Thủ tục mở văn phòng đại diện công ty cổ phần đơn giản từ A-Z

Việc mở văn phòng đại diện công ty cổ phần nhằm thực hiện các hoạt động hỗ trợ kinh doanh cho công ty. Vậy nó có gì khác chi nhánh? Cần giấy tờ gì để mở văn phòng?

1. Những điều cần biết trước khi mở văn phòng đại diện công ty cổ phần

1.1 Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được ủy quyền thực hiện những công việc phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Đồng thời, pháp luật không cho phép VPĐD thực hiện chức năng kinh doanh, như vậy có thể hiểu là VPĐD không có thẩm quyền để xử lý, thực hiện các hoạt động sinh lời, phát sinh doanh thu...mà chỉ có thể đại diện công ty thực hiện một số công việc như: liên lạc, đẩy nhanh tiến độ...

1.2 VPĐD và chi nhánh có gì khác nhau?

Đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, song giữa VPĐD và chi nhánh có một số khác biệt cơ bản sau:

Như vậy, trong trường hợp mong muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ tiếp cận với khách hàng, đối tác mà không kinh doanh một cách độc lập, công ty cổ phần có thể cân nhắc lựa chọn VPĐD. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không cần tiến hành công việc trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, tư vấn, xây dựng...thì hình thức thành lập VPĐD tại các tỉnh khác là một lựa chọn phù hợp.

2. Lưu ý khi lập VPĐD

Khi đã quyết định lựa chọn thành lập VPĐD thì trong quá trình soạn hồ sơ, công ty cần lưu ý:

2.1 Tên VPĐD

Theo nội dung Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020:

- Cấu trúc tên VPĐD là: Văn phòng đại diện + Công ty cổ phần/Công ty CP + Tên riêng;

- Tên VPĐD phải được viết bằng các chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, số và các ký hiệu. (Ví dụ: VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY CP NGÀY MỚI 304);

- Tên VPĐD phải được viết hoặc gắn tại trụ sở với khổ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch hoặc hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do VPĐD phát hành.

2.2 Địa điểm mở VPĐD

Căn cứ nội dung quy định tại Điều 6 Luật nhà ở năm 2014 và Công văn số 2544/BXD-QLN ban hành ngày 19/11/2009, doanh nghiệp không được phép mở VPĐD tại nhà tập thể hoặc chung cư (trừ chung cư hỗn hợp có chức năng kinh doanh và ở).

Bên cạnh đó, nếu VPĐD là do doanh nghiệp thuê, thì ngoài việc đáp ứng các điều kiện trên còn phải có Hợp đồng thuê hợp pháp.

2.3 Người đứng đầu VPĐD

- Người đứng đầu VPĐD có thể là cổ đông công ty, người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc các cá nhân khác. Nếu trưởng VPĐD là do doanh nghiệp thuê bên ngoài thì phải có Hợp đồng lao động.

3. Quy trình thực hiện thủ tục mở VPĐD

3.1 Nộp hồ sơ

Hiện nay, tùy từng địa phương, Sở Kế hoạch – Đầu tư có thể tiếp nhận hồ sơ về thủ tục đăng ký kinh doanh dưới dạng bản giấy hoặc bản online. Do vậy, công ty có thể nộp hồ sơ bằng cách:

- Hồ sơ giấy:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng ĐKKD thuộc Sở Kế hoạch – Đầu tư (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi đặt VPĐD;
• Gửi nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

- Hồ sơ online: dùng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia để khai nộp hồ sơ và lấy giấy biên nhận giải quyết hồ sơ.

3.2. Thời hạn giải quyết

- Nếu hồ sơ hợp lệ: Phòng ĐKKD sẽ trả kết quả trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, thông báo công ty nhận kết quả và nộp phí, lệ phí.

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ thông báo bằng văn bản yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

3.3 Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

(i) Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD yêu cầu người nộp hồ sơ tới làm thủ tục nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD. Công ty có thể nhận kết quả giải quyết hồ sơ thông qua một trong các phương thức sau:

- Nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận một cửa – Phòng ĐKKD;

- Nhận kết quả qua đường bưu điện.

Để nhận được kết quả, người nộp hồ sơ có thể đến trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện những giấy tờ dưới đây:

- Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ;

- Thông báo hồ sơ hợp lệ;

- Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ Giấy tờ chứng thực cá nhân đối với người được phép thay mặt công ty thực hiện thủ tục (Căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực);

- Trường hợp người đến nhận kết quả là người được ủy quyền, cần nộp kèm:

(ii) Nộp phí, lệ phí

- Để thành lập VPĐD, theo Biểu phí, lệ phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, công ty cổ phần cần nộp những khoản phí, lệ phí sau:

- Hình thức nộp:

Tùy từng địa phương, người nộp hồ sơ có thể áp dụng một trong những hình thức sau:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa;
• Chuyển tiền vào tài khoản của Sở Kế hoạch – Đầu tư nơi thành lập VPĐD;
• Nộp tiền thông qua dịch vụ bưu chính.

- Thời điểm nộp phí, lệ phí: Khi nộp giấy tờ tài liệu để nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD.

4. Để mở VPĐD, công ty cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Tổng hợp nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để thực hiện được thủ tục này, người nộp hô sơ cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Thông báo thành lập VPĐD;
• Biên bản họp Hội đồng quản trị công ty về việc thành lập VPĐD (bản sao);
• Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập VPĐD (bản sao);
• Bản sao một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của trưởng VPĐD: Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Nếu người nộp hồ sơ là do công ty ủy quyền thì phải nộp kèm: Văn bản ủy quyền; Bản sao Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ (Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực).

5. Lưu ý sau khi thành lập VPĐD

- Ngay khi có thông báo hồ sơ hợp lệ, công ty có thể đặt làm biển tên và treo theo đúng quy định pháp luật. Việc treo biển tên áp dụng tương tự như treo biển tên công ty cổ phần.

- Nếu có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung thể hiện trên Giấy chứng nhận hoạt động của VPĐD phải làm thủ tục Thay đổi thông tin VPĐD.

Trên đây là nội dung về thủ tục mở văn phòng đại diện công ty cổ phần. Nếu có thắc mắc hoặc mong muốn thuê dịch vụ để thực hiện thủ tục này, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để trao đổi, tư vấn chi tiết hơn.