Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị

1. Những nội dung cần có trong biên bản họp Hội đồng quản trị

Hiện nay pháp luật không có điều khoản nào định nghĩa về biên bản họp hội đồng quản trị trong công ty cổ phần, nhưng có thể hiểu, đây là “nhật ký” ghi lại diễn biến, ý kiến xuất hiện trong các cuộc họp hội đồng quản trị. Biên bản họp Hội đồng quản trị được phép hiển thị dưới dạng văn bản, ghi âm hoặc các hình thức điện tử khác.

Theo Khoản 2 Điều 158 Luật Doanh nghiệp mới nhất, khi lập biên bản họp Hội đồng quản trị, người lập phải ghi nhận đầy đủ những nội dung cơ bản sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Thời gian, địa điểm họp;
• Mục đích, chương trình và nội dung họp;
• Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;
• Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
• Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
• Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
• Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

2. Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị mới nhất

Bám sát vào quy định nêu trên, LuatVietnam xin gửi tới quý khách hàng Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị mới nhất:

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY…..
______

V/v: …(Tên vấn đề cần họp)

Hôm nay, vào hồi … giờ … phút, ngày ....../..../....., tại Công ty …………., Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số .............. do.........cấp lần đầu ngày ....../..../....., có địa chỉ tại........... (“sau đây gọi tắt là Công ty”) đã tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị (sau đây gọi tắt là “Cuộc họp”) với các nội dung chính như sau:            

I. Thành phần tham gia Cuộc họp

1. Thành viên Hội đồng quản trị

2. Chủ toạ Cuộc họp: ..........................  - Chủ tịch Hội đồng quản trị.

3. Thư ký Cuộc họp: ............................

II. Mục đích, chương trình nghị sự và các nội dung Cuộc họp

Cuộc họp này được triệu tập để thảo luận và quyết định các vấn đề sau đây:

1. Vấn đề thứ nhất

………………………

2. Vấn đề thứ hai

………………………

3. Vấn đề thứ ba:

………………………

4. …..

III. Diễn biến Cuộc họp

Trên cơ sở thảo luận và xem xét kỹ lưỡng, tất cả các thành viên tham gia đều có ý kiến với các nội dung được nêu ra tại Cuộc họp. Việc quyết định vấn đề này là thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị Công ty theo Điều lệ và pháp luật Việt Nam.

Vì vậy, Hội đồng quản trị cần biểu quyết thông qua các vấn đề trên.

IV. Tóm tắt ý kiến của các thành viên Hội đồng

1. Vấn đề thứ nhất

2. Vấn đề thứ hai

3. Vấn đề thứ ba

4. ….

V. Biểu quyết và các quyết định thông qua tại Cuộc họp

Các thành viên Hội đồng quản trị tham gia Cuộc họp đã nhất trí thông qua nội dung tại Mục II trên đây với nội dung cụ thể như sau:

VI. Những vấn đề đã được thông qua

Cùng với Biên bản này, Cuộc họp cũng đã nhất trí thông qua các Quyết định của Hội đồng quản trị quyết định về các nội dung nêu trên đây, cụ thể:

Trước khi kết thúc Cuộc họp, biên bản cuộc họp đã được Thư ký đọc trước cuộc họp của Hội đồng quản trị và các thành viên đã nhất trí với nội dung của Biên bản.

Cuộc họp kết thúc vào hồi ………. giờ ………… phút ngày …/…/….

Biên bản này là cơ sở để ban hành quyết định của Hội đồng quản trị. Biên bản này được lập thành … (…) bản có giá trị pháp lý như nhau.                                  

3. Một số lưu ý khi lập biên bản họp của Hội đồng quản trị

Theo nội dung Điều 158 Luật Doanh nghiệp 2020:

- Chủ tọa và Thư ký cuộc họp phải ký tên vào biên bản họp Hội đồng quản trị. Song, trong trường hợp những người này không ký với lý do nào đó (ví dụ: vì không đồng thuận với toàn bộ hoặc một số nội dung của biên bản) thì phải ghi nhận việc họ từ chối ký.

Nếu biên bản họp có đầy đủ nội dung theo quy định (trừ chữ ký) và được tất cả các thành viên còn lại của Hội đồng nhất trí thông qua thì biên bản vẫn được coi là có hiệu lực thi hành;

- Biên bản họp Hội đồng quản trị và những tài liệu có liên quan phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty;

- Doanh nghiệp có thể lập thêm biên bản họp bằng tiếng nước ngoài, hiệu lực của bản tiếng Việt và bản tiếng nước ngoài là ngang nhau. Tuy nhiên khi xuất hiện sự khác biệt trong nội dung giữa các bản thì áp dụng biên bản bằng tiếng Việt.

Trên đây là mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị xây dựng theo hướng dẫn tại Luật Doanh nghiệp mới nhất năm 2020. Nếu còn thắc mắc hoặc có nhu cầu tìm hiểu dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục pháp lý doanh nghiệp, xin mời quý khách hàng liên hệ LuatVietnam để biết thêm chi tiết.