Hướng dẫn lập địa điểm kinh doanh công ty cổ phần theo luật mới

Lập địa điểm kinh doanh công ty cổ phần là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Vậy địa điểm kinh doanh khác gì chi nhánh? Hồ sơ thành lập thế nào? Cần lưu ý gì?

1. Địa điểm kinh doanh là gì?

1.1 Định nghĩa

Căn cứ Khoản 3 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể. Địa điểm kinh doanh có thể khác hoặc cùng địa chỉ trụ sở doanh nghiệp hoặc chi nhánh.

Ví dụ: Công ty cổ phần R có trụ sở tại quận Hai Bà Trưng (Hà Nội) chuyên kinh doanh dịch vụ ăn uống. Nhà hàng buffet thương hiệu R1 (của công ty R) địa chỉ tại quận Hoàng Mai (Hà Nội) là địa điểm kinh doanh.

1.2 Phân biệt địa điểm kinh doanh và chi nhánh

Tuy đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có chức năng kinh doanh, song giữa địa điểm kinh doanh và chi nhánh tồn tại một số khác biệt cơ bản:

Hiện nay, việc thành lập địa điểm kinh doanh tại Việt Nam đang được áp dụng nhiều đối với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ nhà hàng, ăn uống, café, shop quần áo, v.v. do sự đơn giản về nghĩa vụ thuế (nộp thuế ít hơn chi nhánh, việc hạch toán do công ty mẹ phụ trách...), từ đó giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh một cách tập trung, hiệu quả.

Qua những phân tích trên, công ty cổ phần có thể lựa chọn hình thức triển khai phù hợp với nhu cầu và năng lực tài chính sẵn có.

2. Một số yêu cầu cơ bản khi lập địa điểm kinh doanh

Trước khi soạn hồ sơ, doanh nghiệp cần nắm được một số yêu cầu cơ bản sau:

2.1 Tên địa điểm kinh doanh 

Căn cứ nội dung Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên của địa điểm kinh doanh bắt buộc phải có cụm từ "Địa điểm kinh doanh", cụ thể: Địa điểm kinh doanh Công ty cổ phần/Công ty CP + Tên riêng của doanh nghiệp.

Đồng thời, tên địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái thuộc bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Ví dụ: Địa điểm kinh doanh Công ty cổ phần Hoàng Food.

Ngoài ra, tên của địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh. Việc treo biển tên cũng tương tự như treo biển tên của công ty.

(Tham khảo bài viết: Treo biển tên công ty cổ phần: Hướng dẫn từ A-Z).

2.2 Địa chỉ lập địa điểm kinh doanh

Căn cứ quy định tại Điều 3, Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Công văn số 2544/BXD-QLN có hiệu lực từ ngày 19/11/2009, công ty không được phép lập địa điểm kinh doanh tại nhà tập thể hoặc chung cư (trừ khu chung cư hỗn hợp vừa có chức năng ở, vừa có chức năng kinh doanh);

Đồng thời, địa điểm kinh doanh phải đáp ứng được hoạt động trên thực tế. Yếu tố này rất quan trọng, nhất là khi doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề có điều kiện theo quy định pháp luật. Ví dụ: muốn mở nhà hàng lẩu/nướng, địa điểm kinh doanh phải có hệ thống PCCC đạt yêu cầu. Nếu địa điểm kinh doanh không đáp ứng được điều kiện để bố trí phương án PCCC thì sẽ không được cấp phép hoạt động bị phạt hoặc phải chuyển địa điểm, gây thất thoát tiền của, thời gian, công sức không cần thiết.

2.3 Ngành, nghề kinh doanh

Với mục đích giúp doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể, địa điểm kinh doanh chỉ được đăng ký một số ngành, nghề nhất định mà công ty cổ phần đã đăng ký.

Ví dụ: Địa điểm kinh doanh A1 của công ty cổ phần A đã đăng ký ngành nghề kinh doanh là thời trang và phụ kiện thì chỉ được phép nhập quần áo, giày dép, trang sức…để bán tại địa điểm đó.

