Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Sự phát triển của mạng internet khiến khách hàng có xu thế mua hàng online nhiều hơn. Vậy chức năng đặt hàng trực tuyến trong công ty cổ phần được quy định thế nào?
1. Vấn đề cơ bản về chức năng đặt hàng trực tuyến trong công ty cổ phần
1.1 Định nghĩa
Hoạt động thương mại điện tử là tiến hành một phần hoặc toàn bộ quá trình trao đổi, mua bán trên phương tiện điện tử có kết nối Internet, mạng viễn thông di động hoặc các mạng mở khác. Sự phát triển của công nghệ khiến người tiêu dùng có xu thế mua hàng online nhiều hơn, nên việc đặt hàng trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến.
Theo Khoản 12 Điều 3 Nghị định 52/2013/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Nghị định 52), chức năng đặt hàng trực tuyến được định nghĩa như sau:
Chức năng đặt hàng trực tuyến là một chức năng được cài đặt trên website thương mại điện tử hoặc trên thiết bị đầu cuối của khách hàng và kết nối với website thương mại điện tử để cho phép khách hàng khởi đầu quá trình giao kết hợp đồng theo những điều khoản được công bố trên website đó, bao gồm cả việc giao kết hợp đồng với hệ thống thông tin tự động.
Khi khách hàng thực hiện thao tác đặt hàng thì đây được coi là một đề nghị giao kết hợp đồng và được thể hiện dưới dạng chứng từ điện tử.
1.2 Chức năng này được áp dụng ở loại web/app nào?
Tính năng đặt hàng trực tuyến có thể áp dụng cho:
- Web hoặc app bán hàng;
- Web hoặc app cung cấp dịch vụ TMĐT (Ví dụ: sàn TMĐT).
2. Những thông tin cần hiển thị khi đặt hàng online
Việc mua bán, đặt hàng online trên website hoặc app trên hệ thống TMĐT phản ánh quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa người bán/cung cấp và người mua/người sử dụng. Do vậy, nội dung việc mua bán hoặc cung cấp dịch vụ này phải được công khai.
Cụ thể, theo Điều 18 Nghị định 52, website hoặc app TMĐT của công ty cổ phần phải hiển thị những thông tin sau cho khách hàng:
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng và chủng loại;
- Phương thức và thời hạn giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ;
- Tổng giá trị của hợp đồng và các chi tiết liên quan đến phương thức thanh toán được khách hàng lựa chọn.
- Cách thức trả lời chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng và thời hạn trả lời đề nghị giao kết hợp đồng.
- Hủy giao dịch hoặc xác nhận việc đề nghị giao kết hợp đồng
3. Quy trình đặt hàng trực tuyến
Quy trình đặt hàng trực tuyến được tiến hành theo các bước chính như sau:
Bước 1. Thông báo mời đề nghị giao kết hợp đồng
Khi truy cập vào website hoặc app, thông tin cần thiết về hàng hóa hoặc dịch vụ được niêm yết trên website. Những thông tin đó chính là thông báo mời đề nghị giao kết hợp đồng của thương nhân bán hàng theo Điều 15 của Nghị định 52.
Bước 2. Đề nghị giao kết hợp đồng
Sau khi khách hàng chọn được sản phẩm muốn mua thì bấm chọn chức năng đặt hàng trực tuyến. Điều 18 Nghị định 52 nêu rõ, trước khi đặt hàng, website hoặc app phải có cơ chế để người mua rà soát, bổ sung sửa đổi hoặc xác nhận lại nội dung giao dịch (Ví dụ: tên hàng hóa, số lượng, giá trị; địa chỉ, thời hạn giao, phương thức thanh toán…). Sau quá trình rà soát, người mua vẫn tiến hành đặt hàng thì đây được coi là đề nghị giao kết hợp đồng của người mua (theo Điều 17 Nghị định 52).
Bước 3. Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng
Sau khi có đề nghị giao kết hợp đồng từ người mua, theo quy định tại Điều 19 Nghị định 52, app hoặc website sẽ đưa ra phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đặt hàng. Trong trường hợp chấp nhận, hệ thống sẽ thông tin lại bằng cách hiển thị lại thông tin về đơn hàng kèm theo thông tin liên hệ cho khách hàng.
Bước 4. Thực hiện hợp đồng
Khi khách hàng nhận được thông báo chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng từ bên bán sẽ được tính là thời điểm giao kết (Điều 21 Nghị định 52). Lúc này, công ty chuẩn bị các công việc cần thiết để cung cấp hàng hóa cho khách hàng (Ví dụ: xuất hàng khỏi kho – đóng gói – vận chuyển hoặc yêu cầu người bán cung cấp hàng cho khách). Thông thường quá trình thực hiện sẽ chia nhỏ ra các bước, khách hàng có thể kiểm tra tình trạng bằng cách truy cập vào hệ thống trên app hoặc website.
4. Lưu ý khi xây dựng chức năng đặt hàng trực tuyến
- Website thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến phải cung cấp cho khách hàng thông tin về các điều khoản của hợp đồng trước thời điểm khách hàng gửi đề nghị giao kết hợp đồng (Điều 16 Nghị định 52).
- Việc chấm dứt đề nghị giao kết hợp đồng có thể công bố rõ thời hạn trả lời hoặc không. Theo quy định tại Điều 20 Nghị định 52, nếu bên bán không ấn định cho khách hàng thời hạn trả lời thì lời đề nghị giao kết hợp đồng của khách hàng được coi là chấm dứt hiệu lực khi bên bán không nhận được phản hồi từ khách hàng trong vòng 12 giờ kể từ khi gửi đề nghị. Trong trường hợp bên bán có ấn định thời hạn trả lời mà khách hàng không có hồi đáp thì đề nghị giao kết cũng hết hiệu lực.
- Theo Điều 22 Nghị định 52, doanh nghiệp phải cung cấp công cụ để khách hàng có thể gửi thông báo chấm dứt hợp đồng khi hết nhu cầu sử dụng dịch vụ đáp ứng các điều kiện sau:
- Cho phép khách hàng lưu trữ và hiển thị thông báo chấm dứt hợp đồng trong hệ thống thông tin của mình sau khi gửi đi;
- Có cơ chế phản hồi để khách hàng biết thông báo chấm dứt hợp đồng của mình đã được gửi.
Trên đây là nội dung căn bản về chức năng đặt hàng trực tuyến trong công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ cho LuatVietnam trong thời gian sớm nhất để trao đổi và được tư vấn thêm về kinh doanh trên hệ thống thương mại điện tử nói riêng cũng như quản trị - điều hành doanh nghiệp nói chung.
