Dự thảo Thông tư về giải quyết công tác lãnh sự

THÔNG TƯ

Về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự

BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO

Căn cứ Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 33/2009/QH12 ngày 18/6/2009;

Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài số 19/2017/QH14 ngày 21/11/2017;

Căn cứ Nghị định số 26/2017/NĐ-CP ngày 14 tháng 3 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự;

Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư hướng dẫn việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự

CHƯƠNG I. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH, MẪU GIẤY TỜ VÀ VIỆC KÝ, ỦY QUYỀN KÝ GIẤY TỜ LÃNH SỰ

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này quy định về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện). 

2. Thông tư này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện công tác lãnh sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự ở trong nước và tại các Cơ quan đại diện.

Điều 2. Ấn phẩm trắng lãnh sự và Giấy tờ lãnh sự

1. Ấn phẩm trắng lãnh sự bao gồm: các loại hộ chiếu (ngoại giao, công vụ, phổ thông), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật, thị thực (dán, rời), Giấy miễn thị thực (dán, rời), tem AB, bản chính Giấy Khai sinh, bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

Ấn phẩm trắng lãnh sự được quản lý như tài liệu mật và bảo quản trong kho của cơ quan, có cán bộ phụ trách việc quản lý. Cơ quan lưu trữ, sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự tuyệt đối tuân thủ các quy định về nhập xuất kho, an ninh và an toàn.

2. Giấy tờ lãnh sự: bao gồm các giấy tờ được cấp trên cơ sở các quy định pháp luật liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện.

Điều 3. Một số mẫu sổ, biên bản, báo cáo phục vụ công tác lãnh sự

a. Mẫu số 01/2019/NG-LS “Sổ cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện;

b. Mẫu số 02/2019/NG-LS “Sổ gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện

c. Mẫu số 03/2019/NG-LS “Sổ cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước ngoài” áp dụng tại các Cơ quan đại diện;

d. Mẫu số 04/2019/NG-LS “Sổ sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước ngoài” áp dụng tại các Cơ quan đại diện;

e. Mẫu số 05/2019/NG-LS “Sổ cấp Giấy thông hành” áp dụng tại các Cơ quan đại diện;

f. Mẫu số 06/2019/NG-LS “Sổ cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện;

g. Mẫu số 07/2019/NG-LS “Sổ cấp Giấy miễn thị thực” cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài và người nước ngoài là vợ, chồng, con của người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc của công dân Việt Nam áp dụng tại các Cơ quan đại diện;

h. Mẫu số 08/2019/NG-LS “Sổ theo dõi uỷ thác tư pháp” áp dụng tại Cục Lãnh sự và các Cơ quan đại diện;

i. Mẫu số 09a/2019/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh báo cáo về Cục Lãnh sự;

j. Mẫu số 09b/2019/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng cho các Cơ quan đại diện báo cáo về Cục Lãnh sự;

k. Mẫu số 10/2019/NG-LS “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” áp dụng để Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện báo cáo về Cục Lãnh sự;

l. Mẫu số 11/2019/NG-LS “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” áp dụng để Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện báo cáo về Cục Lãnh sự;

m. Mẫu số 12/2019/NG-LS “Sổ cấp tem AB” áp dụng để Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện báo cáo về Cục Lãnh sự;

Điều 4. Thẩm quyền ký và uỷ quyền ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước

1. Cục trưởng Cục Lãnh sự có thẩm quyền ký các loại giấy tờ, văn bản sau:

a. Ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;

b. Ký cấp công hàm đề nghị các Cơ quan đại diện nước ngoài cấp thị thực;

c. Ký cấp thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao;

d. Ký hợp pháp hoá lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao;

e. Ký công văn và điện thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương;

f. Ký cấp phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt Nam;

g. Ký cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.

2. Theo phân công của Cục trưởng Cục Lãnh sự, Phó Cục trưởng           Cục Lãnh sự có thể ký thay Cục trưởng Cục Lãnh sự các giấy tờ được nêu tại khoản 1 Điều này.

