Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi vốn điều lệ công ty

1. Biên bản họp Hội đồng thành viên là gì?

Theo nội dung Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên (HĐTV) là văn bản ghi nhận, tổng hợp những nội dung diễn ra trong cuộc họp tại cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất công ty TNHH 2 thành viên trở lên.

Biên bản họp được lập với mục đích:

- Nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện thủ tục (Ví dụ: thủ tục thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp theo Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP);

- Lưu giữ và sử dụng trong nội bộ (Ví dụ: tra cứu, sao chụp…).

2. Mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi vốn điều lệ công ty mới nhất

Theo Điều 24 Luật Doanh nghiệp, thông tin về vốn kinh doanh là nội dung bắt buộc ghi nhận trong điều lệ. Do vậy khi có thay đổi thì phải thông qua sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung nội dung điều lệ là HĐTV (Căn cứ: Điều 55 của Luật nêu trên);

Điều 51 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng chỉ rõ, người thực hiện thủ tục phải nộp Biên bản họp của HĐTV về việc thay đổi vốn điều lệ cho cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.

Dưới đây là mẫu Biên bản họp do LuatVietnam xây dựng:

BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

CÔNG TY…..

(V/v: Thay đổi vốn điều lệ của công ty)

Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp: …, địa chỉ: …, chúng tôi gồm:

Những thành viên không tham dự cuộc họp:

Sau khi bàn bạc và thỏa thuận, các thành viên tham gia phiên họp đại diện cho …% vốn điều lệ tương ứng với …% tổng số phiếu có quyền biểu quyết thống nhất thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp

1.1 Chủ tọa

Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;

Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.

1.2 Thư ký

Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;

Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.

Biểu quyết:                             Quy đổi: ….. đồng/phiếu biểu quyết

2. Thay đổi vốn điều lệ của công ty

- Vốn điều lệ đã đăng ký: ………… (Bằng chữ:…)

- Vốn điều lệ dự kiến thay đổi: ………… (Bằng chữ:…)

- Thời điểm thay đổi vốn: …../…../…..

- Hình thức thay đổi vốn: ……………………

Biểu quyết:                             Quy đổi: ….. đồng/phiếu biểu quyết

3. Sửa đổi nội dung Điều lệ

Điều lệ công ty được sửa đổi, bổ sung phù hợp với nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh. Cụ thể, tại Điều… (Điều có nội dung quy định về vốn điều lệ).

Biểu quyết:                             Quy đổi: ….. đồng/phiếu biểu quyết

4. Các quyết định được thông qua: Thay đổi vốn điều lệ, Sửa đổi điều lệ.

5. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.

6. Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp: …

Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.

3. Lưu ý khi kê khai Biên bản họp của HĐTV

Khi điền thông tin tại Biên bản họp HĐTV, thư ký cần lưu ý:

- Nếu trong cuộc họp có người được ủy quyền tham dự bởi thành viên vắng mặt, ban tổ chức yêu cầu người đó xuất trình văn bản ủy quyền và ghi nhận vào Biên bản. Lúc này, văn bản ủy quyền sẽ trở thành một phần của Biên bản họp và có thể nộp kèm khi làm thủ tục;

- Trong trường hợp các thành viên dự họp đủ thì chỉ cần ghi “Không” tại phần “Những thành viên không tham dự cuộc họp”;

- Hình thức góp vốn: Tùy thuộc vào hình thức và trường hợp thay đổi vốn điều lệ quy định tại Điều 68 Luật Doanh nghiệp, thư ký ghi nhận và làm rõ những nội dung sau đây:

• Công ty tăng hay giảm vốn điều lệ;
• Hình thức thay đổi vốn (nêu chi tiết hình thức đó là gì; dòng vốn được tăng/giảm ra sao, từ đâu…);
• Cơ cấu vốn góp của các thành viên sau khi thay đổi (Tên thành viên, số vốn góp, tỷ lệ %).

- Quy đổi phiếu biểu quyết tại cuộc họp: Công ty có thể lựa chọn mệnh giá bất kì sao cho phù hợp để quy đổi phiếu biểu quyết (Ví dụ: Quy đổi 1 phiếu biểu quyết = 10.000 đồng);

- Trường hợp có thành viên không đồng ý thông qua, biên bản họp phải ghi nhận thông tin đó (Ví dụ: Họ tên người phản đối, lý do…). Nếu không có ai phản đối thì ghi "Không có" tại phần này.

Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH 2 thành viên trở lên được xây dựng theo các quy định pháp luật mới nhất hiện nay. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trọ trong thời gian sớm nhất.