Thủ tục pháp lý doanh nghiệpThủ tục đăng ký nhãn hiệu trong công ty cổ phần có bắt buộc phải thực hiện không? Tốn nhiều chi phí không? Hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
1. Những điều cần biết về nhãn hiệu
1.1 Nhãn hiệu là gì?
Theo nội dung khoản 16 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (đã được sửa đổi bổ sung bởi Khoản 2 Điều 1 Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi năm 2009), nhãn hiệu là tổng hợp những dấu hiệu (từ ngữ, chữ cái, hình ảnh, màu sắc…) được dùng để phân biệt hàng hóa, dịch vụ cùng loại giữa các tổ chức/cá nhân kinh doanh khác nhau.
1.2 Lợi ích khi đăng ký bảo hộ đối với nhãn hiệu
Pháp luật không yêu cầu các công ty/tổ chức kinh doanh phải làm thủ tục đăng ký, nhưng xét về lợi ích lâu dài, đây là việc rất nên làm nếu doanh nghiệp muốn mở rộng, phát triển hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, trong thời ký hội nhập quốc tế sâu rộng, việc bảo hộ nhãn hiệu bằng pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp:
- Hợp pháp hóa quyền sở hữu đối với nhãn hiệu trong vòng 10 năm;
- Hạn chế tình trạng cạnh tranh không lành mạnh, gây tổn hại đến việc kinh doanh của doanh nghiệp;
- Giúp người tiêu dùng phân biệt nhãn hiệu, hàng hóa của công ty với các đối thủ cạnh tranh khác.
2. Điều kiện để nhãn hiệu được bảo hộ
Từ định nghĩa nêu trên, có thể nhận thấy, nhãn hiệu được bảo hộ phải có những đặc điểm sau:
- Nhìn thấy bằng mắt thường được;
- Có khả năng phân biệt.
Trong đó, khả năng phân biệt là đặc tính cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp phải lưu tâm trong quá trình lên ý tưởng, lựa chọn và thiết kế/định hình nhãn hiệu hàng hóa. Bởi theo Khoản 1 Điều 74 Luật Sở hữu trí tuệ 2005, một nhãn hiệu được coi là có khả năng phân biệt nếu được tạo nên từ các yếu tố:
- Dễ nhận biết;
- Dễ ghi nhớ;
- Không thuộc các trường hợp được coi là không có khả năng phân biệt được nêu tại Khoản 2 Điều 74 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (được sửa đổi, bổ sung bởi Khoản 22 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Sở hữu trí tuệ năm 2022 và có hiệu lực từ 01/01/2023).
3. Quy trình đăng ký nhãn hiệu
Để thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước sau:
Bước 1. Tra cứu sơ bộ
Việc tra cứu nhãn hiệu sơ bộ trước khi nộp hồ sơ nhằm giúp công ty đánh giá lại ý tưởng/thiết kế nhãn hiệu của mình (đã trùng hoặc gây nhầm lẫn với cá nhân, tổ chức nào khác cho cùng loại sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự hay chưa).
Ngoài ra, việc tiến hành tra cứu khả năng đăng ký nhãn hiệu còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí khi đăng ký và giảm thiểu rủi ro.
Công ty cổ phần có thể tự tra cứu thông tin về các nhãn hiệu đã có chủ sở hữu hoặc đã được nộp đơn đăng ký tại:
- Cơ sở dữ liệu điện tử về nhãn hiệu hàng hoá công bố trên mạng Internet (http://iplib.noip.gov.vn/WebUI/WSearch.php).
- Công báo Sở hữu công nghiệp của Cục Sở hữu trí tuệ;
- Đăng bạ quốc gia và Đăng bạ quốc tế về nhãn hiệu hàng hoá.
Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu
Trong quá trình tra cứu, nếu nhận thấy nhãn hiệu không trùng, tương tự hoặc gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã được đăng ký của cá nhân/doanh nghiệp khác thì công ty nộp hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu ngay để có lợi thế ưu tiên do nộp sớm. Hồ sơ này được nộp tại:
- Trụ sở chính của Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội: số 386 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội;
- Văn phòng đại diện của Cục tại Đà Nẵng: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, TP. Đà Nẵng.
