Thủ tục pháp lý doanh nghiệp
Sau khi thành lập, công ty đã có tư cách độc lập để hoạt động kinh doanh, song như thế vẫn là chưa đủ. Dưới đây là 8 việc phải làm sau khi lập công ty TNHH MTV.
1. Những việc phải làm sau khi lập công ty TNHH MTV
Sau khi đã hoàn thiện thủ tục thành lập, công ty TNHH MTV chính thức có tư cách pháp nhân để tự tham gia hoạt động và tiến hành giao dịch với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, sau khi thành lập, doanh nghiệp cần phải tiến hành những công việc sau để hoạt động/giao dịch diễn ra một cách hợp pháp và tránh bị xử phạt, cụ thể:
Việc số 1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Căn cứ theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp (DN) sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí theo quy định của pháp luật.
Thời hạn thực hiện: Thời hạn thông báo công khai thông tin về doanh nghiệp quy định tại Điều 32 Luật doanh nghiệp 2020 là 30 ngày kể từ ngày được công khai.
Nơi thực hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đã đăng ký.
Việc số 2: Treo biển hiệu của doanh nghiệp
Theo quy định tại Khoản 4, Điều 37, Luật Doanh nghiệp năm 2020: Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Như vậy, theo quy định trên, doanh nghiệp phải có nghĩa vụ gắn tên tại trụ sở chính. Tên doanh nghiệp được gắn trên biển hiệu doanh nghiệp và việc treo biển hiệu doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp nào vi phạm quy định này, phải chịu xử lý về vi phạm hành chính.
Việc số 3: Đăng ký và kích hoạt chữ ký số điện tử (USB Token)
Chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với con dấu của doanh nghiệp, hỗ trợ việc kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, kê khai BHXH, ký hóa đơn,… Vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để đặt mua chữ ký số và đăng ký sử dụng với Cơ quan thuế. Đồng thời, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản nộp tiền thuế qua mạng điện tử. Giấy tờ cần chuẩn bị khi mua chữ ký số: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, CMND của người đại diện theo pháp luật (bản sao chứng thực).
Việc số 4: Kê khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài
* Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài
Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và điểm c Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP quy định những trường hợp sau đây đuuợc miễn lệ phí môn bài:
(1) Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.
(2) Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12) đối với:
- Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài khi mới thành lập, khi mở thêm chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc khi có thay đổi về vốn.
* Hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài
Căn cứ khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài như sau:
- Người nộp lệ phí môn bài (trừ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) mới thành lập (bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh) hoặc có thành lập thêm đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh thực hiện nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Nếu trong năm có thay đổi về vốn thì người nộp lệ phí môn bài nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm phát sinh thông tin thay đổi.
* Hạn nộp tiền thuế
- Thời hạn nộp thuế môn bài 2023 chậm nhất là ngày 30/01/2023.
Ngoài ra, cũng cần lưu ý hạn nộp đối với một số trường hợp khác, cụ thể:
- Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh (bao gồm cả đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp) khi kết thúc thời gian được miễn lệ phí môn bài (năm thứ tư kể từ năm thành lập doanh nghiệp) thì thời hạn nộp lệ phí môn bài như sau:
+ Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí môn bài trong thời gian 6 tháng đầu năm thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/7 năm kết thúc thời gian miễn.
+ Trường hợp kết thúc thời gian miễn lệ phí môn bài trong thời gian 6 tháng cuối năm thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm liền kề năm kết thúc thời gian miễn.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã chấm dứt hoạt động sản xuất, kinh doanh sau đó hoạt động trở lại thì thời hạn nộp lệ phí môn bài như sau:
+ Trường hợp ra hoạt động trong 6 tháng đầu năm: Chậm nhất là ngày 30/7 năm ra hoạt động.
+ Trường hợp ra hoạt động trong thời gian 6 tháng cuối năm: Chậm nhất là ngày 30/01 năm liền kề năm ra hoạt động.
Nơi thực hiện: Khai lệ phí môn bài tại nơi có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh.
Việc số 5: Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai thuế điện tử, đăng ký nộp thuế điện tử
Hiện nay không có quy định nào bắt buộc phải doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng. Trên thực tế, tất cả các doanh nghiệp thành lập đều mở tài khoản ngân hàng, tài khoản ngân hàng có tác dụng đối với doanh nghiệp như sau:
+ Nộp thuế GTGT, thuế TNDN… mà không phải đến ngân hàng hoặc kho bạc;
+ Thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước đối tác và khách hàng;
+ Thuận tiện trong giao dịch với khách hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí;
+ Kiểm soát, quản lý tốt việc chi tiêu cũng như vấn đề tài chính của doanh nghiệp;
+ Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên. Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 9 Luật thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi số 32/2013/QH13 doanh nghiệp được trừ khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng điều kiện:
b. Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật.
