1. Văn phòng đại diện có vai trò gì đối với doanh nghiệp?
Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, văn phòng đại diện theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 có trách nhiệm đại diện theo sự phân công nhằm bảo vệ lợi ích của công ty đó. Tuy có thể đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp nhưng đơn vị này không được phép kinh doanh.
Từ đây có thể thấy, đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, văn phòng đại diện có thể thực hiện chức năng hỗ trợ doanh nghiệp (trừ việc kinh doanh), ví dụ: kết nối, liên lạc với khách hàng; nghiên cứu sản phẩm, nghiên cứu thị trường…
2. Mẫu Quyết định của HĐTV về việc thành lập văn phòng đại diện công ty
Căn cứ Điều 31 Nghị định 01/2021, Quyết định của Hội đồng thành viên (HĐTV) về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty TNHH 2 thành viên trở lên là tài liệu bắt buộc khi làm thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Tuy không có điều khoản quy định cụ thể, nhưng Quyết định phải có những thông tin về văn phòng đại diện mà công ty dự kiến đăng ký (Ví dụ: tên, địa chỉ văn phòng đại diện, người đứng đầu…).
Dưới đây là mẫu Quyết định của HĐTV do LuatVietnam xây dựng:
CÔNG TY….. _________ Số: ……. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
…, ngày ...... tháng ....... năm … |
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY…..
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Điều lệ Công ty……;
- Căn cứ Biên bản cuộc họp số ……… của Hội đồng thành viên Công ty……, ngày ……../…...../…….
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Công ty quyết định đăng ký thành lập văn phòng đại diện với các thông tin như sau:
1.1. Tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt: ………
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài: ………..
Tên văn phòng đại diện viết tắt: …………
1.2. Địa chỉ văn phòng đại diện:
.....................................................................................................
1.3. Nội dung hoạt động:
....................................................................................................
1.4. Người đứng đầu văn phòng đại diện
Họ và tên | : ................... Giới tính: ........... |
Ngày sinh | : .... /.../.... Dân tộc: ...... Quốc tịch: ...... |
CMND/CCCD/Hộ chiếu số | : ........................... |
HK thường trú | : ........................... |
Chỗ ở hiện tại | : .......................... |
Điều 2. Điều khoản thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Ông/Bà… và những người có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quyết định này.
Nơi nhận: - Như Điều 2; - Cơ quan ĐKKD; - Lưu VP. | TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
|
3. Lưu ý khi điền thông tin tại Quyết định thành lập văn phòng đại diện
Thông tin tại Quyết định cần thống nhất với tài liệu đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mà công ty gửi tới cơ quan đăng ký kinh doanh, trong đó:
- Ngày lập Quyết định: trùng với ngày lập Biên bản họp;
- Tên văn phòng đại diện: Không nhất thiết phải đặt tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt bên cạnh tên tiếng Việt;
- Địa chỉ:
- Ghi chi tiết (từ số nhà, hẻm, ngõ, ngách, đường/phố, phường…). Công ty có thể tham khảo cách kê khai tại Thông báo thành lập văn phòng đại diện (Phụ lục II-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
- Đảm bảo địa chỉ không vi phạm quy định tại Điều 6 Luật Nhà ở 2014.
- Nội dung hoạt động: ghi ngắn gọn, cụ thể (Ví dụ: thay mặt công ty liên lạc, tìm hiểu và tiếp cận thị trường, đối tác mới…);
- Thông tin Trưởng văn phòng đại diện: người chuẩn bị hồ sơ nên ghi thông tin theo giấy tờ do Trưởng văn phòng cung cấp. Phần “Chỗ ở hiện tại” có thể trùng với “Hộ khẩu thường trú”.
Trên đây là biểu mẫu Quyết định của HĐTV về việc thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 thành viên trở lên xây dựng theo Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản liên quan. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được giải đáp trong thời gian sớm nhất.