3. Quy trình thực hiện thủ tục  

3.1 Nộp hồ sơ

Tùy từng địa phương, Sở Kế hoạch và Đầu tư có thể tiếp nhận hồ sơ thành lập địa điểm kinh doanh dưới dạng điện tử hoặc bản giấy. Do vậy, người nộp hồ sơ có thể lựa chọn:

- Đối với hồ sơ giấy:

• Trực tiếp nộp tại Bộ phận một cửa - Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Phòng ĐKKD) tỉnh/ thành phố nơi đặt địa điểm kinh doanh;
• Nộp hồ sơ qua hình thức chuyển phát.

- Đối với hồ sơ điện tử: Dùng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số để truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, kê khai thông tin, scan nộp hồ sơ điện tử và nhận Giấy biên nhận giải quyết hồ sơ qua email/tài khoản đã đăng ký.

3.2. Thời hạn giải quyết

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD sẽ:

- Trả kết quả đối với hồ sơ hợp lệ, hoặc;

- Ra văn bản thông báo yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu hồ sơ chưa hợp lệ.

3.3 Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

Trong trường hợp hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo, yêu cầu công ty nộp giấy tờ cần thiết và phí, lệ phí để lấy Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đối với địa điểm kinh doanh.

Về phí, lệ phí, doanh nghiệp phải nộp:

Về việc nhận kết quả giải quyết hồ sơ, có 02 hình thức lựa chọn:

- Trực tiếp nhận kết quả tại bộ phận một cửa phòng ĐKKD;

- Nhận kết quả qua hình thức chuyển phát.

*Lưu ý:

- Để nhận kết quả, người nộp hồ sơ phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ dưới đây:

- Đối với trường hợp nhận kết quả bằng hình thức chuyển phát, công ty tiến hành liên hệ đăng ký và cung cấp thông tin cho Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi địa điểm kinh doanh đặt trụ sở.

4. Hồ sơ lập địa điểm kinh doanh công ty cổ phần

Để lập địa điểm kinh doanh cho công ty cổ phần, theo hướng dẫn tại Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cần chuẩn bị các giấy tờ sau nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh:

- Thông báo lập địa điểm kinh doanh đối với công ty cổ phần, trong đó:

• Nếu địa điểm trực thuộc doanh nghiệp: người đại diện theo pháp luật của công ty ký;
• Nếu địa điểm trực thuộc chi nhánh: trưởng chi nhánh ký.

- Văn bản ủy quyền cho người thay mặt doanh nghiệp làm thủ tục và một trong các loại giấy tờ chứng thực cá nhân của người đó (Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực).

5. Những lưu ý sau khi thành lập địa điểm kinh doanh

- Treo biển tên ngay sau khi nhận được kết quả hồ sơ hợp lệ;

- Chuẩn bị các điều kiện để xin giấy phép kinh doanh (đối với trường hợp kinh doanh ngành, nghề có điều kiện);

- Về thuế môn bài, theo Điểm c Khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, công ty phải nộp thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh với mức là 01 triệu đồng/năm. Thời hạn nộp lệ phí môn bài được nêu rõ tại Khoản 9 Điều 18 Nghị định 126/2020/NĐ-CP như sau:

+ Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 hàng năm;

+ Đối với địa điểm kinh doanh đã thành lập từ năm 2021 về trước thì cần nộp lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30/01/2022;

+ Với địa điểm kinh doanh thành lập trong năm 2022 thì không phải nộp lệ phí môn bài năm 2022;

+ Với doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi từ hộ kinh doanh (bao gồm cả địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp), nếu đã kết thúc thời gian được miễn lệ phí (thuế) môn bài trong năm 2022 (tức là công ty được thành lập từ 2019 trở về trước) thì thời hạn nộp lệ phí môn bài được tính như sau:

• Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí (thuế) môn bài trong 6 tháng đầu năm: Thời hạn cuối cùng nộp lệ phí môn bài là 30/07/2022;
• Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí (thuế) môn bài trong 6 tháng cuối năm: Thời hạn cuối cùng nộp lệ phí môn bài là 30/01/2023.

Việc lập địa điểm kinh doanh công ty cổ phần không phải là thủ tục khó, nhưng để thực hiện được thì cần đáp ứng được một số yêu cầu nhất định. Do vậy, nếu còn thắc mắc hoặc có nhu cầu thuê dịch vụ để thay mặt mình làm việc với cơ quan nhà nước và tiến hành thủ tục, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để trao đổi, tư vấn chi tiết hơn.