Theo Điều 139 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường.
Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
Đặc biệt, Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Căn cứ Điều 140 Luật Doanh nghiệp, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên do Hội đồng quản trị triệu tập và phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Tuy không quy định mẫu chung nhưng thông báo mời họp phải đảm bảo có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
Theo đó, LuatVietnam đã biên soạn mẫu Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần đưới đây:
(Tên doanh nghiệp)
| CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: … | …, ngày … tháng … năm … |
THÔNG BÁO MỜI HỌP
ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM ........
Hội đồng quản trị Công ty ……………………………….(Tên doanh nghiệp)
Trân trọng thông báo mời họp đến toàn thể Quý Cổ đông về việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm ………………….với thông tin cụ thể như sau:
1. Thời gian: … giờ … ngày …/…/…
2. Địa điểm: ………………………………………………………………………………
3. Thành phần tham dự: Tất cả Cổ đông của Công ty ……………………(Tên doanh nghiệp) (hoặc người Đại diện được cổ đông ủy quyền hợp lệ theo quy định của pháp luật) tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông: … giờ … ngày …/…/…
4. Nội dung Đại hội
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm …… và kế hoạch sản xuất kinh doanh năm ….
- Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát năm …….. và kế hoạch kiểm tra giám sát năm ….
- Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị năm ……….. và kế hoạch năm …………..
- Thông qua Báo cáo tài chính năm …….. của Công ty …………. (Tên doanh nghiệp) được kiểm toán bởi Công ty Kiểm toán …………………
- Phương án phân phối lợi nhuận, trích lập các quỹ và cổ tức năm …… và dự kiến năm ………
- Thông qua việc chi trả thù lao của HĐQT, BKS đã chi trong năm ……..và kế hoạch chi trả năm……..
- Chọn đơn vị kiểm toán Báo cáo tài chính năm ……………..
5. Thời gian đăng ký và xác nhận tham dự Đại hội
Để chương trình Đại hội diễn ra tốt đẹp, đề nghị Quý Cổ đông vui lòng xác nhận tham dự Đại hội theo mẫu Giấy đăng ký dự họp. Trong trường hợp, Quý Cổ đông không trực tiếp tới dự họp có thể ủy quyền cho người Đại diện theo mẫu Giấy ủy quyền của Công ty.
Hình thức đăng ký:
Thư: Xin gửi về địa chỉ: ……………………………………………………………………
Điện thoại: ……………………………………………………………………
Thời hạn đăng ký: ……………………………………………………………………
Các Cổ đông hoặc người Đại diện được ủy quyền đến tham dự Đại hội vui lòng mang theo CMND, thẻ CCCD hoặc hộ chiếu (và bản gốc giấy ủy quyền nếu người tham dự được ủy quyền bởi Cổ đông) để đăng ký tư cách cổ đông tham dự.
Trân trọng thông báo và kính mời quý Cổ đông tham dự./.
Nơi nhận: - Như trên; - Thư ký HĐQT; - Lưu: VT, TTĐC, PC. | TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (Ký, ghi họ tên) |
Trên đây là mẫu Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần, nếu cần hỗ trợ thêm bạn đọc vui lòng liên hệ ngay với LuatVietnam.
