1. Việc bầu, miễn hoặc bãi nhiệm Chủ tịch HĐQT được quy định ra sao?
Khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ rõ, Hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý có toàn quyền nhân danh công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với công ty cổ phần (trừ các quyền, nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). Để điều phối và chịu trách nhiệm đối với bộ máy này thì công ty cần phải có Chủ tịch HĐQT.
Theo Khoản 1 từ Điều 156 đến Điều 158 Luật Doanh nghiệp, Chủ tịch HĐQT được bầu, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm bởi chính các thành viên của Hội đồng. Mọi ý kiến cũng như quyết định được đưa ra trong cuộc họp phải được lập thành văn bản.
Như vậy có thể kết luận, việc bầu, miễn hoặc bãi nhiệm Chủ tịch HĐQT sẽ thuộc thẩm quyền của các thành viên Hội đồng, ngoài ra mọi vấn đề có liên quan đến sự kiện này bắt buộc phải được ghi nhận lại và lập thành biên bản.
2. Mẫu Biên bản họp bầu, miễn, bãi nhiệm Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần
Dưới đây là mẫu Biên bản họp về việc bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 mới nhất hiện nay:
CÔNG TY… _____ Số: ……… | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM …, ngày ...... tháng ....... năm … |
BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY…..
___________
V/v: Bầu/miễn nhiệm/bãi nhiệm Chủ tịch hội đồng quản trị cho Công ty
Hôm nay, vào hồi … giờ … phút, ngày ....../..../....., tại Công ty …………., Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số .............. do.........cấp lần đầu ngày ....../..../....., có địa chỉ tại........... (“sau đây gọi tắt là Công ty”) đã tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị (sau đây gọi tắt là “Cuộc họp”) với các nội dung chính như sau:
I. Thành phần tham gia Cuộc họp
1. Thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT)
STT | Tên thành viên | Chức danh | Tình trạng | Lý do |
1 | ............. | Thành viên HĐQT | Có mặt/Vắng mặt |
|
2 | ............. | Thành viên HĐQT | Có mặt/Vắng mặt |
|
3 | CÔNG TY......... | Thành viên HĐQT | Có mặt/Vắng mặt |
|
Đại diện:......... | ||||
… |
|
|
|
|
TỔNG SỐ | ............ |
| ||
2. Chủ toạ Cuộc họp: ..........................
3. Thư ký Cuộc họp: ............................
II. Mục đích, chương trình nghị sự và các nội dung Cuộc họp
Cuộc họp này được triệu tập để thảo luận và quyết định bầu/miễn nhiệm/bãi nhiệm Ông/Bà................. với thông tin cụ thể sau đây giữ/thôi giữ chức Chủ tịch Hội đồng quản trị tại công ty kể từ ngày .......... tháng ........ năm .........:
Họ và tên | : ………………. |
Sinh ngày | : ...../....../....... Dân tộc: … Quốc tịch: … |
CMND/CCCD/Hộ chiếu số | : ..........do …cấp ngày .../…/.... |
Hộ khẩu thường trú | : …............. |
Chỗ ở hiện tại | : …................ |
III. Tóm tắt ý kiến của các thành viên Hội đồng
Sau khi thảo luận và thông qua các vấn đề phát sinh trong cuộc họp, Hội đồng quản trị đã đi đến thống nhất và biểu quyết.
IV. Kết quả biểu quyết
Các thành viên Hội đồng quản trị tham gia Cuộc họp đã nhất trí thông qua nội dung tại Mục II trên đây với nội dung cụ thể như sau:
STT | NỘI DUNG | ĐỒNG Ý | KHÔNG ĐỒNG Ý | PHIẾU TRẮNG |
1 | Bầu/miễn nhiệm/bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị | …/… phiếu | …/… phiếu | …/… phiếu |
V. Những vấn đề đã được thông qua
Cùng với Biên bản này, Cuộc họp cũng đã nhất trí thông qua các Quyết định của Hội đồng quản trị quyết định về các nội dung nêu trên đây, cụ thể:
STT | NỘI DUNG | TỶ LỆ BIỂU QUYẾT |
1 | Bầu/miễn nhiệm/bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị | …..% |
Trước khi kết thúc Cuộc họp, biên bản cuộc họp đã được Thư ký đọc trước cuộc họp của Hội đồng quản trị và các thành viên đã nhất trí với nội dung của Biên bản.
Cuộc họp kết thúc vào hồi ………. giờ ………… phút ngày …/…/….
Biên bản này là cơ sở để ban hành quyết định của Hội đồng quản trị. Biên bản này được lập thành … (…) bản có giá trị pháp lý như nhau.
CHỦ TỌA | THƯ KÝ |
3. Lưu ý khi lập, quản lý Biên bản họp của doanh nghiệp
Trên thực tế, còn nhiều doanh nghiệp lúng túng trong việc lưu giữ tài liệu nội bộ nói chung và các biên bản ghi nhận nội dung cuộc họp nói riêng, do vậy, dựa trên nội dung Luật Doanh nghiệp, chúng tôi khuyến nghị:
- Biên bản họp của HĐQT phải lập bằng tiếng Việt, có thể ghi âm, ghi hoặc lưu lại dưới các hình thức điện tử khác (Khoản 1 Điều 158);
- Biên bản sẽ do Chủ tọa, người ghi biên bản (Thư ký) hoặc những người ký tên khác ký và phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản;
- Trường hợp những đối tượng nêu trên từ chối ký biên bản họp thì trong nội dung biên bản phải ghi nhận sự việc này. Nếu có thiệt hại cho công ty phát sinh do sự từ chối của Chủ tọa, Thư ký phiên họp hoặc những người ký tên khác thì những người này phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại xảy ra (Khoản 2 Điều 158);
- Biên bản họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty (Khoản 4 Điều 158), do vậy để hạn chế tối đa việc thất lạc hồ sơ thì nhân viên quản lý tài liệu, hồ sơ cần sao lưu biên bản họp thành nhiều bản với nhiều hình thức (Ví dụ: scan, chụp ảnh, photocopy…).
Trên đây là mẫu Biên bản họp bầu, miễn, bãi nhiệm Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần theo pháp luật doanh nghiệp mới nhất hiện nay. Nếu còn thắc mắc, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam trong thời gian sớm nhất để được hỗ trợ và tư vấn thêm.
