Từ 01/7/2022, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đối với công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Có thể hủy không? Tra cứu thế nào?
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo nội dung Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có thể hiểu hóa đơn điện tử (HĐĐT) là “bằng chứng” dưới dạng dữ liệu điện tử ghi nhận việc mua bán giữa người mua và người bán. Nội dung của hóa đơn phải được thể hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2. Phân loại hóa đơn điện tử trong công ty cổ phần
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được chia ra làm 02 loại là: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã.
|
3. Nội dung bắt buộc trên HĐĐT
Những nội dung cần thiết và bắt buộc phải có trên HĐĐT của doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:- Tên hóa đơn (Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG; TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA v.v.);
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
- Tên liên hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
- Số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua;
- Thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
- Chữ ký người bán và người mua dưới dạng điện tử.
4. HĐĐT có liên không?
Do doanh nghiệp, bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cùng khai thác thông tin trên 1 bản HĐĐT độc nhất nên không có liên.
5. Doanh nghiệp có phải ký số vào HĐĐT hay không?
- Công ty là bên bán: bắt buộc phải tiến hành ký số.
- Công ty là bên mua: không bắt buộc ký số nếu giữa bên mua và bên bán có giấy tờ hợp pháp chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ (Hợp đồng mua bán, biên bản giao-nhận hàng hóa, phiếu xuất kho…).
6. HĐĐT có thể hủy không?
HĐĐT có thể hủy bằng 2 hình thức: hủy (hóa đơn vẫn tồn tại nhưng không còn giá trị sử dụng) hoặc tiêu hủy (hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống nữa).
Khi hủy hóa đơn, công ty cần thông báo với cơ quan thuế, lập HĐĐT mới và gửi cơ quan thuế. Doanh nghiệp sẽ được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ để gửi cho người mua.
Bên cạnh đó, khi quyết định tiêu hủy hóa đơn, công ty cần lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn và bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy và soạn Thông báo kết quả hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế.
7. Cách tra cứu HĐĐT?
Để tra cứu HĐĐT, công ty cổ phần cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1. Nhập thông tin tra cứu
Sau khi truy cập website Hóa Đơn Điện Tử (gdt.gov.vn), doanh nghiệp chọn tab Tra cứu HĐĐT và nhập các thông tin bắt buộc trên hóa đơn nhận được của bên bán (có dấu * đỏ): MST người bán; Loại hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn (nhập 6 ký tự cuối); Số hóa đơn; Tổng tiền thanh toán; Mã captcha xác nhận.
Bước 2. Tra cứu thông tin
Có 2 trường hợp trả kết quả trả về cho người dùng:
Trường hợp 1: Trên hệ thống có thông tin HĐĐT cần tra cứu, nên trạng thái xử lý hóa đơn là “Đã cấp mã hóa đơn”.
Trường hợp 2: Hệ thống không có thông tin hóa đơn mà doanh nghiệp tìm kiếm, lúc này công ty cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập hoặc liên hệ với bên bán để đối chiếu lại.
8. Xử phạt vi phạm trong quá trình sử dụng HĐĐT
Trong quá trình lập và sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nếu có một trong các hành vi vi phạm được nêu tại Điểm đ Khoản 4 Điều 24 và Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:
- Lập HĐĐT khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế: Phạt tiền từ 04 - 08 triệu;
- Vi phạm trong quá trình chuyển dữ liệu HĐĐT:
- Quá thời hạn từ 01 - 05 ngày làm việc: phạt tiền từ 02 – 05 triệu;
- Quá thời hạn từ 06 - 10 ngày làm việc: phạt tiền từ 05 – 08 triệu;
- Quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên: phạt tiền từ 10 – 20 triệu;
- Không chuyển dữ liệu HĐĐT: phạt tiền từ 10 – 20 triệu;
- Chuyển thiếu số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT: phạt tiền từ 05 – 08 triệu.