Thông báo mời họp Hội đồng quản trị (do chủ thể khác triệu tập)

Sau khi bầu được Chủ tịch Hội đồng quản trị thì Chủ tịch là người triệu tập cuộc họp Hội đồng quản trị. Cụ thể theo khoản 3 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị trong trường hợp sau đây:

- Có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị;

- Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác;

- Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị;

- Trường hợp khác do Điều lệ công ty quy định.

Theo đó, cần phải có đề nghị của Ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập Hội đồng quản trị; của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 người quản lý khác; của ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị hoặc trường hợp khác do Điều lệ quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị mới triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Theo khoản 5 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị phải triệu tập trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị trên.

Nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm nếu như có thiệt hại xảy ra và người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập họp Hội đồng quản trị.

Như vậy, người đề nghị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có thể thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị để triệu tập cuộc họp.

Căn cứ khoản 6 Điều 157 Luật Doanh nghiệp, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc người triệu tập họp Hội đồng quản trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp nếu Điều lệ công ty không có quy định khác.

Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

Thông báo mời họp có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Hội đồng quản trị được đăng ký tại công ty.

Dưới đây là mẫu Thông báo mời họp Hội đồng quản trị (do chủ thể khác triệu tập):

THÔNG BÁO

Về việc họp Hội đồng quản trị

Kính gửi:
- Các thành viên Hội đồng quản trị;

- Các thành viên Ban kiểm soát của Công ty.

- Căn cứ Khoản 4, khoản 5 Điều 153 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;

- Căn cứ việc chủ tịch hội đồng quản trị không triệu tập cuộc họp hội đồng quản trị theo đề nghị hợp lệ của .................... (chủ thể đề nghị triệu tập Cuộc họp Hội đồng quản trị, ví dụ: Ban Kiểm soát, Kiểm soát viên, Giám đốc/ Tổng Giám đốc,…);

- Căn cứ nhu cầu quản trị, điều hành của công ty.

...............................................  (chủ thể đề nghị triệu tập Cuộc họp Hội đồng quản trị, ví dụ: Ban Kiểm soát, Kiểm soát viên, Giám đốc/ Tổng Giám đốc,…) trân trọng thông báo đến các thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, .....  về phiên họp Hội đồng quản trị công ty như sau:

1. Thời gian: Bắt đầu từ  ................... (thời điểm dự kiến bắt đầu họp).

2. Địa điểm:..............................................................................................................

3. Thành phần tham dự: ..........................................................................................

4. Các nội dung chính của cuộc họp: (ghi rõ chương trình, các vấn đề cần thảo luận và quyết định trong cuộc họp)

....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

......................................................................................................................................

5. Tài liệu gửi kèm:

- Phiếu biểu quyết của thành viên HĐQT;
- .................................

(các tài liệu sử dụng trong cuộc họp)

Thông báo này có giá trị thay cho thư mời họp.

Trân trọng thông báo và kính mời các thành viên tham dự.

Nếu trong quá trình sử dụng mẫu Thông báo mời họp Hội đồng quản trị (do chủ thể khác triệu tập), bạn đọc vui lòng liên hệ ngay với LuatVietnam để được hỗ trợ.