Họp Đại hội đồng cổ đông theo luật mới: Hình thức, trình tự

Họp Đại hội đồng cổ đông là một trong những vấn đề rất được quan tâm khi vận hành công ty cổ phần. Vậy hình thức, trình tự ra sao? Họp online được không?

1. Thế nào là họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ)?

Theo nội dung Khoản 1 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, trong đó cuộc họp ĐHĐCĐ là sự kiện tập hợp tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết trong công ty để cùng bàn bạc, thông qua các vấn đề có liên quan tới sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Hình thức, trường hợp triệu tập họp ĐHĐCĐ

Căn cứ quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp, hàng năm ĐHĐCĐ sẽ tổ chức họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuộc họp này được tổ chức nhằm thảo luận các nội dung sau:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm;
• Báo cáo tài chính hằng năm;
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về vấn đề quản trị, kết quả hoạt động của cả Hội đồng và từng thành viên Hội đồng quản trị;
• Báo cáo của Ban kiểm soát về việc hoạt động và kinh doanh;
• Ban kiểm soát và Kiểm soát viên tự đánh giá kết quả hoạt động;
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Ngoài ra, theo Điều 140 Luật này, ĐHĐCĐ có thể tiến hành họp bất thường trong các trường hợp:

• Xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;
• Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;
• Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty;
• Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
• Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

3. Quy trình tổ chức họp ĐHĐCĐ

3.1 Chuẩn bị họp

(i) Điều kiện tổ chức cuộc họp

Hội đồng quản trị sẽ triệu tập cuộc họp. Theo Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết thì mới đủ điều kiện để triệu tập họp ĐHĐCĐ. Ngoài ra, Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ cụ thể khác nhưng không được thấp hơn hoặc bằng 50%.

Nếu cuộc họp đầu tiên không đủ điều kiện tiến hành, công ty có thêm tối đa 02 lần triệu tập:

- Lần thứ hai: Gửi thông báo mời họp trong vòng 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần đầu. Lúc này, yêu cầu số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết hoặc một tỷ lệ khác do Điều lệ công ty quy định nhưng chỉ được giao động trong khoảng từ 33-50%.

- Lần thứ ba: Công ty gửi thông báo mời họp trong vòng 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần hai và không yêu cầu tổng số % tổng số phiếu biểu quyết.

(ii) Chuẩn bị tài liệu

Trước khi cuộc họp diễn ra, cần chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ cần thiết sau:

• Danh sách cổ đông có quyền dự họp;
• Tài liệu họp về các vấn đề dự kiến đưa ra trong cuộc họp (thường sẽ gửi kèm Thông báo mời họp). Trong trường hợp cổ đông muốn bổ sung thêm vấn đề mới thì có thể kiến nghị bằng văn bản và gửi đến công ty chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác.

• Dự thảo nghị quyết đại hội đồng cổ đông thường niên.

(iii) Địa điểm tổ chức họp

Luật Doanh nghiệp không quy định cụ thể về nơi tổ chức họp ĐHĐCĐ, nhưng cuộc họp nên được tổ chức theo cách thức, địa điểm thuận lợi nhất cho các cổ đông. Do vậy, địa điểm tổ chức họp sẽ là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

3.2 Mời họp

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi Thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.

3.3 Điều hành, biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ

- Thành phần tham dự: là tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết tham gia cuộc họp.

- Trước khi khai mạc, cần đăng ký cổ đông dự họp ĐHĐCĐ;

- Lựa chọn Chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu cho cuộc họp ĐHĐCĐ, trong đó:

• Chủ tọa: là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc ủy quyền cho thành viên khác trong Hội đồng quản trị; có vai trò điều hành, có quyền biểu quyết;
• Thư ký: là người ghi chép nội dung, tiến trình cuộc họp do Chủ tọa cử ra, có quyền biểu quyết như các cổ đông khác.
• Ban kiểm phiếu: Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của Chủ tọa

- Chủ tọa sẽ nêu ra từng nội dung để các cổ đông thảo luận, biểu quyết và ghi nhận trong Nghị quyết. Một nội dung được tính là thông qua nếu đạt được tỷ lệ biểu quyết nhất định. Tỷ lệ biểu quyết thông qua được quy định cụ thể tại Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020 (được sửa đổi, bổ sung năm 2022) như sau:

+ Những vấn đề sau sẽ được thông qua nếu đạt 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên:

• Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
• Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh;
• Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty;
• Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;
• Tổ chức lại, giải thể công ty;
• Các vấn đề khác do Điều lệ công ty quy định.

