Những vấn đề về chứng thư số, chữ ký số công ty cổ phần cần biết

Ngày nay việc ký hợp đồng, giao dịch điện tử rất cần chữ ký số. Bài viết này sẽ giải đáp những vấn đề về chứng thư số, chữ ký số công ty cổ phần quan tâm nhiều nhất

1. Những điều cần biết về chữ ký số

1.1 Chữ ký số là gì?

Hiểu đơn giản, chữ ký số của công ty cổ phần là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách mã hóa, các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp. Chữ ký số doanh nghiệp tương đương và có thể thay thế chữ ký và dấu doanh nghiệp, dấu chức danh của người đại diện theo pháp luật khi thực hiện giao dịch điện tử qua mạng internet.

1.2 Chức năng của chữ ký số

Chức năng chính của chữ ký số là thực hiện các giao dịch điện tử mà pháp luật cho phép, ví dụ: công ty A ở Hà Nội ký hợp đồng điện tử với công ty B ở Cà Mau. Việc ký kết từ xa này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, gặp mặt.

Đồng thời, chữ ký số còn được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính:

• Các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp: cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần; tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần…
• Các thủ tục về thuế: Khai, nộp lệ phí môn bài trong công ty cổ phần…

Khi nộp các hồ sơ hành chính qua chữ ký số, công ty không cần in lại giấy tờ và ký, đóng dấu.

Tóm lại, dùng chữ ký số sẽ giúp việc trao đổi thông tin và dữ liệu giữa các công ty được nhanh chóng, thuận tiện và vẫn đảm bảo tính pháp lý, bảo mật cao.

1.3 Nội dung cần có trong chữ ký số 

• Thông tin của công ty: Tên, mã số thuế...
• Số series của chứng thư số;
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số;
• Tên của đơn vị chứng thực chữ ký số;
• Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số;
• Thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng đối với chứng thư số;
• Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp chữ ký số;
• Các nội dung cần thiết khác.

1.4 Công ty cổ phần có phải dùng chữ ký số cho tất cả các công việc không?

Hiện nay không có quy định cụ thể về việc này, song do sự thay đổi của pháp luật và thực tiễn cuộc sống, doanh nghiệp rất nên sử dụng chữ ký số. Ngoài ra, trong một số trường hợp đặc thù thì việc sử dụng chữ ký số là bắt buộc, ví dụ:

1.5 Dùng chữ ký số có an toàn không?

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật và khóa công khai tương thích với nhau do một trong các tổ chức sau đây cấp:

• Tổ chức ROOTCA cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia tại Việt Nam;
• Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (theo danh sách do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố).

- Đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn;

- Khóa bí mật do người ký tại thời điểm ký kiểm soát.

Chữ ký số công ty do người đại diện theo pháp luật kiểm soát và sử dụng để ký xác nhận các văn bản và tài liệu số trong các giao dịch điện tử qua mạng internet được ký.

1.6 Khi bị mất chữ ký số, công ty cổ phần phải làm gì?

Nếu bị mất chữ ký số, doanh nghiệp cần xử lý theo một trong các trường hợp sau:

- Mất chữ ký số nhưng vẫn nhớ mật khẩu đăng nhập website của Tổng cục thuế: công ty liên hệ hotline của bên cung cấp chữ ký số để được cấp phát và cài đặt lại;

- Mất chữ ký số và không nhớ mật khẩu đăng nhập website của Tổng cục thuế: tới Chi cục thuế làm thủ tục yêu cầu cung cấp mật khẩu mới hoặc liên hệ với bên trung gian cung cấp khóa tài khoản cũ và yêu cầu cấp mật khẩu mới.

2. Những điều cần biết về chứng thư số

2.1 Chứng thư số là gì?

Chứng thư số (Token) là một dạng chứng thư điện tử được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Doanh nghiệp dùng chứng thư số để cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai, từ đó xác chính doanh nghiệp đó là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Trên thực tế, khi mua chữ ký số từ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, doanh nghiệp sẽ được cấp TOKEN và chứng thư số, trong đó:

- Bản chất của Token chỉ là một chiếc USB rỗng;

- Nội dung trong Token là tổng hợp các thông tin cần thiết của công ty và tạo ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai (khóa bí mật để thực hiện việc ký số, khóa công khai giúp nhận dạng Chữ ký số) – đây chính là là chứng thư số.

Chỉ sau khi được nạp đầy đủ thông tin và USB thì người sở hữu chữ ký số mới có thể thực hiện được việc ký số.

Như vậy, có thể hiểu, chữ ký số bao gồm phần vỏ và phần ruột, trong đó phần vỏ chính là chiếc USB còn phần ruột chính là các nội dung có trong chiếc USB đó.

2.2 Nội dung chính của chứng thư số?

Chứng thư số chứa những thông tin sau:

- Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Tên của thuê bao;

- Số hiệu chứng thư số;

- Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số;

- Khóa công khai của thuê bao.

- Chữ ký số của bên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

- Các điều khoản hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số.

- Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

- Thuật toán mật mã.

- Nội dung khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Trên đây là nội dung về chứng thư số, chữ ký số công ty cổ phần cần biết khi tìm hiểu và lựa chọn. Nếu còn thắc mắc cần tư vấn, quý khách hàng vui lòng liên hệ LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.