3. Cục trưởng Cục Lãnh sự có thể ủy quyền cho Trưởng phòng các Phòng chức năng thuộc Cục Lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, các công văn, điện gửi người đứng đầu Cơ quan đại diện hoặc gửi tất cả các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Phù hợp với ủy quyền của Cục trưởng Cục Lãnh sự và phân công của Trưởng phòng các Phòng chức năng của Cục Lãnh sự, Phó Trưởng phòng các Phòng chức năng của Cục Lãnh sự có thể ký thay Trưởng phòng các giấy tờ thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng.

4. Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thẩm quyền ký các giấy tờ nêu tại các khoản a và c khoản 1 Điều này cho các đối tượng từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam; ký các giấy tờ nêu tại điểm b và d khoản 1 Điều này cho tất cả các đối tượng.

5. Theo phân công của Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể ký thay Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh các giấy tờ được nêu tại khoản 4 Điều này.

6. Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể ủy quyền cho Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh ký các giấy tờ thuộc thẩm quyền ký của mình, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao.

Phù hợp với ủy quyền của Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và phân công của Trưởng phòng Lãnh sự, Phó Trưởng phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có thể ký thay Trưởng phòng Lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền ký của Trưởng phòng.

Trước khi thực hiện việc ký, mẫu chữ ký của Lãnh đạo Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các cán bộ được ủy quyền này phải được gửi cho Cục Lãnh sự để giới thiệu đến các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam.

Điều 5. Thẩm quyền ký và uỷ quyền ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước

1. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thẩm quyền ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung các loại hộ chiếu, giấy thông hành; công hàm đề nghị Cơ quan nước ngoài cấp thị thực; ký cấp các loại thị thực; ký cấp giấy miễn thị thực; ký công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu; ký giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.

2. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể ủy quyền cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này, trừ việc ký cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao. Đối với những Cơ quan đại diện có Phòng lãnh sự (có con dấu riêng), người đứng đầu cơ quan đại diện có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng lãnh sự ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này.

3. Người được uỷ quyền phải đáp ứng các tiêu chuẩn nêu tại Điều 17 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài và phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn hiệu lực do Cục Lãnh sự ký cấp, trừ trường hợp được miễn chứng chỉ theo quy định. Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, người đứng đầu cơ quan đại diện quyết định số lượng    (từ 01 đến 03) người được uỷ quyền ký các giấy tờ về lãnh sự. Đối với cơ quan đại diện có số lượng công việc lãnh sự lớn thì cơ quan đại diện trao đổi thống nhất với Cục Lãnh sự về số người được ủy quyền ký (tối đa không quá 05 người).

4. Thủ tục uỷ quyền và chấm dứt uỷ quyền:

a. Việc uỷ quyền và chấm dứt uỷ quyền ký các giấy tờ lãnh sự phải được lập thành văn bản và thông báo cho Cục Lãnh sự. Văn bản thông báo uỷ quyền phải do người đứng đầu Cơ quan đại diện (hoặc cấp phó được ủy quyền) ký và phải nêu rõ họ tên, chức vụ của người được uỷ quyền, biên chế mới hay biên chế thay thế, phạm vi uỷ quyền, thời hạn ủy quyền, thời điểm chấm dứt ủy quyền đối với người được thay biên chế hoặc được giao phân công nhiệm vụ khác (nếu có) kèm theo thông tin về việc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự cùng 09 mẫu chữ ký của người được uỷ quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác thực hiện chức năng lãnh sự.

b. Căn cứ vào đề nghị ủy quyền của Cơ quan đại diện, Cục Lãnh sự xem xét trả lời Cơ quan đại diện trong vòng 05 ngày làm việc về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký uỷ quyền; nếu từ chối cần nêu rõ lý do.

c. Những người được uỷ quyền chỉ được ký các giấy tờ lãnh sự sau khi Cục Lãnh sự có thông báo bằng văn bản chấp nhận đăng ký uỷ quyền.

d. Trường hợp không đồng ý đăng ký uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền có sai phạm nghiêm trọng, Cục trưởng Cục Lãnh sự yêu cầu người đứng đầu Cơ quan đại diện thu hồi hoặc chấm dứt việc uỷ quyền. Trường hợp không đạt được sự thống nhất trong vấn đề này, Cục Lãnh sự báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao quyết định.

e. Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký của người được uỷ quyền, phạm vi uỷ quyền, thời điểm bắt đầu ủy quyền cũng như việc chấm dứt uỷ quyền cho Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh bộ đội biên phòng (Bộ Quốc phòng), Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) và các cơ quan liên quan khác.

Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi uỷ quyền của người được uỷ quyền ký các giấy tờ lãnh sự cho các cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận đăng ký uỷ quyền.

f. Cục Lãnh sự và các Cơ quan đại diện có trách nhiệm quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo uỷ quyền và chấm dứt uỷ quyền nói trên.

CHƯƠNG II. QUY TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC CẤP PHÁT CÁC GIẤY TỜ LÃNH SỰ

Điều 6. Quy trình cấp phát các giấy tờ lãnh sự

Việc cấp phát các giấy tờ lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy trình sau:

1. Nhận hồ sơ

a. Kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cấp giấy biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả (trừ trường hợp hồ sơ được gửi qua đường bưu chính);

b. Viết biên nhận dự thu hoặc biên lai thu phí và lệ phí;

c. Chuyển hồ sơ cho bộ phận xử lý.

2. Thu phí/lệ phí.

3. Xử lý hồ sơ

a. Đề xuất hướng giải quyết;

b. Duyệt ý kiến đề xuất; những trường hợp giải quyết ngoại lệ, người duyệt cần ký và ghi rõ lý do vào hồ sơ;

c. Điện báo cho các cơ quan liên quan (nếu cần); tiếp nhận và lưu theo hệ thống các điện trả lời của trong nước (đối với các Cơ quan đại diện);

d. Viết hoặc nhập dữ liệu và in ấn; dán màng bảo vệ (nếu có);

e. Đóng dấu nghiệp vụ;

f. Ký cấp;

g. Đóng dấu quốc huy;

h. Vào sổ và chuyển cho bộ phận trả kết quả.

4. Trả kết quả

a. Kiểm tra lần cuối hồ sơ đã xử lý (thông tin xử lý, phí/ lệ phí);

b. Trả giấy tờ, yêu cầu người nhận kết quả ký  nhận;

c. Chuyển toàn bộ hồ sơ vào lưu theo hệ thống.

5. Lưu hồ sơ theo công việc, thứ tự thời gian giải quyết.

Điều 7. Nguyên tắc giải quyết

1. Mỗi cán bộ xử lý và chịu trách nhiệm một hoặc một số công việc của quy trình nêu trên. Ở những nơi số lượng công việc lãnh sự không nhiều hoặc không đủ cán bộ để phụ trách từng công đoạn thì một người có thể thực hiện nhiều công đoạn của quy trình này nhưng phải đảm bảo một người không giải quyết toàn bộ công việc như một quy trình khép kín; người viết hoá đơn không đồng thời là người thu tiền; người ký không đồng thời là người giữ và đóng dấu quốc huy; người ký và giữ dấu không đồng thời là người quản lý ấn phẩm trắng.

2. Công đoạn xử lý hồ sơ  được quy định tại khoản 3 Điều 5 phải do công chức, viên chức Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện thực hiện, trừ việc vào sổ, nhập dữ liệu, in ấn, dán màng bảo vệ, đóng dấu và vào sổ lưu có thể do nhân viên Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Cơ quan đại diện thực hiện.

Điều 8. Về việc tiếp nhận hồ sơ lãnh sự

1. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị phải trực tiếp nộp thì cán bộ lãnh sự tiếp nhận tại trụ sở cơ quan. Cán bộ lãnh sự không nhận hồ sơ, giấy tờ lãnh sự ngoài trụ sở.

2. Đối với những thủ tục lãnh sự mà người đề nghị có thể nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cơ quan được ủy quyền hoặc qua đường bưu chính thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ theo quy định của thủ tục.

3. Trong trường hợp đặc biệt, nếu có lý do chính đáng đương sự không thể đến trụ sở cơ quan nộp trực tiếp được thì Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện tiếp nhận hồ sơ để giải quyết thông qua người được uỷ quyền, phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, người đứng đầu Cơ quan đại diện căn cứ vào tình hình cụ thể ở đơn vị, địa bàn mình quy định bằng văn bản việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ lãnh sự thông qua uỷ quyền đối với các trường hợp này nếu không trái với quy định pháp luật hiện hành.

