Thủ tục pháp lý doanh nghiệpPhát sampling là một cách marketing sản phẩm ra thị trường. Vậy đưa hàng mẫu để khách dùng thử trong công ty cổ phần có cần làm thủ tục không? Cần giấy tờ gì?
1. Thế nào là đưa hàng mẫu để khách dùng thử?
Phát sampling (hay còn có tên gọi khác là: phát hàng mẫu, phát mẫu thử, đưa hàng mẫu để khách dùng thử…) là một trong những hình thức marketing truyền thống nhưng vẫn được áp dụng rộng rãi tại thị trường Việt Nam.
Dưới góc độ kinh doanh, khi lựa chọn hình thức này, các doanh nghiệp mời khách hàng sử dụng hoặc trải nghiệm thử miễn phí hàng hóa – dịch vụ của mình trước khi quyết định mua, đồng thời qua hoạt động này sẽ tương tác trực tiếp, khai thác thông tin từ khách hàng để quảng bá và lên kế hoạch kinh doanh mới cho phù hợp.
Dưới góc độ pháp lý, đưa hàng mẫu để khách dùng thử là một trong số các hình thức khuyến mại hợp pháp được nêu tại Khoản 1 Điều 92 Luật Thương mại 2005.
2. Điều kiện cung ứng hàng, dịch vụ dùng thử không phải trả tiền
Theo Điều 8, Nghị định 81/2018/NĐ-CP, việc đưa hàng hóa dịch vụ cho khách dùng thử phải đáp ứng các điều kiện sau:
2.1 Hàng hóa, dịch vụ dùng thử phải được kinh doanh hợp pháp
Có thể hiểu, doanh nghiệp được quyền đưa tất cả hàng hóa hoặc dịch vụ của mình để tiến hành hoạt động phát sampling cho khách hàng, miễn là hàng hóa/dịch vụ đó được phép kinh doanh và không phải chịu điều kiện hạn chế nào trên thị trường.
Theo Điều 5, Nghị định 81/2018/NĐ-CP, những loại hàng hóa, dịch vụ sau không được dùng cho các hoạt động khuyến mại, bao gồm:
- Rượu, xổ số, thuốc lá;
- Sữa thay thế sữa mẹ;
- Thuốc chữa bệnh cho người kể cả các loại thuốc đã được phép lưu thông theo quy định của Bộ Y tế;
- Dịch vụ khám, chữa bệnh của cơ sở y tế công lập;
- Dịch vụ giáo dục của cơ sở công lập, cơ sở giáo dục nghề nghiệp công lập,
- Hàng hóa, dịch vụ bị cấm lưu hành tại Việt Nam và các hàng hóa, dịch vụ khác bị cấm khuyến mại;
- Tiền trong hoạt động phát hàng mẫu, giảm giá và cung ứng hàng hóa, dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ.
2.2 Khách hàng không phải thanh toán khi nhận hàng hóa, dịch vụ dùng thử
Bản chất của việc phát sampling là để quảng bá thương hiệu, đưa sản phẩm hoặc dịch vụ đến gần với người tiêu dùng, do vậy khách hàng không cần thực hiện bất kì nghĩa vụ thanh toán nào.
2.3 Công ty chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm mẫu phát cho khách hàng
Hàng mẫu phát cho khách hàng là “công cụ” để quảng bá và kích cầu mua sắm từ khách hàng, do vậy doanh nghiệp phải đảm bảo chất lượng hàng mẫu và hàng cung ứng là như nhau. Việc kiểm soát được chất lượng, nguồn hàng và thông báo đủ thông tin cho khách khi chạy chương trình quảng cáo dùng thử sẽ tránh được một số tình trạng như:
- Khách hàng bị thiệt hại về sức khỏe, tính mạng, tinh thần:
Ví dụ: Khi chạy chương trình ăn thử thực phẩm, nếu có khách hàng bị ngộ độc thì tùy mức độ nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 40 – 100 triệu đồng (theo khoản 6, khoản 8 Điều 22 Nghị định 115/2018/NĐ-CP được sửa đổi điểm e khoản 12 Điều 1 Nghị định 124/2021/NĐ-CP) hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Đối thủ “chơi xấu”, có hành vi cạnh tranh không lành mạnh:
Ví dụ: Đơn vị đối thủ cho người giả làm khách hàng, mang hàng giả tới và tố cáo công ty có hàng hóa kém chất lượng, gây ảnh hưởng đến hình ảnh của thương hiệu, doanh nghiệp…
2.4 Công ty phải thông báo đầy đủ thông tin về việc dùng sản phẩm mẫu cho khách hàng
Việc doanh nghiệp thông báo hoặc hướng dẫn về việc dùng sản phẩm mẫu giúp khách hàng có trải nghiệm và đánh giá chính xác về sản phẩm và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
- Theo Điều 97 Luật Thương mại 2005, khi chạy chương trình phát hàng mẫu, doanh nghiệp cần phải công khai các thông tin sau:
- Tên của hoạt động khuyến mại;
- Giá bán hàng hóa, giá cung ứng dịch vụ khuyến mại và các chi phí có liên quan để giao hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại cho khách hàng;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của thương nhân thực hiện khuyến mại;
- Thời gian khuyến mại, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và địa bàn hoạt động khuyến mại;
- Trường hợp lợi ích của việc tham gia khuyến mại gắn với các điều kiện cụ thể thì trong thông báo phải nêu rõ hoạt động khuyến mại đó có kèm theo điều kiện và nội dung cụ thể của các điều kiện.
