1. Quyết định thành lập văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, được thành lập nhằm mục đích hỗ trợ việc kinh doanh của công ty (ví dụ: liên hệ khách hàng, xúc tiến thương mại…). Theo Điểm l Khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị (HĐQT) có quyền quyết định việc mở văn phòng đại diện.
Theo Khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi thực hiện thủ tục này thì công ty phải thông báo bằng văn bản cho Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư, đồng thời nộp 01 bản Quyết định của HĐQT. Trong nội dung Quyết định phải thể hiện rõ ý chí thống nhất, phân công công việc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện (ví dụ: Xác định rõ văn phòng đại diện nằm ở đâu? Tên là gì? Ai là người đứng đầu?; Ai là người phụ trách thực hiện thủ tục?...).
Từ đây có thể thấy, Quyết định thành lập văn phòng đại diện là văn bản ghi nhận mọi vấn đề được thông qua trong cuộc họp của HĐQT xung quanh việc đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc này.
2. Mẫu Quyết định của HĐQT về việc thành lập văn phòng đại diện mới nhất
Là văn bản nội bộ ghi nhận sự thống nhất ý chí của cơ quan quản lý cấp cao trong công ty cổ phần, vừa là tài liệu dùng để nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nên nội dung Quyết định này phải thể hiện rõ ý chí thống nhất và phân công công việc liên quan đến thành lập văn phòng đại diện
(Ví dụ: Thông tin địa chỉ, tên, người đứng đầu văn phòng đại diện; Người được phân công thực hiện thủ tục...).
Dưới đây là mẫu Quyết định của HĐQT do LuatVietnam soạn thảo để thực hiện thủ tục và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền:
(Tên doanh nghiệp) _________ Số: ……. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM …, ngày ...... tháng ....... năm … |
QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
V/v: Thành lập văn phòng đại diện
__________
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
……… (Tên doanh nghiệp)
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Căn cứ Điều lệ ……………. (Tên doanh nghiệp);
- Căn cứ Biên bản cuộc họp số …….… của Hội đồng quản trị ………… (Tên doanh nghiệp), ngày ……../…...../……,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Thành lập văn phòng đại diện của Công ty với nội dung cụ thể như sau:
1.1. Tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng Việt: ………
Tên văn phòng đại diện viết bằng tiếng nước ngoài:………..
Tên văn phòng đại diện viết tắt:…………
1.2. Địa chỉ văn phòng đại diện:
.....................................................................................................
1.3. Nội dung hoạt động:
....................................................................................................
1.4. Người đứng đầu văn phòng đại diện
Họ và tên | : | .......................... Giới tính: ........... |
Ngày sinh | : | .........../......../........ Dân tộc: ......Quốc tịch: ...... |
CMND/CCCD/Hộ chiếu số | : | .................................. |
HK thường trú | : | .................................. |
Chỗ ở hiện tại | : | ................................... |
Điều 2: Ủy quyền
Hội đồng quản trị thảo luận và quyết định uỷ quyền cho người đại diện theo pháp luật của Công ty (Ông/ bà ………) được thay mặt Công ty ký các tài liệu, giấy tờ và thực hiện tất cả các thủ tục khác có liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của Công ty tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Ông/ bà ….. được quyền uỷ quyền cho một bên thứ ba thực hiện các nội dung công việc liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của Công ty với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Điều 3: Sửa đổi Điều lệ Công ty
Đại hội đã thảo luận, xem xét và thông qua việc sửa đổi Điều … (Điều luật có nội dung quy định về văn phòng đại diện của Công ty) của Điều lệ Công ty để ghi nhận nội dung thành lập văn phòng đại diện của Công ty trên đây.
Điều 4: Hiệu lực thi hành
Các Ông/Bà thành viên Hội đồng quản trị, (Tổng) Giám đốc Công ty, Trưởng phòng tài chính - Kế toán công ty và những người có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Nơi nhận: - Như Điều 2; - Cơ quan ĐKKD; - Lưu VP. | TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
|
3. Điều kiện thông qua Quyết định
Theo Khoản 12 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020, quyết định của Hội đồng quản trị đối với việc thành lập văn phòng đại diện được thông qua khi:
- Được đa số thành viên dự họp tán thành, hoặc;
- Điều lệ công ty quy định tỷ lệ khác cao hơn.
Trong trường hợp số phiếu ngang nhau, Chủ tịch Hội đồng quản trị là người ra quyết định cuối cùng.
Trên đây là mẫu Quyết định của HĐQT về việc thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần. Nếu còn câu hỏi hoặc có nhu cầu tìm hiểu các vấn đề pháp lý doanh nghiệp có liên quan, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
