Thủ tục mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là phương án tìm hiểu thị trường được nhiều nhà đầu tư lựa chọn. Vậy hồ sơ, chi phí thủ tục này được quy định thế nào?
 

1. Điều kiện cấp giấy phép

So với thành lập doanh nghiệp, việc mở văn phòng đại diện cho phép công ty nước ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn có thể hoạt động một cách hợp pháp tại Việt Nam. Căn cứ Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài sẽ được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện nếu đáp ứng các điều kiện sau:

- Được thành lập và đăng ký theo pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật nơi đó công nhận;

- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được đăng ký/thành lập;

- Thời hạn hoạt động của công ty nước ngoài phải còn ít nhất 01 năm trước ngày nộp hồ sơ, nếu trên Giấy đăng ký kinh doanh của công ty đó (hoặc loại giấy tờ khác có giá trị tương đượng) quy định thời hạn hoạt động;

- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện nước ngoài phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.

*Lưu ý: Công ty nước ngoài không được thành lập nhiều hơn 01 văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Căn cứ: Khoản 2 Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP).

2. Trình tự thực hiện thủ tục

Quy trình cấp giấy phép Văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài được điều chỉnh bởi Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cụ thể:

Bước 1. Nộp hồ sơ

- Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ:

Theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, tùy từng trường hợp, người làm thủ tục nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp phép nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện, trong đó:

• Nếu văn phòng đại diện dự kiến đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
• Nếu địa chỉ văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không thuộc khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công Thương cấp tỉnh/thành phố.

- Hình thức nộp: trực tiếp, nộp trực tuyến hoặc qua đường bưu điện.

Bước 2. Xử lý và trả kết quả hồ sơ

- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ/hợp lệ thì trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp phép ra thông báo yêu cầu công ty nước ngoài bổ sung. Việc bổ sung chỉ được thực hiện duy nhất 01 lần trong suốt quá trình giải quyết.

- Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Nếu hồ sơ bị từ chối cấp phép thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

*Trường hợp đặc biệt:

Nếu rơi vào một trong các trường hợp nêu tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền phải xin ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành bằng văn bản trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ:

• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam;
• Công ty nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và chưa có quy định của luật chuyên ngành đối với việc lập văn phòng đại diện.

Lúc này, Bộ quản lý chuyên ngành sẽ ra quyết định bằng văn bản về việc đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn xin ý kiến, Sau khi nhận được ý kiến của Bộ Quản lý chuyên ngành, trong vòng 5 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài và nêu rõ lý do.

3. Hồ sơ mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, công ty nước ngoài chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Mẫu MĐ-1 ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT);

- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của công ty nước ngoài (phải tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự);

- Văn bản cử/bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài (bản dịch tiếng Việt và được chứng thực);

- Một trong những giấy tờ chứng minh sự tồn tại, hoạt động của công ty nước ngoài trong năm tài chính gần nhất:

• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán;
• Văn bản xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính của công ty cổ phần nước ngoài;
• Giấy tờ khác có giá trị tương đương.

- Một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện:

• Nếu Trưởng văn phòng là người Việt Nam: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu còn hiệu lực (Bản sao công chứng);
• Nếu Trưởng văn phòng là người nước ngoài: Hộ chiếu (bản dịch tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam).

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện:

• Biên bản ghi nhớ (MOU)/thỏa thuận thuê địa điểm/bản sao tài liệu chứng minh công ty nước ngoài có quyền khai thác, sử dụng địa điểm dự kiến trụ sở văn phòng đại diện (Bản sao);
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện (Bản sao).

- Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân đối với người nộp hồ sơ được doanh nghiệp ủy quyền.

4. Lệ phí thực hiện thủ tục

Theo Điều 4 và Điều 5 Thông tư 143/2016/TT-BTC, mức lệ phí thành lập mới văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam là 3 triệu đồng/giấy phép và bắt buộc phải nộp bằng Đồng Việt Nam. Toàn bộ lệ phí do công ty nộp sẽ được chuyển vào ngân sách nhà nước.

Trên đây là thủ tục mở văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định mới nhất hiện nay. Trên thực tế thực hiện thủ tục có thể phát sinh nhiều vấn đề khác, do vậy nếu có nhu cầu thuê dịch vụ để tiến hành công việc, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được tư vấn và hỗ trợ thêm.