Điều 9. Công khai các quy định về thủ tục

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện có trách nhiệm niêm yết công khai tại trụ sở và trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan các quy định hiện hành về các thủ tục cấp phát các giấy tờ, phí và lệ phí, lịch tiếp khách.

CHƯƠNG III. QUẢN LÝ ẤN PHẨM TRẮNG VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ LÃNH SỰ

Điều 10. Quy trình cấp ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước

1. Ấn phẩm trắng lãnh sự cấp cho các cơ quan trong nước bao gồm hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, thị thực (dán, rời), màng bảo vệ ảnh và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự ở trong nước bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

3. Tháng 11 hàng năm, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau. Cục Lãnh sự tổng hợp các dự trù này, lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời để phục vụ công tác.

4. Khi có nhu cầu cấp ấn phẩm, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn phẩm trắng lãnh sự xin cấp và về việc uỷ quyền cho cán bộ của cơ quan hoặc người cơ quan khác làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự. Cán bộ này có trách nhiệm làm thủ tục tại Cục Lãnh sự (xuất ấn phẩm trắng) và Cục Quản trị tài vụ (cấp phiếu xuất kho) để tiếp nhận ấn phẩm trắng.

5. Mỗi năm 02 lần (06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm), Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh gửi Cục Lãnh sự “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” (theo mẫu số 11/2019/NG-LS). Báo cáo chuyển về Cục Lãnh sự trước ngày 10/7 đối với báo cáo 06 tháng đầu năm và ngày 10/01 năm sau đối với báo cáo 06 tháng cuối năm.

6. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp phát, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp phát, sử dụng, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh lập “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” (mẫu số 10/2019/NG-LS), đóng dấu “Huỷ” vào tất cả các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, niêm phong toàn bộ số ấn phẩm trắng hỏng và gửi kèm theo biên bản về Cục Lãnh sự. Thời hạn báo cáo áp dụng tương tự như đối với “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” nêu tại khoản 5 Điều này.

7. Cục Lãnh sự tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng do Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh chuyển, đối chiếu với “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng”, lập biên bản xác nhận và tiến hành huỷ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.

Điều 11. Quy trình cấp ấn phẩm trắng lãnh sự cho các Cơ quan đại diện

1. Tháng 11 hàng năm, Cơ quan đại diện căn cứ vào nhu cầu thực tế, số lượng đã sử dụng của các năm trước, dự trù với Cục Lãnh sự số lượng các loại ấn phẩm trắng lãnh sự sử dụng cho năm sau. Cục Lãnh sự lên kế hoạch in và mua ấn phẩm trắng lãnh sự, bảo đảm cung cấp kịp thời cho Cơ quan đại diện.

2. Người đứng đầu Cơ quan đại diện có văn bản gửi Cục Lãnh sự, trong đó ghi rõ số lượng ấn phẩm trắng lãnh sự xin cấp, cán bộ được uỷ quyền làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng lãnh sự tại Cục Lãnh sự và vận chuyển đến Cơ quan đại diện. Cán bộ được ủy quyền đó phải là người mang hộ chiếu ngoại giao. Người đứng đầu Cơ quan đại diện chịu trách nhiệm về sự uỷ quyền này.

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Cơ quan đại diện trao đổi với Cục trưởng Cục Lãnh sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao phụ trách xem xét, quyết định việc ủy quyền cho cán bộ mang hộ chiếu công vụ làm thủ tục nhận ấn phẩm trắng và vận chuyển đến Cơ quan đại diện.

3. Đối với ấn phẩm trắng lãnh sự không đủ tiêu chuẩn để cấp phát, hỏng do lỗi kỹ thuật khi cấp phát, sử dụng, mỗi năm 02 lần (06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm) người đứng đầu Cơ quan đại diện lập Ban kiểm kê gồm người đứng đầu Cơ quan đại diện, Trưởng phòng (Phụ trách) lãnh sự, cán bộ quản lý ấn phẩm trắng lãnh sự. Ban này có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ số ấn phẩm trắng hỏng, lập “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” (mẫu số 10/2019/NG-LS), đóng dấu “Huỷ” vào tất cả các ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng, niêm phong toàn bộ số ấn phẩm trắng hỏng và gửi kèm theo biên bản về Cục Lãnh sự. Biên bản chuyển về Cục Lãnh sự trước ngày 10/7 đối với 06 tháng đầu năm và 10/01 năm sau đối với 06 tháng cuối năm.

