Thủ tục pháp lý doanh nghiệpGiấy tờ hải quan là một trong những hồ sơ quan trọng với công ty xuất-nhập khẩu. Vậy thời gian lưu trữ là bao lâu? Cách lưu giữ hồ sơ hải quan trong công ty cổ phần?
1. Vì sao phải lưu giữ hồ sơ hải quan? Thời hạn lưu giữ là bao lâu?
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán năm 2015:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:[…]
3. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Từ định nghĩa này có thể thấy, hồ sơ hải quan cũng là một loại chứng từ kế toán vì nó ghi nhận giao dịch xuất, nhập khẩu hàng hóa hoặc dịch vụ hợp pháp giữa công ty và đối tác, là căn cứ để ghi nhận vào sổ kế toán để thực hiện các nghĩa vụ thuế. Do vậy, hồ sơ hải quan cũng phải tuân thủ việc lưu trữ theo Luật Kế toán.
Cụ thể, căn cứ Điểm a Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán 2015, hồ sơ hải quan phải được lưu trữ tại doanh nghiệp tối thiểu là 5 năm.
2 Giấy tờ hải quan cần lưu giữ
Theo Khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC bổ sung Điều 16a vào Thông tư 38/2015/TT-BTC, bộ hồ sơ hải quan cần lưu giữ tại doanh nghiệp gồm:
- Tờ khai hải quan;
- Giấy phép xuất/nhập khẩu hoặc văn bản cho phép xuất/nhập khẩu đối với nhóm hàng hóa xuất/nhập khẩu được quản lý theo giấy phép;
- Đối với hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành được phép đưa về bảo quản: Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành;
- Đối với hàng hóa phải lấy mẫu: Biên bản lấy mẫu (được cơ quan kiểm tra chuyên ngành xác nhận);
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành;
- Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất và nhập khẩu hoặc các chứng từ có giá trị tương đương (bao gồm cả: hợp đồng thuê gia công lại, hợp đồng gia công, hợp đồng cho thuê tài chính, phụ lục hợp đồng…);
- Hợp đồng ủy thác xuất khẩu, nhập khẩu;
- Chứng từ đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu hàng;
- Trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương;
- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác tương đương;
- Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa;
- Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu phải có bảng kê hàng hóa: Bản kê hàng hóa chi tiết;
- Các tài liệu liên quan đến chất lượng hàng hóa: Chứng thư giám định, bản phân tích thành phần, tài liệu kỹ thuật, catalogue…;
- Danh mục máy móc thiết bị và Phiếu theo dõi trừ lùi khi khai báo mã số;
- Sổ, chứng từ kế toán có liên quan đến hàng hóa xuất - nhập khẩu (bao gồm cả dữ liệu, tài liệu về xuất - nhập kho hàng hóa, chứng từ…)
- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc, thiết bị nhập khẩu, hàng hóa xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu làm cơ sở lập báo cáo quyết toán;
- Định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu sản phẩm hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có), định mức thực tế sản xuất sản phẩm xuất khẩu và chứng từ, tài liệu, dữ liệu liên quan đến hoạt động gia công, sản xuất sản phẩm xuất khẩu;
- Hồ sơ, chứng từ có liên quan đến việc kiểm tra, xác định trị giá hải quan;
- Hồ sơ liên quan đến việc miễn thuế, hoàn thuế, hồ sơ hải quan (hàng hóa xuất, nhập khẩu không phải chịu thuế), hồ sơ xóa nợ thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; nộp dần tiền thuế nợ và xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế với hàng hóa xuất, nhập khẩu;
- Hồ sơ khai bổ sung, thay đổi mục đích sử dụng, chuyển tiêu thụ nội địa của hàng hóa xuất, nhập khẩu;
- Văn bản thông báo kết quả xác định trước về mã số, xuất xứ, trị giá hải quan (nếu có);
- Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa kinh doanh tạm nhập tái xuất và hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đăng ký tờ khai hải quan một lần theo quy định;
- Các loại chứng từ khác.
3. Cách thức lưu giữ hồ sơ hải quan trong công ty cổ phần
Theo Khoản 6 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC (bổ sung khoản 2 Điều 16a vào Thông tư 38/2015/TT-BTC), công ty cổ phần lưu giữ hồ sơ hải quan bằng một trong các hình thức sau:
- Bản chính của các chứng từ trên có thể được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy.
- Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan thì doanh nghiệp phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp phải lưu bản điện tử.
- Việc lưu trữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan còn nhằm mục đích phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan, thanh tra với cơ quan hải quan.
Trên đây là nội dung về cách lưu giữ hồ sơ hải quan trong công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ LuatVietnam để được giải đáp chi tiết, cụ thể hơn.
