Quyết định 4283/QĐ-UBND Hà Nội 2021 quy trình nội bộ giải quyết TTHC lĩnh vực hội nghị, hội thảo quốc tế

1

Mục đích

Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến việc xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Giám đốc Sở Ngoại vụ (theo ủy quyền của Chủ tịch Thành phố tại Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội).

2

Phạm vi

-  Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc các trường hợp nêu tại Mục 1 và Mục 2.1

-  Áp dụng với các đối tượng: (1) Doanh nghiệp thuộc tất cả các loại hình hoạt động hợp pháp tại Việt Nam do UBND Thành phố cho phép hoạt động, ngoại trừ loại hình doanh nghiệp nhà nước, công ty TNHH nhà nước một thành viên thuộc thành phố Hà Nội; (2) Cán bộ, công chức thuộc Sở Ngoại vụ Hà Nội khi tham gia thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng của quy trình.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sở pháp lý

-  Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 825/BNG-CNV ngày 10/3/2020 của Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.

-  Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

-  Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội.

-  Quyết định 5098/QĐ-UBND ngày 12/11/2020 của UBND thành phố Hà Nội công bố danh mục TTHC mới, TTHC bị bãi bỏ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ Hà Nội

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản

sao

Công văn xin phép tổ chức tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

x

Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Kèm dự thảo các bài phát biểu, trình bày và tài liệu dự kiến phát tại hội nghị, hội thảo quốc tế. Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị)

x

Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu

x

Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ hồ sơ

3.4

Thời gian xử lý

-  Không quy định. Sở Ngoại vụ giải quyết kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

-  Trường hợp xét thấy hồ sơ không đầy đủ và/hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm gửi văn bản đến Đơn vị tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ) để thông báo trả hồ sơ hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ cần thiết.

-  Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu Mẫu/Kết quả

B1

Nộp hồ sơ. Thời hạn ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Cá nhân, tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ và ghi giấy tiếp nhận, hẹn trả

Bộ phận một cửa - Sở Ngoại vụ Hà Nội

Giờ hành chính

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

B3

Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn

Bộ phận một cửa - Sở Ngoại vụ Hà Nội

1/2 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng Lễ tân

1/2 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ

* Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện và/hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ thông báo bằng văn bản đến Đơn vị tổ chức.

Phòng Lễ tân/Lãnh đạo Sở

03 ngày

Thông báo về việc bổ sung hồ sơ;

Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết;

B6

Lấy ý kiến bằng văn bản của Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan

Phòng Lễ tân /Lãnh đạo Sở

02 ngày

Công văn của Sở Ngoại vụ xin ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan

B7

Công an Thành phố, UBND quận/huyện (nơi tổ chức hội nghị, hội thảo), các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến bằng văn bản

Các cơ quan liên quan

15 ngày

Văn bản các cơ quan liên quan

B8

Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến trả lời của các cơ quan, đơn vị liên quan; tham mưu trình Giám đốc Sở xem xét, quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Phòng Lễ tân / Lãnh đạo Sở

02 ngày

Công văn của Sở Ngoại vụ về việc đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

B9

Liên hệ, trả kết quả cho Đơn vị tổ chức

Bộ phận một cửa - Sở Ngoại vụ Hà Nội

Giờ hành chính

Công văn của Sở Ngoại vụ

B10

Thống kê và theo dõi

Chuyên viên Sở Ngoại vụ có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị vào sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC

Chuyên viên Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

-Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc (tại Sở).

-  Sổ theo dõi kết quả xử lý công việc.

- Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC.

4

BIỂU MẪU

1. Mẫu Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

2.  Mẫu Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

3.  Mẫu Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế

4.  Danh mục các hội nghị, hội thảo quốc tế cần các văn bản theo quy định pháp luật chuyên ngành

5.  Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

6.  Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

7.  Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

8.  Mẫu Công văn trả lời Đơn vị tổ chức

9.  Mẫu Sổ theo dõi kết quả xử lý công việc

10.  Mẫu Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC

1

Mục đích

Quy định trình tự, trách nhiệm và phương pháp tiếp nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến việc xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ

2

Phạm vi

-  Áp dụng đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế sau: (1) Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế; (2) Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền an ninh quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

-  Áp dụng đối với các đối tượng sau: (1) UBND thành phố Hà Nội; các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thành phố Hà Nội; (2) Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do UBND thành phố Hà Nội cho phép hoạt động, trừ các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách ban hành kèm theo Quyết định số 350/QĐ-BNV ngày 25/5/2020 của Bộ Nội vụ; (3) Cán bộ, công chức thuộc Sở Ngoại vụ Hà Nội khi tham gia thực hiện các thủ tục thuộc phạm vi áp dụng của quy trình.

3

Nội dung quy trình

3.1

Cơ sử pháp lý

-  Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và Công văn số 825/BNG-CNV ngày 10/3/2020 của Bộ Ngoại giao về việc đính chính Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg.

-  Quyết định số 729/QĐ-BNG ngày 10/4/2020 của Bộ Ngoại giao về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.

-  Quyết định số 04/2021/QĐ-UBND ngày 01/4/2021 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền của thành phố Hà Nội.

-  Quyết định 5098/QĐ-UBND ngày 12/11/2020 của UBND thành phố Hà Nội công bố danh mục TTHC mới, TTHC bị bãi bỏ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ Hà Nội.

