1. Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là gì?
Căn cứ nội dung Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, Biên bản họp ĐHĐCĐ là văn bản ghi nhận nội dung cuộc họp tại cơ quan này (Ví dụ: thời gian, địa điểm họp, những người tham dự, chương trình họp, vấn đề được biểu quyết…). Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, ghi âm hoặc lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
Ngoài chức năng tóm tắt, tổng kết được gửi cho các cổ đông, Biên bản họp ĐHĐCĐ còn là tài liệu để cổ đông phổ thông thực hiện quyền sao chụp, tra cứu (Điều 115) hoặc nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Ví dụ: thực hiện thủ tục thay đổi tên công ty theo Điều 48 Nghị định 01/2021/NĐ-CP)…
2. Mẫu Biên bản họp ĐHĐCĐ công ty cổ phần mới nhất
Dưới đây là mẫu Biên bản họp ĐHĐCĐ do LuatVietnam xây dựng theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020:
CÔNG TY… ____
Số:…./BBH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM _________ Ngày…tháng…năm… |
BIÊN BẢN CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỎ ĐÔNG
CÔNG TY…..
(V/v: ……)
Hôm nay, hồi …h…p tại trụ sở CÔNG TY …, mã số doanh nghiệp:…, địa chỉ: …, chúng tôi gồm:
STT | Họ và tên/ Tên tổ chức | Số cổ phần nắm giữ (cổ phần) | Giá trị tương ứng (đồng) | Tỷ lệ /Tổng vốn điều lệ (%) | Hộ khẩu thường trú/ Địa chỉ trụ sở |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
Tổng số | … cổ phần | …đồng | … % |
| |
Sau khi bàn bạc và thảo luận các cổ đông tham gia phiên họp chiếm 100% cổ phần có quyền biểu quyết cùng nhất trí 100% ý kiến đối với những nội dung sau:
1. Bầu Chủ tọa và Thư ký cuộc họp
1.1 Chủ tọa
Đại hội đồng cổ đông công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Chủ toạ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Chủ toạ cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
1.2 Thư ký
Đại hội đồng cổ đông công ty nhất trí bầu Ông/Bà… làm Thư ký cuộc họp Đại hội đồng cổ đông công ty ngày .../…/…;
Ông/Bà… có quyền và nghĩa vụ của Thư ký cuộc họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của pháp luật và điều lệ Công ty.
Biểu quyết:
Ý kiến của ĐHĐCĐ | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
2. [Nội dung 2]:
……
Biểu quyết:
Ý kiến của ĐHĐCĐ | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
…. [Nội dung …]:
……
Biểu quyết:
Ý kiến của ĐHĐCĐ | Số phiếu biểu quyết | Tỷ lệ/Tổng số phiếu có quyền biểu quyết (%) |
Tán thành |
|
|
Không tán thành |
|
|
Không có ý kiến |
|
|
Tổng số | …phiếu | ….% |
…. Các quyết định được thông qua: …..
…. Thời điểm thực hiện việc thay đổi: Kể từ ngày được phòng đăng ký kinh doanh chấp thuận.
Các cổ đông công ty đại diện 100% vốn điều lệ biểu quyết tán thành với các nội dung biên bản.
Cuộc họp kết thúc vào hồi …h cùng ngày./.
CHỦ TỌA
| THƯ KÝ
|
3. Lưu ý khi xây dựng mẫu Biên bản họp ĐHĐCĐ
Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, khi xây dựng Biên bản họp của ĐHĐCĐ thì công ty cần lưu ý:
- Nếu Chủ tọa hoặc thư ký từ chối ký biên bản họp, nhưng biên bản có đầy đủ nội dung và chữ ký của tất cả thành viên HĐQT dự họp thì biên bản này vẫn được xem là có hiệu lực. Lúc này, trong biên bản cần ghi nhận rõ sự việc từ chối ký của Chủ tọa hoặc thư ký;
- Biên bản phải được gửi đến tất cả cổ đông trong vòng 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp;
- Biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông cũng như những giấy tờ có liên quan (ví dụ: Nghị quyết, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, tài liệu khác…) phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty. LuatVietnam khuyến khích khách hàng sao lưu thêm bản điện tử bên cạnh bản giấy.
Ngoài ra, khi cổ đông là pháp nhân cùng ký vào biên bản họp, chỉ cần có chữ ký của người đại diện phần vốn góp của cổ đông đó, không bắt buộc phải đóng dấu pháp nhân.
Trên đây là mẫu Biên bản họp ĐHĐCĐ của công ty cổ phần mới nhất theo Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu còn câu hỏi thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ LuatVietnam để được giải đáp chi tiết hơn trong thời gian sớm nhất.