Việc số 6: Đăng ký mua và Phát hành hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về Hóa đơn, DN mới thành lập kể từ ngày Nghị định được ban hành (tức 19/10/2020) đến ngày 30/06/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo DN áp dụng hóa đơn điện tử, thì DN thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Tuy nhiên, với DN mới thành lập, Cơ quan thuế vẫn khuyến khích DN lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng để tiến hành việc đăng ký mua hóa đơn và làm thủ tục với cơ quan thuế để hóa đơn được phép sử dụng. Đồng thời cần chuẩn bị cả về con người, máy móc thiết bị, cách thức sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử.
Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.
Theo đó, tại Công văn 10847/BTC-TCT năm 2021 về phối hợp triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử rằng để thực hiện có hiệu quả hóa đơn điện tử theo quy định mới tại các văn bản nêu trên, Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022; đồng thời Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại sáu tỉnh, thành phố: Hà Nội, Tp.Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
Việc số 7: Lựa chọn phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT)
Theo quy định tại Điều 9 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, hiện nay có hai phương pháp chính để tính thuế GTGT, đó là phương pháp khấu trừ thuế và phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu.
Khi mới thành lập, DN cần lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp, việc này không chỉ ảnh hưởng lớn đến số thuế GTGT phải nộp hàng kỳ của DN mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng của DN. DN có thể căn cứ vào đối tượng khách hàng mà DN hướng tới là pháp nhân hay cá nhân để lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT. Nếu khách hàng của DN là tổ chức thì nên chọn phương pháp khấu trừ, nếu khách hàng là cá nhân/hộ kinh doanh, DN nên chọn phương pháp tính thuế trực tiếp. Ngoài ra, cần phải tính toán thêm các yếu tố khác như phương pháp nào thì đóng thuế nhiều hơn, thuận tiện hơn, thể hiện uy tín thương hiệu tốt hơn, …
Việc số 8: Tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê đơn vị hành nghề làm kế toán.
Theo quy định Điều 1 và Điều 2 của Luật kế toán 2015, sau khi có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, DN phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê đơn vị hành nghề làm kế toán để thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách kế toán; nộp các loại báo cáo thuế, quyết toán thuế, theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán.
Rất nhiều DN mới thành lập thường hay bỏ qua hoặc không thực sự chú tâm đến công tác này, dẫn đến rất nhiều rắc rối trong các đợt thanh tra và quyết toán thuế từ các lỗ hổng của hồ sơ sổ sách kế toán. Việc đảm bảo hồ sơ kế toán chặt chẽ, xuyên suốt không chỉ góp phần quan trọng trong việc cung cấp thông tin quản trị kịp thời cho DN; mà còn hỗ trợ DN kiểm soát tối đa rủi ro trong hoạt động kinh doanh sản xuất, góp phần tiết giảm chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp sẽ bị xử phạt thế nào nếu không thực hiện nghĩa vụ?
* Đối với hành vi không thực hiện việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Theo Điều 45 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về việc xử phạt đối với hành vi vi phạm về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp cụ thể như sau:
Điều 45. Vi phạm về công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
b) Thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp không đúng thời hạn quy định.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc thông báo nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
Lưu ý, theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về mức phạt tiền thì mức phạt trên đây là mức phạt được quy định đối với tổ chức. Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 (một phần hai) mức phạt tiền đối với tổ chức.
Như vậy, nếu công ty không thông báo công khai nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo không đúng thời hạn quy định thì có thể sẽ bị phạt tiền từ 10 - 15 triệu đồng.
* Đối với hành vi chậm nộp tờ khai lệ phí môn bài
Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 quy định mức phạt hành chính đối với hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế như sau:
- Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ;
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại mục (1) nêu trên;
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 60 ngày;
- Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 ngày đến 90 ngày;
+ Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp.
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế hoặc trước thời điểm cơ quan thuế lập biên bản về hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế theo quy định tại khoản 11 Điều 143 Luật Quản lý thuế
- Trường hợp doanh nghiệp nộp lệ phí môn bài trễ hơn thời hạn thì căn cứ Điều 42 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, tiền phạt chậm nộp 01 ngày được tính như sau:
+ Tiền chậm nộp tiền phạt 01 ngày = 0,05% x Tiền phạt chậm nộp.
Trên đây là nội dung về 8 việc phải làm sau khi lập công ty TNHH một thành viên. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ LuatVietnam để được các chuyên gia tư vấn chi tiết.