1. Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi tên công ty là gì?
Theo nội dung Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên (HĐTV) có thể định nghĩa là văn bản ghi nhận toàn bộ tiến trình cuộc họp tại cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất tại công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Đối với quyết định thay đổi tên công ty, văn bản này có chức năng tóm tắt tiến trình và ý kiến biểu quyết của các thành viên Hội đồng đối với việc thông qua, quyết định đặt tên mới cho công ty của mình.
Biên bản họp được lập với những mục đích:
- Lưu giữ và sử dụng trong nội bộ (Ví dụ: tra cứu, sao chụp…);
- Nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty theo Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)…
2. Mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi tên công ty chuẩn hiện nay
Biên bản họp HĐTV đối với quyết định đổi tên là một thành phần bắt buộc trong Hồ sơ đăng ký thay đổi của công ty TNHH 2 thành viên trở lên (Căn cứ: Điều 48 Nghị định 01/2021).
Dưới đây là mẫu biên bản do LuatVietnam xây dựng:
CÔNG TY…
Số:…./BBH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngày…tháng…năm… |
BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY…..
(V/v: Thay đổi tên công ty)
Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp:…, địa chỉ: …, chúng tôi gồm:
STT | Họ và tên (Tên tổ chức) | Số vốn đã góp | Tỷ lệ/Tổng vốn điều lệ (%) | Hộ khẩu thường trú | Ghi chú |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
| Ví dụ: Đại diện theo ủy quyền của …. (có văn bản ủy quyền kèm theo) |
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … đồng | … % |
|
| |
Những thành viên không tham dự cuộc họp:
STT | Họ và tên (Tên tổ chức) | Số vốn đã góp | Tỷ lệ /Tổng vốn điều lệ (%) | Hộ khẩu thường trú | Ghi chú |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … đồng | … % |
|
| |
Sau khi bàn bạc và thỏa thuận, các thành viên tham gia phiên họp đại diện cho …% vốn điều lệ tương ứng với …% tổng số phiếu có quyền biểu quyết thống nhất thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:
1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp
1.1 Chủ tọa
Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
1.2 Thư ký
Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
2. Thay đổi tên Công ty
2.1. Tên Công ty đã đăng ký:
- Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: .......................
- Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: .......................
- Tên Công ty viết tắt: .......................
2.2. Tên Công ty dự kiến thay đổi:
- Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: .......................
- Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: .......................
- Tên Công ty viết tắt: .......................
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
3. Sửa đổi Điều lệ
HĐTV xem xét và thông qua việc sửa đổi Điều ….. (Điều có nội dung quy định về tên doanh nghiệp) của Điều lệ Công ty để ghi nhận những nội dung thay đổi trên đây.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
4. Các quyết định được thông qua: Thay đổi tên công ty, sửa đổi Điều lệ
5. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.
6. Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp: …
Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.
CHỦ TỌA
| THƯ KÝ |
3. Lưu ý khi kê khai Biên bản họp của HĐTV
Khi điền thông tin tại Biên bản họp HĐTV, người soạn giấy tờ cần lưu ý:
- Nếu một trong các thành viên Hội đồng vắng mặt nhưng có ủy quyền cho người khác đi họp thay, ban tổ chức cần yêu cầu người đó xuất trình văn bản ủy quyền và ghi nhận thông tin vào Biên bản. Lúc này, văn bản ủy quyền sẽ trở thành tài liệu đính kèm Biên bản họp và có thể nộp khi làm thủ tục;
- Trong trường hợp các thành viên dự họp đủ thì chỉ cần ghi “Không” tại phần “Những thành viên không tham dự cuộc họp”;
- Tên công ty dự kiến thay đổi:
- Cần kê khai thống nhất với tờ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Nên viết tên (tiếng Việt, tiếng nước ngoài, tên viết tắt) bằng chữ in hoa;
- Nếu việc thay đổi tên công ty không làm thay đổi tên viết tắt, doanh nghiệp chỉ cần kê khai thay đổi đối với tên tiếng Việt và tên tiếng nước ngoài.
- Quy đổi phiếu biểu quyết tại cuộc họp: Công ty có thể lựa chọn mệnh giá bất kì sao cho phù hợp để quy đổi phiếu biểu quyết (Ví dụ: Quy đổi 1 phiếu biểu quyết = 10.000 đồng);
- Trường hợp có thành viên không đồng ý thông qua, biên bản họp phải ghi nhận thông tin đó (Ví dụ: Họ tên người phản đối, lý do…). Nếu không có ai phản đối thì ghi "Không có" tại phần này.
Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi tên công ty theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ LuatVietnam để được hỗ trợ và tư vấn trong thời gian sớm nhất.