- Hình thức công khai:
- Đối với hàng hóa: công khai tại địa điểm bán và nơi bày bán; trên hàng hoá hoặc bao bì hoặc bất kỳ cách thức nào khác nhưng phải được đính kèm với hàng hóa khi hàng hóa được bán.
- Đối với dịch vụ: công khai tại địa điểm cung ứng hoặc bất kỳ cách thức nào khác nhưng phải được đính kèm với dịch vụ khi dịch vụ được cung ứng.
3. Chương trình đưa hàng mẫu để khách dùng thử trong công ty cổ phần có phải đăng ký không?
Theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 81/2018/NĐ-CP:
Điều 19. Đăng ký hoạt động khuyến mại
1. Thương nhân thực hiện thủ tục hành chính đăng ký hoạt động khuyến mại và phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định tại Điều 13 Nghị định này và các hình thức khác theo quy định tại Khoản 9 Điều 92 Luật Thương mại.
Cụ thể, những hình thức khuyến mại phải đăng ký gồm:
- Chương trình khuyến mại mang tính may rủi;
- Khuyến mại hàng hóa, dịch vụ trên môi trường internet, hoặc phương tiện, thiết bị điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin (Căn cứ: Điều 15 Nghị định 81/2018/NĐ-CP hướng dẫn Khoản 9 Điều 92 Luật Thương mại 2005).
Như vậy, doanh nghiệp không cần làm thủ tục đăng ký hoạt động khuyến mại trước khi chạy chương trình phát hàng hóa, dịch vụ cho khách dùng thử mà không phải trả tiền, tuy nhiên, theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hình thức khuyến mại này phải làm thủ tục thông báo đến tất cả các Sở Công Thương tại các địa bàn thực hiện chương trình.
*Lưu ý: Công ty cổ phần không phải thông báo hoạt động khuyến mại tới Sở Công Thương nếu chương trình phát hàng mẫu cho khách dùng thử có tổng giá trị quà tặng, giải thưởng dưới 100 triệu đồng hoặc tiến hành qua sàn thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến (Căn cứ: Khoản 2 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP).
4. Hồ sơ thông báo hoạt động khuyến mại
Để thông báo hoạt động khuyến mại tới Sở Công Thương, theo Khoản 3 và Khoản 4 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, công ty cổ phần cần thực hiện theo các bước sau:
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Thông báo thực hiện khuyến mại đối với công ty cổ phần;
- Nếu người thực hiện thủ tục được doanh nghiệp ủy quyền: Văn bản ủy quyền có chữ ký của người đại diên theo pháp luật của công ty cổ phần và Bản sao hợp lệ Căn cước công dân/Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực.
- Số lượng: 01 bộ hồ sơ.
- Thời hạn nộp hồ sơ: tối thiểu trước 03 ngày làm việc tính từ ngày thực hiện chương trình khuyến mại.
- Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: Sở Công Thương quản lý địa bàn tổ chức chương trình khuyến mại.
- Cách thức nộp hồ sơ: Công ty có thể chọn một trong ba cách sau:
- Nộp trực tiếp tại Trụ sở của Sở Công Thương;
- Nộp qua đường bưu điện;
- Nộp qua e-mail kèm chữ ký điện tử hoặc bản scan Thông báo thực hiện khuyến mại (đã được người đại diện công ty ký và đóng dấu) đến địa chỉ e-mail đã được các Sở Công Thương công bố.
5. Xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm về khuyến mại
Như đã phân tích ở trên, trước khi thực hiện việc đưa hàng mẫu để khách hàng dùng thử, công ty cổ phần cần xem xét và tiến hành làm thủ tục thông báo với Sở Công Thương nếu không thuộc trường hợp được miễn theo quy định.
Trong trường hợp không thông báo hoặc thông báo không đúng thực tế về chương trình phát sampling với cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp sẽ bị áp dụng mức xử phạt hành chính lên tới 20 triệu đồng theo nội dung Điểm c Khoản 2 Điều 33 Nghị định 98/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm d Khoản 24 Điều 3 Nghị định 17/2022/NĐ-CP).
Trên đây là nội dung hướng dẫn đưa hàng mẫu để khách dùng thử trong công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với LuatVietnam để được hỗ trợ cụ thể, kịp thời.