Biên bản họp HĐQT về thay đổi người đại diện theo pháp luật

1. Hội đồng quản trị (HĐQT) họp bàn thay đổi người đại diện công ty trong trường hợp nào?

Theo Khoản 1 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2020:

1. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

Bên cạnh đó, cũng tại Khoản 2 Điều 138 Luật này:

2. Đại hội đồng cổ đông có quyền và nghĩa vụ sau đây:

[…]

đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

[…]

Đồng thời, xét nội dung quy định Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ta thấy: nếu việc thay đổi người đại diện không dẫn đến thay đổi nội dung Điều lệ thì người thực hiện thủ tục phải nộp kèm 01 bản sao Biên bản họp của HĐQT để thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Như vậy có thể kết luận, HĐQT có quyền họp bàn thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi việc thay đổi không tác động đến nội dung Điều lệ.

2. Mẫu Biên bản họp HĐQT về thay đổi người đại diện theo pháp luật

Công ty cổ phần có thể tham khảo Mẫu Biên bản họp của HĐQT dưới đây để thực hiện thủ tục:

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY....
____________

V/v: Thay đổi người đại diện theo pháp luật  

Hôm nay, vào hồi … giờ … phút, ngày....... tháng....... năm ……, tại Công ty …………. (Tên doanh nghiệp), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số .............. do.............. cấp lần đầu ngày ......tháng ........ năm ......., có địa chỉ tại................... (sau đây gọi tắt là “Công ty”) đã tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị (sau đây gọi tắt là “Cuộc họp”) với các nội dung chính như sau:

I. Thành phần tham gia Cuộc họp

1. Thành viên Hội đồng quản trị tham gia

2. Chủ toạ Cuộc họp: Ông/ bà ............. - Chủ tịch Hội đồng quản trị

3. Thư ký cuộc họp: Ông/ bà .............

II. Mục đích, chương trình nghị sự và các nội dung cuộc họp

Cuộc họp này được triệu tập để thảo luận và quyết định các vấn đề sau đây:

1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

1.1 Người đại diện theo pháp luật cũ:

1.2 Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi:

2. Phân công thực hiện thủ tục

Hội đồng quản trị giao cho ông/bà ……. tiến hành thực hiện thủ tục theo đúng quy định pháp luật.

III. Diễn biến cuộc họp

Trên cơ sở thảo luận và xem xét kỹ lưỡng, tất cả các thành viên tham gia đều đưa ra ý kiến với các nội dung được nêu ra tại Cuộc họp. Việc quyết định vấn đề này là thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị theo Điều lệ của Công ty và pháp luật Việt Nam.

Vì vậy, Hội đồng quản trị của Công ty cần biểu quyết thông qua các vấn đề trên.   

IV. Tóm tắt ý kiến của các thành viên Hội đồng

Các thành viên của Hội đồng quản trị có ý kiến như sau:

1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

2. Phân công thực hiện thủ tục

V. Biểu quyết và các quyết định thông qua tại Cuộc họp

Các thành viên Hội đồng quản trị tham gia Cuộc họp đã nhất trí thông qua nội dung tại Mục II trên đây với nội dung cụ thể như sau:

VI. Những vấn đề đã được thông qua

Cùng với Biên bản này, Cuộc họp cũng đã nhất trí thông qua các Quyết định của Hội đồng quản trị quyết định về các nội dung nêu trên đây, cụ thể:

Trước khi kết thúc Cuộc họp, biên bản họp đã được Thư ký đọc trước cuộc họp của Hội đồng quản trị và các thành viên đã nhất trí với nội dung của Biên bản.

Cuộc họp kết thúc vào hồi ………. giờ ………… phút ngày …/…/….          

Biên bản này là cơ sở để ban hành quyết định của Hội đồng quản trị. Biên bản này được lập thành … (…) bản có giá trị pháp lý như nhau.

Trên đây là mẫu Biên bản họp HĐQT về thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nếu còn thắc mắc cần hỗ trợ hoặc có nhu cầu thuê dịch vụ thực hiện thủ tục pháp lý doanh nghiệp theo ủy quyền, xin mời quý khách hàng liên hệ với LuatVietnam để trao đổi chi tiết hơn.