- Văn phòng đại diện của Cục tại TP. Hồ Chí Minh: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
Hình thức nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp có thể chọn một trong các hình thức nộp hồ sơ dưới đây:
- Nộp hồ sơ online (Xem thêm: Đăng ký nhãn hiệu online: Hướng dẫn chi tiết thủ tục);
- Nộp bản giấy trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới một trong ba địa chỉ nêu trên.
Bước 3: Thẩm định hình thức
Trong vòng 01 tháng kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiến hành thẩm định hình thức. Nếu hồ sơ tồn tại một trong số các thiết sót sau thì công ty phải sửa đổi, hoàn thiện hồ sơ:
- Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức quy định tại Điểm 7.2 Thông tư 01/2007/TT-BKHCN:
- Một hoặc một số tài liệu nộp kèm không có đủ số bản theo yêu cầu;
- Đơn không thoả mãn tính thống nhất;
- Đơn không đáp ứng các yêu cầu về hình thức trình bày;
- Đơn đăng ký nhãn hiệu không ghi rõ loại nhãn hiệu được đăng ký, thiếu bản dịch tài liệu hưởng quyền ưu tiên (nếu cần); thiếu phần mô tả nhãn hiệu; kết quả phân nhóm hàng hoá, dịch vụ không chính xác;
- Thông tin về người nộp đơn tại các tài liệu không thống nhất với nhau hoặc bị tẩy xoá hoặc không được xác nhận theo đúng quy định...
- Chưa nộp đủ lệ phí nộp đơn và lệ phí công bố đơn;
- Không có giấy uỷ quyền hoặc giấy uỷ quyền không hợp lệ (nếu đơn nộp thông qua đại diện).
Bước 4. Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo
- Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ cấp Văn bằng bảo hộ, ghi nhận thông tin tại Công báo của Cục.
- Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu, Cục ra thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung và nêu rõ lý do, căn cứ pháp lý. Đồng thời, trong nội dung thông báo, Cục sẽ ấn định khoảng thời gian 01 tháng để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ hoặc nêu ý kiến phản hồi.
Nếu hết thời gian nêu trên, doanh nghiệp không sửa hồ sơ hoặc sửa không đạt yêu cầu; không đưa ra phản hồi hoặc có đưa ra phản hồi nhưng nội dung phản hồi không xác đáng thì Cục Sở hữu trí tuệ từ chối cấp văn bằng bảo hộ.
5. Hồ sơ bảo hộ nhãn hiệu doanh nghiệp cần chuẩn bị
5.1 Hồ sơ đăng ký bảo hộ nhãn hiệu
Để đơn đăng ký bảo hộ nhãn hiệu được Cục Sở hữu trí tuệ tiếp nhận, doanh nghiệp phải nộp tối thiểu các tài liệu sau đây:
- 02 bản Tờ khai đăng ký nhãn hiệu;
- Mẫu nhãn hiệu (7 bản), trong đó: 02 mẫu nhãn hiệu dán lên 02 bản tờ khai, 05 bản ghim vào hồ sơ;
- Danh mục hàng hoá, dịch vụ mang nhãn hiệu;
- Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (nếu công ty chọn hình thức nộp phí, lệ phí qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp vào tài khoản của Cục Sở hữu trí tuệ).
Ngoài các tài liệu trên, thì tùy từng trường hợp, công ty cổ phần cần bổ sung các tài liệu khác như sau:
- Đối với nhãn hiệu tập thể/Nhãn hiệu chứng nhận: Nộp thêm Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể hoặc Quy chế sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
- Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (trong trường hợp nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm, nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý);
- Bản đồ khu vực địa lý (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương hoặc nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm);
- Theo Điểm 37.7.a của Thông tư 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung bởi Điểm h Khoản 31 Điều 1 Thông tư số 16/2016/TT-BKHCN), đối với nhãn hiệu nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương thì phải nộp kèm Văn bản cho phép đăng ký nhãn hiệu của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền người khác thực hiện công việc;
- Tài liệu xác nhận được phép sử dụng các dấu hiệu đặc biệt (biểu tượng, cờ, huy hiệu, con dấu…);
- Tài liệu chứng minh quyền đăng ký, nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đó của người khác;
- Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nếu có yêu cầu hưởng quyền ưu tiên.