+ Những vấn đề còn lại có thể được thông qua nếu nhận được số phiếu biểu quyết trên 50%, trừ trường hợp yêu cầu 65% phiếu biểu quyết và các trường hợp bầu HĐQT, ban kiểm soát cần bầu dồn phiếu.

3.4 Công việc sau cuộc họp ĐHĐCĐ

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp, biên bản họp sẽ được hoàn thành và thông qua trước khi cuộc họp kết thúc, Chủ tọa và Thư ký hoặc người khác sẽ đại diện toàn bộ cổ đông công ty ký vào biên bản. Đồng thời, những người này phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

4. Hình thức thông qua Nghị quyết ĐHĐCĐ

ĐHĐCĐ thông qua nghị quyết bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Theo Khoản 2 Điều 147 của Luật Doanh nghiệp, nghị quyết ĐHĐCĐ về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết trực tiếp:

• Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty;
• Định hướng phát triển công ty;
• Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;
• Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
• Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác;
• Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
• Tổ chức lại, giải thể công ty.

Song, nếu Điều lệ có quy định khác thì doanh nghiệp ưu tiên áp dụng theo Điều lệ.

5. Hoãn cuộc họp ĐHĐCĐ

Khoản 8 Điều 146 Luật Doanh nghiệp quy định, hoãn cuộc họp ĐHĐCĐ là việc Chủ tọa quyết định dừng họp dù đã đủ số lượng cổ đông đăng ký dự họp. Quyết định hoãn họp ĐHĐCĐ được đưa ra trong trường hợp:

• Địa điểm họp không đáp ứng được yêu cầu thực tế: không đủ chỗ ngồi; không thuận tiện cho cổ đông tham gia, thảo luận và biểu quyết;
• Có người cản trở, gây rối khiến cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp.

Thời gian hoãn: tối đa không quá 03 ngày kể từ ngày dự định khai mạc cuộc họp

*Lưu ý: Nếu việc dừng cuộc họp ĐHĐCĐ của Chủ tọa trái với quy định, ĐHĐCĐ có quyền bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế Chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc. Chủ tọa mới có mọi quyền và nghĩa vụ như chủ tọa cũ, nghị quyết được thông qua tại cuộc họp đó đều có hiệu lực thi hành (Căn cứ: Khoản 9 Điều 146 Luật này).

6. Họp ĐHĐCĐ trực tuyến

6.1 Họp ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến có hợp pháp không?

Cổ đông công ty được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ nếu tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, hoặc gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử (theo Khoản 4 Điều 149 Luật Doanh nghiệp).

Đồng thời, Khoản 3 Điều 273 Nghị định 155/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ, các công ty đại chúng có quyền quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ bằng hình thức trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức  khác theo quy định pháp luật và Điều lệ công ty.

Từ các phân tích trên có thể khẳng định: tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến phù hợp quy định pháp luật.

6.2 Lưu ý khi tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến

- Công ty cần xây dựng quy chế, hướng dẫn tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến và đưa vào trong Điều lệ doanh nghiệp.

- Hiện nay có rất nhiều ứng dụng miễn phí cho các tổ chức tiến hành họp, song hạn chế của chúng là độ bảo mật thông tin thấp. Do vậy công ty nên liên hệ, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng phần mềm uy tín để xây dựng hệ thống họp riêng.

- Linh hoạt kết hợp các phương thức biểu quyết, lấy ý kiến để hỗ trợ quá trình họp trực tuyến và ghi rõ trong Điều lệ công ty. Ví dụ: Khi họp mà cổ đông gặp sự cố về đường truyền internet, có thể liên hệ đến hotline cuộc họp để nêu ý kiến hoặc biểu quyết…

Trên đây là nội dung chi tiết về điều kiện, quy trình họp đại hội đồng cổ đông trong công ty cổ phần. Nếu có câu hỏi phát sinh ngoài nội dung bài viết, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam trong thời gian sớm nhất để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn.