1. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty hiện nay được quy định thế nào?
Địa chỉ trụ sở là nơi doanh nghiệp kinh doanh cũng như thực hiện giao dịch với khách hàng, đối tác. Đây là thông tin bắt buộc phải cung cấp khi đăng ký thành lập và ghi nhận tại Điều lệ (theo Khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp).
Tuy nhiên, khi công ty có nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh hoặc phát sinh những vấn đề khác dẫn đến phải chuyển địa điểm đi nơi khác thì có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở.
Cụ thể, theo Khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có) đối với trụ sở cũ thì công ty nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch – Đầu tư những tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Thay đổi địa chỉ trụ sở);
- Biên bản họp (bản sao) và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) về việc chuyển trụ sở chính;
- Nếu người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền: Văn bản ủy quyền có xác nhận của người đại diện theo pháp luật và Giấy tờ chứng thực cá nhân (bản sao).
2. Mẫu Quyết định của ĐHĐCĐ về việc thay đổi trụ sở chính
Địa chỉ trụ sở là một trong những thông tin bắt buộc phải được ghi rõ tại điều lệ (Khoản 2 Điều 24 Luật Doanh nghiệp), do vậy khi xuất hiện sự thay đổi thì công ty phải cập nhật lại nội dung điều lệ.
Quyết định của ĐHĐCĐ cần đề cập tới những nội dung chính sau:
- Nhất trí thông qua việc thay đổi địa chỉ công ty (Địa chỉ cũ của công ty ở đâu? Địa điểm dự kiến chuyển tới ở đâu?);
- Sửa đổi điều lệ (phần nội dung ghi nhận thông tin trụ sở);
- Trách nhiệm thi hành, hiệu lực.
Dưới đây là mẫu Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở của ĐHĐCĐ do LuatVietnam soạn:
CÔNG TY... | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM …, ngày ...... tháng ....... năm … |
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG .................
CÔNG TY.......
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Điều lệ Công ty...;
- Căn cứ Biên bản cuộc họp số ……… của Đại hội đồng cổ đông Công ty...., ngày ……../…...../……,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty
1.1. Địa chỉ trụ sở chính hiện tại: .............................
…………………………………………………
1.2. Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến: ...........................
…………………………………………………
Điều 2: Sửa đổi điều lệ
Xem xét và thông qua việc sửa đổi Điều ……… (Điều có nội dung quy định về trụ sở của doanh nghiệp) của Điều lệ Công ty để ghi nhận những nội dung thay đổi trên đây.
Điều 3: Thi hành
Các Ông/Bà Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty, Giám đốc Công ty, Trưởng phòng Tài chính - Kế toán công ty và những người có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận: | TM. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG |
3. Những lưu ý quan trọng khi chuyển đổi địa chỉ công ty
- Theo Khoản 2 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC, trường hợp công ty đổi trụ sở chính từ quận/huyện/tỉnh này sang quận/huyện/tỉnh khác thì trước khi thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch – Đầu tư, công ty phải nộp Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế để chốt thuế với cơ quan quản lý thuế cũ;
- Sau khi làm xong thủ tục đăng ký kinh doanh, công ty phải thay đổi thông tin trên chữ ký số, hóa đơn điện tử, con dấu cũng như thông báo với các cơ quan quản lý có thẩm quyền (Ví dụ: cơ quan bảo hiểm xã hội…).
- Nếu chuyển sang địa điểm mới mà không làm thủ tục thông báo, công ty có thể bị phạt lên đến 30 triệu đồng (theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
Trên đây là mẫu Quyết định của ĐHĐCĐ về việc thay đổi trụ sở công ty cổ phần theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Nếu còn thắc mắc hoặc có nhu cầu tìm hiểu đơn vị tư vấn và tiến hành thủ tục pháp lý theo ủy quyền, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam trong thời gian sớm nhất để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết hơn.
