Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Công ty cổ phần cần biết cách lập biên bản họp hội đồng quản trị với nội dung và hình thức phù hợp và đúng quy định pháp luật.
1. Biên bản họp hội đồng quản trị là gì?
Hiện nay pháp luật không có điều khoản nào định nghĩa về biên bản họp hội đồng quản trị trong công ty cổ phần, nhưng có thể hiểu, đây là “nhật ký” ghi lại diễn biến, ý kiến xuất hiện trong các cuộc họp hội đồng quản trị.
Loại văn bản nội bộ này có vai trò xác nhận ý chí và cam kết giữa các thành viên trong việc điều hành, thực hiện sản xuất – kinh doanh tại công ty cổ phần; đồng thời còn dùng để thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định (Ví dụ: Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật).
2. Khi lập biên bản họp hội đồng quản trị, cần chú ý những vấn đề gì?
Để xây dựng biên bản họp hội đồng quản trị đúng quy định và chặt chẽ thì phải tuân thủ các điều kiện được nêu tại Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể:
2.1 Về hình thức
Biên bản họp hội đồng quản trị phải tuân thủ quy định về hình thức cũng như phải đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật; được phép ghi âm, lưu giữ, ghi lại dưới các hình thức điện tử khác.
Doanh nghiệp lập biên bản bằng tiếng Việt và có thể dịch sang tiếng nước ngoài nếu có nhu cầu.
2.2 Về nội dung
Biên bản họp cần được xây dựng với các nội dung cơ bản sau đây:
- Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
- Thời gian, địa điểm họp;
- Mục đích, chương trình và nội dung họp;
- Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
- Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
- Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
- Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
- Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
- Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.
2.3 Thẩm quyền ký
Chủ tọa cuộc họp hội đồng quản trị và thư ký ghi biên bản ký tên và phải chịu mọi trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.
Trong trường hợp Chủ tọa vắng mặt hoặc không tthể thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với cuộc họp, có thể chọn một trong số các thành viên của hội đồng quản trị làm chủ tọa cũng như ký tên vào biên bản họp.
2.4 Hiệu lực và yêu cầu lưu trữ
Biên bản được lập và hoàn thiện trước khi chính thức kết thúc buổi họp. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý ngang nhau. Trong trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa 2 biên bản thì áp dụng bản tiếng Việt.
Ngoài ra, biên bản họp cùng các tài liệu, giấy tờ có liên quan phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty để các cổ đông hoặc cơ quan có thẩm quyền thực hiện quyền xem, trích, sao chụp hoặc thanh tra, kiểm tra của mình.
3. Lưu ý khác khi lập biên bản họp hội đồng quản trị
- Cần tìm hiểu, định hình sơ lược về nội dung cuộc họp;
- Chuẩn bị trước mẫu biên bản họp cho từng cuộc họp (họp định kỳ theo quý hay họp bất thường…);
(Xem thêm: Mẫu Biên bản họp hội đồng quản trị)
- Không được viết “khống” hoặc làm sai lệch nội dung biên bản họp.
Trên đây là nội dung về việc lập biên bản họp hội đồng quản trị trong công ty cổ phần. Nếu còn khúc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được giải đáp, hỗ trợ thêm.