Thủ tục pháp lý doanh nghiệpChốt sổ BHXH là một trong những thủ tục khá quan trọng đối với cả người lao động và người sử dụng lao động. Vậy thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động Công ty cổ phần thực hiện như nào?
1. Khi nào phải chốt sổ BHXH cho người lao động?
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH và là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định.
Chốt sổ BHXH là ghi quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH của người tham gia dừng đóng BHXH tại một đơn vị. Theo đó, thủ tục này được thực hiện khi:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển cơ quan BHXH quản lý nên phải chốt quá trình đóng với cơ quan cũ.
2. Ai là người có trách nhiệm chốt sổ BHXH?
Căn cứ theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định, người sử dụng lao động có trách nhiệm:
Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng quy định, trách nhiệm của người sử dụng lao động là phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Như vậy, thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội là trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn HĐLĐ).
Đối với doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc thì doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đầy đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định.
Cơ quan BHXH sẽ xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ các chế độ cho người lao động thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền doanh nghiệp còn nợ thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH.
3. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động Công ty cổ phần
Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, người sử dụng lao động thực hiện chốt sổ bảo hiểm xã hội theo trình tự dưới đây:
Bước 1: Báo giảm lao động
Để chốt sổ bảo hiểm cho người lao động thì đầu tiên cần làm thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH khi người lao động nghỉ việc:
- Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ báo giảm lao động gồm:
+ Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)
+ Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người);
- Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tới cơ quan BHXH nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc gửi qua đường bưu điện.
- Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH, hồ sơ làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm gồm:
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).
+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
+ Sổ BHXH.
+ Các tờ rời BHXH.
+ Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).
+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động(01 bản/người);
- Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ BHXH tại cơ quan BHXH nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.
Thời hạn giải quyết:
Trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thực hiện chốt sổ BHXH để người lao động có thể tiếp tục đóng BHXH ở đơn vị mới, chậm nhất là đến 30 ngày khi người lao động nghỉ việc tại công ty, nếu quá 30 ngày doanh nghiệp báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của Bảo hiểm xã hội.
Trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ giải quyết hồ sơ theo quy định.
Lưu ý: Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP trường hợp doanh nghiệp cố tình không thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH cho người lao động có thể bị xử phạt từ 01 - 20 triệu đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm.
