Biên bản họp HĐTV về việc tiếp nhận thành viên mới

1. Nội dung cần có trong Biên bản họp Hội đồng thành viên

Biên bản họp công ty TNHH 2 thành viên trở lên là tài liệu ghi nhận mọi ý kiến và biểu quyết tại cuộc họp của Hội đồng thành viên (HĐTV).

Theo Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi năm 2022), cần có biên bản ghi nhận nội dung cuộc họp của cơ quan này với những nội dung cơ bản sau:

a) Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;

b) Họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên không dự họp;

c) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;

d) Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành, không có ý kiến đối với từng vấn đề biểu quyết;

đ) Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;

e) Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp (nếu có);

g) Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

2. Mẫu Biên bản họp HĐTV về việc tiếp nhận thành viên mới

Việc tiếp nhận thêm người góp vốn mới cho công ty TNHH 2 thành viên sẽ dẫn đến thay đổi số vốn và cơ cấu vốn điều lệ. Trong trường hợp này, cơ quan cao nhất có quyền họp bàn và quyết định thuộc về HĐTV.

Nội dung họp của HĐTV về việc tiếp nhận thành viên mới có thể ghi nhận như mẫu dưới đây:

BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY…..

(V/v: Thay đổi thành viên do tiếp nhận thành viên mới)

Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp:…, địa chỉ: …, chúng tôi gồm:

Những thành viên không tham dự cuộc họp:

Sau khi bàn bạc và thỏa thuận, các thành viên tham gia phiên họp đại diện cho …% vốn điều lệ tương ứng với …% tổng số phiếu có quyền biểu quyết thống nhất thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:

1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp

1.1 Chủ tọa

Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;

Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.

1.2 Thư ký

Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;

Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.

Biểu quyết:                             Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết

2. Thay đổi thành viên Công ty do tiếp nhận thành viên mới

2.1 Thông tin thành viên mới

Dưới đây là thông tin về thành viên mới của Công ty:

2.2 Cơ cấu vốn điều lệ sau khi đã thay đổi

Sau khi tiếp nhận thành viên mới, cơ cấu vốn điều lệ của công ty thay đổi như sau:

- Vốn điều lệ:

• Vốn điều lệ đã đăng ký: ….. (Bằng chữ: …..);
• Vốn điều lệ sau khi tiếp nhận thành viên mới: ….. (Bằng chữ: …..).

- Cơ cấu vốn điều lệ sau khi tiếp nhận thành viên mới:

Biểu quyết:                             Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết

3. Sửa đổi điều lệ

Hội đồng thành viên xem xét và thông qua việc sửa đổi Điều ….. (Điều có nội dung quy định về cơ cấu vốn góp) của Điều lệ Công ty để ghi nhận những nội dung thay đổi trên đây.

Biểu quyết:                             Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết

4. Các quyết định được thông qua: Thay đổi thành viên Công ty do tiếp nhận thành viên mới, Sửa đổi điều lệ.

5. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.

6. Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp: …

Biên bản họp Hội đồng thành viên của Công ty là cơ sở để ban hành Quyết định của Hội đồng thành viên. Biên bản này được lập thành …. bản có giá trị pháp lý ngang nhau.

Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.

3. Lưu ý quan trọng khi kê khai tại biên bản cuộc họp

Điều 60 Luật Doanh nghiệp đã chỉ rõ, biên bản họp HĐTV cần được thông qua trước khi kết thúc buổi họp. Do vậy khi điền thông tin, thư ký hoặc người ghi biên bản họp thay đổi thành viên do tiếp nhận người mới phải lưu ý những điểm sau:

- Nếu trong cuộc họp có người được ủy quyền tham dự bởi thành viên vắng mặt, phải yêu cầu người đó xuất trình giấy ủy quyền và ghi nhận vào Biên bản.

- Trong trường hợp tất cả các thành viên công ty dự họp thì có thể xóa phần bảng và ghi “Không” tại phần “Những thành viên không tham dự cuộc họp”;

- Vốn điều lệ đã đăng ký: Chính là vốn trước khi công ty tiếp nhận thêm thành viên mới;

- Quy đổi phiếu biểu quyết tại cuộc họp: Công ty có thể lựa chọn mệnh giá bất kì sao cho phù hợp để quy đổi phiếu biểu quyết (Ví dụ: Quy đổi 1 phiếu biểu quyết = 10.000 đồng);

- Trường hợp có thành viên không đồng ý thông qua, biên bản họp phải ghi nhận thông tin đó (Ví dụ: Họ tên người phản đối, lý do…). Nếu không có ai phản đối thì ghi "Không có" tại phần này.

Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐTV về việc tiếp nhận thành viên mới tại công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.