Thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp đối với công ty cổ phần

Phải bổ sung, cập nhật thông tin doanh nghiệp đối với công ty cổ phần khi thấy thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần thay đổi hoặc còn thiếu theo quy định pháp luật.

1. Công ty phải cập nhật thông tin doanh nghiệp trong trường hợp nào?

Theo Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cổ phần tiến hành bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp khi:

- Thiếu thông tin về số điện thoại của công ty;

- Công ty cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp dẫn đến nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị thay đổi, nhưng vẫn giữ nguyên những nội dung sau:

• Địa chỉ trụ sở chính;
• Tên doanh nghiệp;
• Người đại diện theo pháp luật;
• Vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ góp vốn.

- Công ty cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp dưới đây:

• Ngành, nghề kinh doanh;
• Thông tin cổ đông sáng lập (đối với công ty chưa niêm yết);
• Thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với công ty chưa niêm yết);
• Thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài;
• Thông tin người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài;
• Thông tin người đại diện theo ủy quyền.

Trên thực tế, các công ty thường tiến hành cập nhật, bổ sung thông tin với các lý do phổ biến sau:

- Cập nhật lại thông tin về giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu), địa chỉ thường trú, chỗ ở hiện tại…của người đại diện theo pháp luật (chứ không thay đổi người đại diện theo pháp luật);

- Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính (nghĩa là, công ty chỉ thay đổi tên của địa chỉ trụ sở do cơ quan có thẩm quyền thay đổi tên đường/phố, số nhà…chứ không chuyển trụ sở tới nơi khác);

- Cập nhật đối với các ngành nghề chưa có mã ngành, nghề cấp 04 theo các quy định cũ.

- Bổ sung, cập nhật email, số fax, website công ty.

*Lưu ý: Các nội dung nêu tại mục này đều có thể tiến hành bổ sung, cập nhật trong cùng 01 bộ hồ sơ.

2. Hồ sơ cập nhật thông tin doanh nghiệp đối với công ty cổ phần

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với những loại giấy tờ sau để nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) – Sở Kế hoạch và Đầu tư:

- Thông báo về việc bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp;

- Nếu người nộp và nhận kết quả hồ sơ là người được ủy quyền thì cần nộp kèm: Văn bản ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các loại giấy tờ chứng thực của cá nhân đó (Hộ chiếu, Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân còn hiệu lực).

3. Quy trình nộp hồ sơ

Bước 1. Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đủ giấy tờ theo hướng dẫn tại Mục 2, công ty tiến hành nộp cho Phòng ĐKKD để thực hiện thủ tục.

Hiện nay, người nộp hồ sơ có thể lựa chọn một trong ba cách thức sau:

- Trực tiếp nộp hồ sơ giấy hoặc sử dụng dịch vụ của bưu điện;

- Nộp hồ sơ qua chữ ký số công cộng (kê khai thông tin, scan đẩy hồ sơ giấy và tiến hành ký số);

- Nộp hồ sơ qua tài khoản đăng ký kinh doanh (kê khai thông tin, scan đẩy hồ sơ giấy lên hệ thống và ấn nút xác thực thông tin trước khi nộp).

*Lưu ý: Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, Phòng ĐKKD sẽ gửi Giấy biên nhận qua email/tài khoản đăng ký kinh doanh. Sau khi hồ sơ được chấp thuận, người nộp hồ sơ cần in Giấy biên nhận và nộp kèm cho Phòng ĐKKD để cơ quan này kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ online.

Bước 2. Xử lý hồ sơ

Việc đánh giá, xem xét hồ sơ cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 3. Nhận kết quả

Hết thời hạn xử lý hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của Phòng ĐKKD.

- Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo về việc chấp thuận hồ sơ và yêu cầu người nộp hồ sơ tiến hành việc nhận kết quả (đến trực tiếp hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện).

*Lưu ý: Đối với trường hợp nộp hồ sơ online và nhận kết quả tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, người nộp cần in Giấy biên nhận đã nộp hồ sơ và Thông báo hồ sơ hợp lệ nộp cùng với hồ sơ bản giấy để cơ quan đăng ký kinh doanh đối chiếu.

4. Phí, lệ phí khi cập nhật thông tin doanh nghiệp

Theo nội dung Khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cổ phần cập nhật thông tin không phải trả phí, lệ phí trong trường hợp:

- Cập nhật, bổ sung thông tin: số điện thoại, fax, email, website, thông tin địa chỉ do thay đổi về địa giới hành chính, hoặc;

- Cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp dưới đây:

• Ngành, nghề kinh doanh;
• Thông tin cổ đông sáng lập (đối với công ty chưa niêm yết);
• Thay đổi cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với công ty chưa niêm yết);
• Thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài;
• Thông tin người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài;
• Thông tin người đại diện theo ủy quyền.

Trên đây là nội dung về thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp đối với công ty cổ phần. Nếu còn thắc mắc hoặc có nhu cầu thuê dịch vụ để thực hiện công việc, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ và tư vấn trong thời gian sớm nhất.