4. Cục Lãnh sự tiếp nhận và kiểm tra số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng do Cơ quan đại diện gửi về, đối chiếu với “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” và “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự”, lập biên bản xác nhận và tiến hành huỷ số ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng theo quy định.

Điều 12. Quản lý và lưu trữ hồ sơ lãnh sự

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện cần lập và lưu trữ hai loại hồ sơ sau:

1. Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các văn bản pháp quy, các điều ước quốc tế liên quan, hồ sơ và các văn bản liên quan đến việc thành lập các cơ quan lãnh sự của Việt Nam và nước ngoài (đối với cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam), các công văn, điện, tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành công tác lãnh sự của Bộ và của Cục Lãnh sự.

Cán bộ trực tiếp thực hiện công tác lãnh sự được tiếp cận nghiên cứu và vận dụng quy định tại các tài liệu này vào công tác lãnh sự.

2. Hồ sơ cấp phát giấy tờ được lưu giữ theo từng loại công việc và thứ tự thời gian giải quyết:

a. Thành phần hồ sơ lưu trữ bao gồm hồ sơ do đương sự nộp (hoặc bản chụp sau khi cán bộ lãnh sự đã đối chiếu và trả lại bản chính), giấy tờ làm căn cứ để cấp theo quy định của từng thủ tục và giấy tờ khác có liên quan đến việc giải quyết hồ sơ;

b. Đối với các trường hợp cấp đổi hộ chiếu thì hồ sơ phải ghi rõ số hộ chiếu cũ hoặc kèm theo bản chụp hộ chiếu cũ.

3. Thời hạn lưu trữ của từng loại hồ sơ như sau:

a. Hồ sơ cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực được đánh số thứ tự và lưu trữ trong thời hạn 08 năm.

b. Hồ sơ cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông được lưu trữ trong thời hạn 10 năm

c. Hồ sơ cấp giấy thông hành được lưu trữ trong thời hạn 03 năm.

d. Hồ sơ cấp tem AB được lưu giữ trong thời hạn 01 năm.

e. Hồ sơ cấp thị thực cho người nước ngoài (kể cả người Việt Nam mang hộ chiếu nước ngoài) được lưu trữ trong thời hạn 01 năm đối với các loại thị thực có giá trị đến 01 năm và theo thời hạn thị thực đối với các loại thị thực có giá trị trên 01 năm, điện báo cấp thị thực được lưu trữ riêng trong thời hạn 03 năm đối với các loại thị thực có giá trị đến 01 năm và trong thời hạn 05 năm đối với các loại thị thực có giá trị trên 01 năm;

f. Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ, tài liệu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. 

g. Hồ sơ cấp Giấy miễn thị thực được lưu trữ theo thời hạn của Giấy miễn thị thực,  tối thiểu là 01 năm. Điện báo cấp Giấy miễn thị thực của Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an được lưu trữ trong thời hạn 05 năm.

h. Hồ sơ công chứng, chứng thực được lưu trữ theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

i. Hồ sơ xin thôi quốc tịch Việt Nam: Lưu không hạn định Quyết định cho thôi quốc tịch cùng danh sách những người đã được cho thôi quốc tịch.

Đối với các trường hợp không được cho thôi quốc tịch, Cơ quan đại diện lưu không hạn định văn bản thông báo của Bộ Tư pháp hoặc của Cục Lãnh sự gửi Cơ quan đại diện và văn bản thông báo của Cơ quan đại diện cho người nộp hồ sơ biết, các giấy tờ kèm theo Cơ quan đại diện gửi trả cho đương sự. Đối với các trường hợp chưa được cho thôi quốc tịch, Cơ quan đại diện tiếp tục lưu giữ hồ sơ của các trường hợp này cho đến khi được cho thôi quốc tịch.

j. Hồ sơ công chứng và cấp phát các giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch khác được lưu trữ theo quy định của pháp luật.

4. Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, các Cơ quan đại diện thực hiện việc quản lý, lưu trữ, sao lưu dữ liệu điện tử thuộc các phần mềm cấp phát các giấy tờ lãnh sự với thời hạn vĩnh viễn.

Điều 13. Hủy hồ sơ lãnh sự

Khi hết thời hạn theo quy định, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện lập Ban hủy tài liệu, tiến hành kiểm kê lại số hồ sơ hủy, lập Biên bản hủy tài liệu, trong đó ghi rõ số lượng, loại hồ sơ hủy.

Điều 14. Về các loại sổ lưu

Các sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự được lập theo mẫu thống nhất và được lưu trữ không hạn định, trừ Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lưu trữ theo quy định của pháp luật về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Điều 15. Về việc cử cán bộ lưu trữ và bảo quản

Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, người đứng đầu Cơ quan đại diện cử cán bộ lưu trữ và bảo quản hồ sơ lãnh sự, các loại sổ lưu về từng loại công việc lãnh sự.

CHƯƠNG IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 16. Điều khoản thi hành

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện có trách nhiệm thực hiện theo đúng các quy định của Thông tư này. Hàng năm, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh và các Cơ quan đại diện tiến hành tổng kết việc thực hiện gửi cho Cục Lãnh sự báo cáo và các kiến nghị (nếu có) liên quan đến việc thực hiện Thông tư.

Điều 17. Về chế độ báo cáo định kỳ

1. Định kỳ một năm hai lần, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm gửi “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” (mẫu số 09a/2019/NG-LS) về Cục Lãnh sự để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp, công tác lãnh sự mà Sở Ngoại vụ đã thực hiện. Thời hạn và thời điểm báo cáo thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư này.

Đối với Báo cáo thu phí và lệ phí, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện báo cáo cho Cục Quản trị tài vụ, đồng gửi cho Cục Lãnh sự để theo dõi việc sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự. 

2. Định kỳ hàng Quý, các Cơ quan đại diện có trách nhiệm thực hiện việc gửi Báo cáo thu phí và Báo cáo thu lệ phí theo mẫu quy định của         Bộ Tài chính về Cục Lãnh sự và Cục Quản trị Tài vụ để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự ngoài nước, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp và lệ phí lãnh sự. Thời hạn và thời điểm báo cáo thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Thông tư này.

3. Định kỳ một năm hai lần, các Cơ quan đại diện có trách nhiệm gửi “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” (mẫu số 09b/2018/NG-LS) về Cục Lãnh sự để tổng hợp tình hình công tác lãnh sự tại Cơ quan đại diện, thống kê số lượng các giấy tờ đã cấp, công tác lãnh sự đã thực hiện, các vướng mắc, kiến nghị (nếu có). Thời hạn và thời điểm báo cáo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Thông tư này.

4. Định kỳ hàng Quý và cuối năm, Cơ quan đại diện gửi về Cục Lãnh sự “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” (theo mẫu số 11/2019/NG-LS) tính từ ngày 26 tháng cuối cùng của Quý trước đến hết ngày 25 tháng cuối cùng của Quý này (đối với báo cáo Quý) và từ ngày 26 tháng 12 năm trước đến hết ngày 25 tháng 12 năm nay (đối với báo cáo năm). Báo cáo chuyển về Cục Lãnh sự chậm nhất là ngày 10 của tháng bắt đầu Quý tiếp theo (đối với báo cáo Quý) và ngày 10 tháng 01 năm sau (đối với báo cáo năm).

5. Đối với các thủ tục hành chính có quy định về việc thời hạn, thời điểm và biểu mẫu báo cáo riêng của thủ tục, ngoài việc thực hiện báo cáo theo Thông tư này, CQĐD thực hiện báo cáo theo quy định của thủ tục đó.

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ……../2019, thay thế các Quyết định số 05/2002/QĐ-NG ngày 30/7/2002 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Quy định về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự và Quyết định số 07/2003/QĐ-BNG ngày 19/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao  về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Quy định về việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự ban hành kèm theo Quyết định số 05/2002/QĐ-NG ngày 30/7/2002.

2. Cục trưởng Cục Lãnh sự, Giám đốc Sở ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, người đứng đầu Cơ quan đại diện và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.