3.2

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế, trong đó nêu rõ lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí tổ chức.

x

3.3

Số lượng hồ sơ

01 bộ hồ sơ

3.4

Thời gian xử lý

-  Không quy định. Sở Ngoại vụ giải quyết kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

-  Trường hợp xét thấy hồ sơ không đầy đủ và/hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm gửi văn bản đến Đơn vị tổ chức trong vòng 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhận hồ sơ) để thông báo trả hồ sơ hoặc đề nghị bổ sung hồ sơ cần thiết.

-  Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.

3.5

Nơi tiếp nhận và trả kết quả

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ

3.6

Lệ phí

Không

3.7

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/Kết quả

B1

Nộp hồ sơ. Thời hạn ít nhất là 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Cá nhân, tổ chức

Giờ hành chính

Theo mục 3.2

B2

Tiếp nhận hồ sơ và ghi giấy tiếp nhận, hẹn trả

Bộ phận một cửa - Sở Ngoại vụ Hà Nội

Giờ hành chính

Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

B3

Chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn

Bộ phận một cửa - Sở Ngoại vụ Hà Nội

1/2 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B4

Phân công xử lý hồ sơ

Lãnh đạo Phòng Lễ tân

1/2 ngày

Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

B5

Nghiên cứu, thẩm định hồ sơ

* Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện và/hoặc không hợp lệ, Sở Ngoại vụ thông báo bằng văn bản đến Đơn vị tổ chức.

Phòng Lễ tân/Lãnh đạo Sở

03 ngày

Thông báo về việc bổ sung hồ sơ;

Thông báo về việc hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết;

B6

Tham mưu UBND Thành phố lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, các cơ quan, địa phương liên quan

Phòng Lễ tân / Lãnh đạo Sở

03 ngày

-Tờ trình của Sở Ngoại vụ báo cáo, tham mưu UBND Thành phố lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan - Dự thảo công văn của UBND Thành phố lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị liên quan

B7

Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, các cơ quan, địa phương liên quan cho ý kiến bằng văn bản

Các cơ quan liên quan

15 ngày

Văn bản các cơ quan liên quan

B8

UBND Thành phố nhận văn bản trả lời của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, các cơ quan, địa phương liên quan và chuyển Sở Ngoại vụ tổng hợp, tham mưu xử lý.

* Trường hợp Sở Ngoại vụ trực tiếp nhận được văn bản trả lời của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, các cơ quan, địa phương liên quan thì chủ động thực hiện bước kế tiếp (B9)

UBND Thành phố

03 ngày

Phiếu chuyển văn bản của Văn phòng UBND Thành phố

B9

Phòng chuyên môn tổng hợp ý kiến của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an, cơ quan, địa phương liên quan; dự thảo tờ trình của Sở Ngoại vụ báo cáo, tham mưu UBND Thành phố trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

Phòng Lễ tân /Lãnh đạo Sở

02 ngày

- Tờ trình của Sở Ngoại vụ báo cáo, tham mưu UBND Thành phố trình Thủ tướng Chính phủ xem xét chủ trương cho phép đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;

-   Dự thảo công văn của UBND Thành phố báo cáo Thủ tướng Chính phủ

B10

UBND Thành phố xem xét, duyệt ký công văn báo cáo Thủ tướng Chính phủ

UBND Thành phố

03-05 ngày

Công văn của UBND Thành phố

B11

Ý kiến của Thủ tướng Chính phủ (chấp thuận hoặc không chấp thuận)

Văn phòng Chính phủ

Không quy định (dự kiến trong 07 ngày)

Công văn của Văn phòng Chính phủ

B12

Sau khi nhận được ý kiến của Thủ tướng Chính phủ, UBND Thành phố chuyển công văn về Sở Ngoại vụ để tham mưu, dự thảo công văn của UBND Thành phố trả lời Đơn vị tổ chức

Văn phòng UBND Thành phố

03 ngày

Phiếu chuyển văn bản

B13

Phòng chuyên môn tham mưu Lãnh đạo Sở trình UBND Thành phố ký công văn thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ đến Đơn vị tổ chức

Phòng Lễ tân /Lãnh đạo Sở

02 ngày

-Tờ trình của Sở Ngoại vụ trình UBND Thành phố ký công văn thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ

- Dự thảo công văn của UBND Thành phố thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ

B14

UBND Thành phố duyệt ký công văn, chuyển về Sở Ngoại vụ để trả kết quả cho Đơn vị tổ chức

UBND Thành phố

03 ngày

Công văn của UBND Thành phố thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ về chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

B15

Khi nhận được công văn của UBND Thành phố, Sở Ngoại vụ liên hệ, trả kết quả cho Đơn vị tổ chức

Bộ phận một cửa - Sở Ngoại vụ Hà Nội

Giờ hành chính

Công văn của UBND Thành phố

B16

Thống kê và theo dõi

Chuyên viên Sở Ngoại vụ có trách nhiệm thống kê các TTHC thực hiện tại đơn vị vào Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC

Chuyên viên Bộ phận TN&TKQ

Giờ hành chính

-Phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc (tại Sở).

-  Sổ theo dõi kết quả xử lý công việc.

- Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC.

4

BIỂU MẪU

1. Công văn xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, trong đó nêu rõ lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham dự và dự kiến nguồn kinh phí (không có mẫu)

2.  Danh mục các hội nghị, hội thảo quốc tế cần các văn bản theo quy định pháp luật chuyên ngành

3.  Mẫu Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả

4.  Mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ

5. Mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ

6.  Mẫu Công văn trả lời Đơn vị tổ chức

7.  Mẫu Sổ theo dõi kết quả xử lý công việc

8. Mẫu Sổ thống kê kết quả thực hiện TTHC