- Và các tài liệu bổ trợ khác (nếu có).
5.2 Hồ sơ yêu cầu cấp phó bản văn bằng bảo hộ
Đối với trường hợp nhãn hiệu thuộc sở hữu chung, cần lưu ý:
- Văn bằng bảo hộ sẽ chỉ được cấp cho người đầu tiên trong danh sách những người nộp đơn chung, do vậy, doanh nghiệp nên đánh dấu "X" vào nội dung yêu cầu cấp phó văn bằng bảo hộ đối với các chủ đơn khác trong tờ khai đăng ký để Cục sở hữu trí cấp văn bằng bảo hộ theo đúng yêu cầu.
- Ngoài ra, trong trường hợp các chủ sở hữu khác muốn được cấp phó văn bằng bảo hộ sau khi nộp đơn đăng ký thì có thể làm đơn yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản văn bằng bảo hộ, đồng thời nộp phí và lệ phí theo quy định.
Để được cấp phó bản văn bằng bảo hộ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau đây:
- Tờ khai cấp phó bản văn bằng bảo hộ đối với nhãn hiệu;
- Mẫu nhãn hiệu (7 bản).
- Giấy ủy quyền đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền người nộp hồ sơ;
- Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí (nếu doanh nghiệp nộp phí, lệ phí trực tiếp vào tài khoản của Cục Sở hữu trí tuệ hoặc nộp qua bưu điện).
6. Hướng dẫn nộp phí, lệ phí bảo hộ nhãn hiệu
Theo Biểu phí, lệ phí ban hành kèm theo Thông tư 263/2016/TT-BTC, để làm thủ tục bảo hộ nhãn hiệu, công ty cổ phần phải nộp:
- Phí nộp và công bố đơn: 270.000 VNĐ/đơn;
- Phí phải nộp đối với nhóm 6 sản phẩm dịch vụ: 730.000 VNĐ/nhóm;
- Nếu bảo hộ nhãn hiệu cho sản phẩm/dịch vụ từ thứ 7 trở đi trong 1 nhóm: 150.000 VNĐ/sản phẩm.
Đồng thời, doanh nghiệp có quyền lựa chọn một trong số những hình thức nộp phí, lệ phí sau:
- Nộp trực tiếp khi đi nộp hồ sơ;
- Chuyển khoản trực tiếp cho Cục Sở hữu trí tuệ;
- Nộp tiền thông qua dịch vụ bưu điện.
*Lưu ý: Cả nước có 3 nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký nhãn hiệu. Doanh nghiệp ở khu vực nào (miền Bắc, miền Trung hoặc miền Nam) thì nộp hồ sơ và lệ phí ở đó. Dưới đây là thông tin số tài khoản nộp tiền tại Kho bạc công ty cần biết nếu muốn nộp phí, lệ phí online:
- Tài khoản kho bạc của Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội:
- Tên tài khoản: Văn phòng Cục Sở hữu trí tuệ
- Số tài khoản: 3511.0.1054889.00000
- Tại: Kho bạc Nhà nước Thanh Xuân
- Tài khoản kho bạc của Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ khu vực miền Trung:
- Tên tài khoản: Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại Thành phố Đà Nẵng
- Số tài khoản: 3511.0.1093215.00000
- Tại: Kho bạc Nhà nước Thành phố Đà Nẵng
- Tài khoản kho bạc của Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ khu vực miền Nam:
- Tên tài khoản: Văn phòng đại diện Cục Sở hữu trí tuệ tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Số tài khoản: 3511.0.1093216.00000
- Tại: Kho bạc Nhà nước Quận 3