Biên bản họp của HĐQT về việc tạm ngừng kinh doanh

1. Vì sao trong hồ sơ tạm ngừng doanh nghiệp cần có biên bản họp HĐQT?

Căn cứ nội dung Khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị (HĐQT) có toàn quyền quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ nhân danh chính công ty đó (trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc về Đại hội đồng cổ đông).

Việc để công ty tạm ngừng hay không chính là một phần trong chiến lược, kế hoạch kinh doanh thuộc thẩm quyền quyết định của HĐQT theo Khoản 2 Điều 153 Luật Doanh nghiệp. Đồng thời tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty phải có Biên bản họp của HĐQT ghi nhận lý do, thời gian tạm ngừng và nghĩa vụ cần thực hiện trong thời gian tạm ngừng (nếu có) khi làm thủ tục.

Từ đây có thể kết luận, Biên bản họp HĐQT trong hồ sơ tạm ngừng hoạt động của công ty là tài liệu bắt buộc, vì đó là căn cứ thể hiện ý chí của cơ quan quản lý cấp cao trong công ty cổ phần với quyết định nêu trên.

2. Mẫu Biên bản họp của HĐQT về việc tạm ngừng kinh doanh

Dưới đây là mẫu Biên bản họp dành cho HĐQT họp bàn quyết định tạm ngừng kinh doanh công ty cổ phần bạn đọc có thể tham khảo và sử dụng:

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY…..
^{_____________}

V/v: Tạm ngừng hoạt động Công ty

Hôm nay, vào hồi … giờ … phút, ngày ....../..../....., tại Công ty …………., Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số .............. do.........cấp lần đầu ngày ....../..../....., có địa chỉ tại........... (“sau đây gọi tắt là Công ty”) đã tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị (sau đây gọi tắt là “Cuộc họp”) với các nội dung chính như sau:

I. Thành phần tham gia Cuộc họp

1. Thành viên HĐQT

2. Chủ toạ Cuộc họp: ..........................  - Chủ tịch Hội đồng quản trị.

3. Thư ký Cuộc họp: ............................

II. Mục đích, chương trình nghị sự và các nội dung Cuộc họp

Cuộc họp này được triệu tập để thảo luận và quyết định các vấn đề sau đây:

1. Vấn đề thứ nhất: Tạm ngừng hoạt động Công ty

- Thời hạn tạm ngừng: ….;

- Lý do tạm ngừng: ….

2. Vấn đề thứ hai: Xử lý công việc trong thời gian tạm ngừng

Trong khoảng thời gian tạm ngừng, Công ty cam kết:

• Nộp thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp còn nợ (nếu có);
• Thanh toán nợ tồn đọng;
• Nếu không có thỏa thuận khác, công ty phải hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động.

3. Vấn đề thứ ba: Phân công thực hiện

Bộ phận Pháp chế, Nhân sự, Sản xuất – Kinh doanh và những bộ phận khác có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh và các công việc nêu trên theo đúng thẩm quyền và đúng quy định pháp luật.

III. Diễn biến Cuộc họp

Trên cơ sở thảo luận và xem xét kỹ lưỡng, tất cả các thành viên tham gia đều có ý kiến nhất trí với các nội dung được nêu ra tại Cuộc họp. Việc quyết định vấn đề này là thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị Công ty theo Điều lệ và pháp luật Việt Nam.

Vì vậy, Hội đồng quản trị cần biểu quyết thông qua các vấn đề trên.

IV. Tóm tắt ý kiến của các thành viên Hội đồng

1. Vấn đề thứ nhất: Tạm ngừng hoạt động Công ty

2. Vấn đề thứ hai: Xử lý công việc trong thời gian tạm ngừng

3. Vấn đề thứ ba: Phân công thực hiện

V. Biểu quyết và các quyết định thông qua tại Cuộc họp

Các thành viên Hội đồng quản trị tham gia Cuộc họp đã nhất trí thông qua nội dung tại Mục II trên đây với nội dung cụ thể như sau:

VI. Những vấn đề đã được thông qua

Cùng với Biên bản này, Cuộc họp cũng đã nhất trí thông qua các Quyết định của Hội đồng quản trị quyết định về các nội dung nêu trên đây, cụ thể:

Trước khi kết thúc Cuộc họp, biên bản cuộc họp đã được Thư ký đọc trước cuộc họp của Hội đồng quản trị và các thành viên đã nhất trí với nội dung của Biên bản.

Cuộc họp kết thúc vào hồi ………. giờ ………… phút ngày …/…/….

Biên bản này là cơ sở để ban hành quyết định của Hội đồng quản trị. Biên bản này được lập thành … (…) bản có giá trị pháp lý như nhau.

3. Một số lưu ý khi tạm ngừng doanh nghiệp

Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, các doanh nghiệp cần lưu ý:

- Theo Khoản 3 Điều 206 Luật Doanh nghiệp 2020, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được phép bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không ký hợp đồng mới hoặc xuất hóa đơn nhưng vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ:

• Nộp thuế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp còn nợ;
• Thanh toán nợ tồn đọng;
• Nếu không có thỏa thuận khác, công ty phải hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng và người lao động.

- Căn cứ Khoản 3 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 65/2020/TT-BTC), trong trường hợp tạm ngừng hoạt động trọn vẹn năm tài chính (từ 01/01 - 31/12), công ty sẽ được miễn thuế môn bài và không phải nộp các loại tờ khai thuế nếu đáp ứng được các điều kiện:

• Gửi thông báo tạm ngừng hoạt động trước ngày 30/01;
• Chưa nộp lệ phí môn bài đối với năm tạm ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Trên đây là mẫu Biên bản họp của HĐQT về việc tạm ngừng kinh doanh. Nếu còn câu hỏi hoặc có nhu cầu tìm hiểu dịch vụ thực hiện thủ tục pháp lý doanh nghiệp theo ủy quyền, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được tư vấn và hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.