1. Biên bản họp của Hội đồng thành viên là gì?
Theo Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên (HĐTV) là văn bản ghi nhận toàn bộ nội dung diễn ra tại cuộc họp của cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Đối với quyết định thay đổi người đại diện, văn bản này có chức năng tóm tắt tiến trình và ý kiến biểu quyết của các thành viên Hội đồng đối với việc thay đổi người cũ và bổ nhiệm người đại diện mới.
Biên bản họp được lập với những mục đích như sau:
- Lưu giữ và sử dụng trong nội bộ (Ví dụ: tra cứu, sao chụp…);
- Nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)…
2. Mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi người đại diện công ty mới nhất
Theo Điều 50 Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp, Biên bản họp HĐTV về việc chuyển địa điểm công ty là một thành phần trong Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Dưới đây là mẫu biên bản do LuatVietnam xây dựng:
CÔNG TY… ____ Số:…./BBH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngày…tháng…năm… |
BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY…..
(V/v: Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty)
Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp:…, địa chỉ: …, chúng tôi gồm:
STT | Họ và tên/ | Số vốn đã góp | Tỷ lệ/Tổng vốn điều lệ (%) | Hộ khẩu thường trú/ | Ghi chú |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
| Ví dụ: Đại diện theo ủy quyền của …. (có văn bản ủy quyền kèm theo) |
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … đồng | … % |
|
| |
Những thành viên không tham dự cuộc họp:
STT | Họ và tên/ | Số vốn đã góp | Tỷ lệ | Hộ khẩu thường trú/ | Ghi chú |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … đồng | … % |
|
| |
Sau khi bàn bạc và thỏa thuận, các thành viên tham gia phiên họp đại diện cho …% vốn điều lệ tương ứng với …% tổng số phiếu có quyền biểu quyết thống nhất thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:
1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp
1.1 Chủ tọa
Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
1.2 Thư ký
Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
2. Thay đổi người đại diện theo pháp luật
2.1 Người đại diện theo pháp luật cũ:
Họ và tên | : ……… Giới tính: ……… |
Chức danh | : ………… |
Ngày sinh | : ……….. Dân tộc: … Quốc tịch: … |
Hộ khẩu thường trú | : ………. |
Chỗ ở hiện tại | : …………. |
CMND/CCCD/Hộ chiếu số | : .......... do............. cấp ngày .......... |
2.2 Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi:
Họ và tên | : ……… Giới tính: ……… |
Chức danh | : ………… |
Ngày sinh | : ……….. Dân tộc: … Quốc tịch: … |
Hộ khẩu thường trú | : ………. |
Chỗ ở hiện tại | : …………. |
CMND/CCCD/Hộ chiếu số | : .......... do............. cấp ngày .......... |
2.3. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật mới của Công ty có trách nhiệm và quyền hạn được quy định theo điều lệ Công ty và quy định của pháp luật.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
3. Các quyết định được thông qua: Thay đổi người đại diện theo pháp luật, sửa đổi điều lệ
4. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.
5. Thành viên không đồng ý thông qua biên bản họp: …..
Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.
CHỦ TỌA
| THƯ KÝ |
3. Lưu ý khi điền Biên bản họp của HĐTV
Khi kê khai thông tin tại Biên bản họp HĐTV đối với việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, người phụ trách của công ty cần lưu ý:
- Nếu trong cuộc họp có người được ủy quyền tham dự bởi thành viên vắng mặt, ban tổ chức yêu cầu người đó xuất trình văn bản ủy quyền và ghi nhận vào Biên bản. Lúc này, văn bản ủy quyền sẽ trở thành một phần của Biên bản họp và có thể nộp kèm khi làm thủ tục;
- Trong trường hợp các thành viên dự họp đủ thì chỉ cần ghi “Không” tại phần “Những thành viên không tham dự cuộc họp”;
- Thông tin người đại diện theo pháp luật cũ: Kê khai đúng thông tin theo hồ sơ lưu mới nhất tại công ty hoặc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tin người đại diện mới: Nên điền theo đúng giấy tờ tùy thân mà người đó cung cấp;
- Quy đổi phiếu biểu quyết tại cuộc họp: Công ty có thể lựa chọn mệnh giá bất kì sao cho phù hợp để quy đổi phiếu biểu quyết (Ví dụ: Quy đổi 1 phiếu biểu quyết = 10.000 đồng);
- Trường hợp có thành viên không đồng ý thông qua, biên bản họp phải ghi nhận thông tin đó (Ví dụ: Họ tên người phản đối, lý do…). Nếu không có ai phản đối thì ghi "Không có" tại phần này.
Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi người đại diện công ty được xây dựng theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
