Cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại trong công ty cổ phần

Việc bị khách trả lại hàng là điều không thể tránh khỏi khi kinh doanh. Vậy cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại trong công ty cổ phần đang được quy định thế nào?

1. Công ty (bên bán) có phải xuất hóa đơn khi bị trả lại hàng hóa không?

Trong quá trình sản xuất – kinh doanh, việc công ty bị khách hàng trả lại hàng hóa do vi phạm về phẩm chất, quy cách hoặc chủng loại là điều không thể tránh khỏi. Lúc này, doanh thu hàng bán bị trả lại là một khoản làm giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ.

Vậy khi có hàng hóa bị trả lại, công ty (bên bán hàng) có phải xuất hóa đơn không?

Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Từ đây có thể thấy, doanh nghiệp (bên cung cấp hàng hóa) vẫn phải xuất hóa đơn kể cả khi khách hàng hoàn trả toàn bộ hoặc một phần hàng hóa.

2. Hướng dẫn cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại trong công ty cổ phần

Theo Điểm b Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

[…]

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Đồng thời, theo Điểm b và e Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

[…]

b) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

[…]

e) Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Có thể tổng kết lại, nếu công ty đã xuất hóa đơn và gửi người mua nhưng bị trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa thì:

Trường hợp 1. Khách hàng là cơ sở kinh doanh, có dùng hóa đơn GTGT/hóa đơn bán hàng

- Về sử dụng hóa đơn: Khi trả lại một phần/toàn bộ hàng hóa của hóa đơn mà người bán đã xuất bán, người mua xuất hóa đơn ghi trả lại một phần/toàn bộ hàng hóa cho người bán.

- Về kê khai thuế GTGT: Đối với trường hợp người mua có sử dụng hóa đơn và xuất hóa đơn trả lại hàng hóa cho người bán thì người bán được kê khai khấu trừ thuế đầu vào khi nhận được hóa đơn.

Trường hợp 2. Trường hợp người mua là cá nhân, không có sử dụng hóa đơn GTGT/hóa đơn bán hàng

- Về sử dụng hóa đơn:

+ Khi nhận trả lại một phần hàng hóa của hóa đơn mà Chi nhánh đã xuất bán thì Chi nhánh xuất hóa đơn điều chỉnh giảm đúng với thực tế một phần hàng hóa đã nhận lại;

+ Khi nhận trả lại toàn bộ hàng hóa của hóa đơn mà Chi nhánh đã xuất bán thì Chi nhánh thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập cho người mua đúng với thực tế.

- Về kê khai thuế GTGT:

+ Nếu chưa kê khai hóa đơn ban đầu:

• Trường hợp trả lại một phần hàng hóa thì phải kê khai hóa đơn ban đầu và kê khai hóa đơn xuất điều chỉnh;
• Trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa thì thực hiện hủy hóa đơn và không phải kê khai.

+ Nếu đã kê khai hóa đơn ban đầu rồi, mới xuất lại hóa đơn thì: căn cứ vào hóa đơn xuất lại để thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ đã kê khai ban đầu và điều chỉnh số thuế còn được khấu trừ của kỳ khai sai vào kỳ hiện tại (nếu có).

Trên đây là nội dung hướng dẫn cách lập hóa đơn hàng bán bị trả lại trong công ty cổ phần. Nếu có câu hỏi cần giải đáp, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được trao đổi chi tiết, cụ thể trong thời gian sớm nhất.