1. Biên bản họp của Hội đồng thành viên là gì?
Theo Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp của Hội đồng thành viên (HĐTV) là văn bản ghi nhận, tổng hợp những nội dung diễn ra trong cuộc họp của cơ quan nắm giữ quyền quyết định cao nhất công ty TNHH 2 thành viên trở lên.
Biên bản họp được lập với những mục đích như sau:
- Lưu giữ và sử dụng trong nội bộ (Ví dụ: nhóm thành viên có 10% vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ quy định được phép kiểm tra, xem xét, sao chụp biên bản họp cũng như những tài liệu khác của công ty theo Khoản 2 Điều 49 Luật Doanh nghiệp 2020);
- Nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)…
2. Mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty mới nhất
Theo Điều 47 Nghị định 01/2021 về đăng ký doanh nghiệp, Biên bản họp HĐTV về việc chuyển địa điểm công ty là một thành phần trong Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Dưới đây là mẫu biên bản do LuatVietnam xây dựng:
CÔNG TY… ____ Số:…./BBH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Ngày…tháng…năm… |
BIÊN BẢN CUỘC HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CÔNG TY…..
(V/v: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty)
Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp:…, địa chỉ: …, chúng tôi gồm những thành viên sau tham gia cuộc họp:
STT | Họ và tên/ Tên tổ chức | Số vốn đã góp | Tỷ lệ /Tổng vốn điều lệ (%) | Hộ khẩu thường trú/ Địa chỉ trụ sở | Ghi chú |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
| Ví dụ: Là đại diện theo ủy quyền của …. (có văn bản ủy quyền kèm theo) |
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … đồng | … % |
|
| |
Những thành viên không tham dự cuộc họp:
STT | Họ và tên/ Tên tổ chức | Số vốn đã góp | Tỷ lệ /Tổng vốn điều lệ (%) | Hộ khẩu thường trú/ Địa chỉ trụ sở | Ghi chú |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … đồng | … % |
|
| |
Sau khi bàn bạc và thỏa thuận, các thành viên tham gia phiên họp đại diện cho ....% vốn điều lệ tương ứng với ...% tổng số phiếu có quyền biểu quyết thống nhất thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp như sau:
1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp
1.1 Chủ tọa
Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
1.2 Thư ký
Hội đồng thành viên công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Hội đồng thành viên theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
2. Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Địa chỉ trụ sở chính hiện tại: ............................
- Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến: ................................
Công ty cam kết trụ sở mới thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của Công ty và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
3. Sửa đổi Điều lệ
HĐTV xem xét và thông qua việc sửa đổi Điều ….. (Điều có nội dung quy định về địa chỉ trụ sở doanh nghiệp) của Điều lệ để ghi nhận những nội dung thay đổi trên đây.
Biểu quyết: Quy đổi: …..đồng/phiếu biểu quyết
Ý kiến của HĐTV | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
4. Các quyết định được thông qua: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính, sửa đổi điều lệ.
5. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được Phòng Đăng ký kinh doanh chấp thuận.
6. Họ, tên và nội dung ý kiến của người dự họp không đồng ý thông qua biên bản họp:
Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.
CHỦ TỌA
| THƯ KÝ |
3. Lưu ý khi kê khai Biên bản họp của HĐTV
Khi điền thông tin tại Biên bản họp HĐTV, người phụ trách của công ty cần lưu ý:
- Nếu trong cuộc họp có người được ủy quyền tham dự bởi thành viên vắng mặt, ban tổ chức yêu cầu người đó xuất trình văn bản ủy quyền và ghi nhận vào Biên bản. Lúc này, văn bản ủy quyền sẽ trở thành một phần của Biên bản họp và có thể nộp kèm khi làm thủ tục;
- Trong trường hợp các thành viên dự họp đủ thì chỉ cần ghi “Không” tại phần “Những thành viên không tham dự cuộc họp”;
- Tại nội dung cam kết về địa chỉ trụ sở mới, công ty căn cứ vào tình hình thực tế (trụ sở mới thuộc quyền sở hữu hay quyền sử dụng hợp pháp) để lựa chọn và ghi một trường hợp duy nhất vào biên bản;
- Quy đổi phiếu biểu quyết tại cuộc họp: Công ty có thể lựa chọn mệnh giá bất kì sao cho phù hợp để quy đổi phiếu biểu quyết (Ví dụ: Quy đổi 1 phiếu biểu quyết = 10.000 đồng);
- Trường hợp có thành viên không đồng ý thông qua, biên bản họp phải ghi nhận thông tin đó (Ví dụ: Họ tên người phản đối, lý do…). Nếu không có ai phản đối thì ghi "Không có" tại phần này.
Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐTV về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty được xây dựng theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trọ trong thời gian sớm nhất.
