt thì sẽ được ghi nhận trên Giấy chứng nhận);
- Địa chỉ, số điện thoại, email/fax/website;
- Thông tin người đứng đầu;
- Thông tin về doanh nghiệp ủy quyền hoạt động cho VPĐD.
Như vậy, khi phát sinh các thông tin thay đổi trên Giấy chứng nhận, công ty cổ phần phải tiến hành thông báo thay đổi. Cụ thể:
- Thay đổi tên VPĐD;
- Thay đổi, cập nhật địa chỉ trụ sở VPĐD (chuyển trụ sở sang quận/huyện/tỉnh khác; chuyển trụ sở sang địa điểm khác cùng quận/huyện/tỉnh với địa chỉ cũ; cập nhật địa điểm do thay đổi địa giới hành chính);
- Số điện thoại, email/fax/website;
- Thay đổi thông tin người đứng đầu VPĐD;
- Thay đổi thông tin về doanh nghiệp ủy quyền hoạt động (tên, địa chỉ trụ sở).
*Lưu ý: Có thể soạn hồ sơ một lần gộp nhiều thông tin thay đổi cùng lúc (Ví dụ: Thay đổi tên và thông tin trưởng VPĐD).
2. Quy trình thực hiện thủ tục
Bước 1. Hoàn thành các nghĩa vụ cần thiết theo quy định
- Chuyển địa điểm kinh doanh sang quận/huyện/tỉnh khác: công ty làm thủ tục chốt thuế với cơ quan quản lý thuế tại Chi cục thuế quận/huyện/tỉnh cũ cho VPĐD;
- Đổi tên VPĐD: thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty cổ phần trước khi đổi tên VPĐD.
Bước 2. Soạn và nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh
Công ty soạn và nộp hồ sơ tới Phòng ĐKKD nơi đã cấp giấy phép hoạt động cho VPĐD. Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, người nộp hồ sơ có thể chọn đăng ký hồ sơ bằng hình thức:
- Đăng ký trực tiếp tại Phòng ĐKKD;
- Đăng ký hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích;
- Đăng ký hồ sơ qua mạng bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.
Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ thông báo kết quả hồ sơ cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ hợp lệ, công ty sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD mới; nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo sửa đổi, bổ sung.
Bước 3. Nhận kết quả hợp lệ và nộp lệ phí
Khi hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD gửi Thông báo hồ sơ hợp lệ, yêu cầu công ty tiến hành nhận kết quả. Tùy từng địa phương, doanh nghiệp có thể nhận Giấy chứng nhận bằng cách:
- Nhận trực tiếp tại Bộ phận một cửa – Phòng ĐKKD, hoặc;
- Nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính (100% hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chi Minh áp dụng hình thức này).
Ngoài ra, người nộp hồ sơ phải nộp lệ phí trực tiếp cho Phòng ĐKKD bằng cách trực tiếp hoặc trực tuyến theo hướng dẫn của từng địa phương. Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, khi thay đổi nội dung đăng ký của VPĐD thì phải nộp:
- Lệ phí thay đổi: 50.000 đồng/lần thay đổi (miễn lệ phí này trong trường hợp công ty nộp hồ sơ qua mạng);
- Phí công bố: 100.000 đồng/lần.
3. Thành phần hồ sơ thay đổi, cập nhật nội dung đăng ký đối với VPĐD
Theo Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của VPĐD;
- Bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Căn cước công dân của trưởng VPĐD (trong trường hợp thay đổi người đứng đầu VPĐD);
- Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Căn cước công dân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (mà không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty trực tiếp nộp hồ sơ).
*Số lượng: 01 bộ hồ sơ.
4. Xử phạt vi phạm khi thay đổi thông tin đăng ký của VPĐD
Việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động đối với VPĐD cũng đồng nghĩa với thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận của VPĐD. Theo Khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty phải làm thủ tục thông báo với Phòng ĐKKD trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Trường hợp doanh nghiệp vi phạm về thời hạn nêu trên, căn cứ Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp đó sẽ bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm, cụ thể:
- Chậm làm thủ tục từ 11 – 30 ngày: Phạt từ 3 – 5 triệu đồng;
- Chậm làm thủ tục từ 31 – 90 ngày: Phạt từ 5 – 10 triệu đồng;
- Chậm làm thủ tục từ 91 ngày trở lên: Phạt từ 10 – 20 triệu đồng;
- Không thực hiện thủ tục: Phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng.
Ngoài việc nộp phạt, doanh nghiệp vẫn phải thông báo bổ sung về việc thay đổi nội dung đăng ký đối với VPĐD cho cơ quan đăng ký kinh doanh để hoạt động đúng theo quy định pháp luật.
Trên đây là nội dung thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của VPĐD công ty cổ phần cần biết trước khi thực hiện. Nếu còn câu hỏi cần giải đáp, quý khách vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
