Thủ tục Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

Cụ thể, theo Quyết định 863/QĐ-BNV 2025 quy định thủ tục Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội, như sau:

1. Thủ tục này áp dụng cho đối tượng nào?

(1) Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:

- Người làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên (kể cả gọi tên khác nhưng có trả lương và bị quản lý).

- Cán bộ, công chức, viên chức.

- Công nhân, viên chức quốc phòng, công an và người làm việc trong tổ chức cơ yếu.

- Người lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng (trừ trường hợp điều ước quốc tế khác).

- Vợ hoặc chồng không hưởng lương từ ngân sách nhà nước đi công tác cùng thành viên cơ quan đại diện VN ở nước ngoài.

- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, đại diện phần vốn nhà nước hoặc doanh nghiệp, thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc, Ban kiểm soát và các chức danh quản lý trong hợp tác xã có hưởng lương.

- Người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, thôn, tổ dân phố.

- Người làm việc theo hợp đồng không trọn thời gian, có lương bằng hoặc cao hơn mức đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.

- Chủ hộ kinh doanh đăng ký kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

- Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, đại diện phần vốn, thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc, Ban kiểm soát trong hợp tác xã không hưởng lương.

(2)  Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam.

(3) Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện bao gồm:

- Công dân Việt Nam từ đủ 15 tuổi trở lên, không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và không đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hoặc trợ cấp hàng tháng.

- Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc có thời hạn từ 1 tháng trở lên, kể cả trường hợp gọi tên khác nhưng có trả lương và quản lý, giám sát và Cán bộ, công chức, viên chức tạm hoãn hợp đồng lao động, trừ khi có thỏa thuận đóng BHXH bắt buộc trong thời gian tạm hoãn.

(4) Đối tượng người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.

• Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Quân đội nhân dân, Công an nhân dân và tổ chức cơ yếu.

• Tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, chính trị xã hội - nghề nghiệp, xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức xã hội khác.

• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động tại Việt Nam.

• Doanh nghiệp, tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh.

• Cá nhân, tổ chức thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.

(5) Đối tượng người lao động không thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội

- Người đang hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, trợ cấp hằng tháng không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bao gồm:

+ Người đang hưởng trợ cấp mất sức lao động hằng tháng;

+ Người đang hưởng trợ cấp hằng tháng theo quy định tại Nghị định số 09/1998/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định số 50/CP

+ Người đang hưởng trợ cấp hằng tháng theo quy định

• Quyết định 91/2000/QĐ-TTg: trợ cấp người hết tuổi lao động khi ngừng hưởng trợ cấp mất sức lao động hằng tháng.

• Quyết định 613/2010/QĐ-TTg: trợ cấp người công tác từ 15 đến dưới 20 năm đã hết thời hạn trợ cấp mất sức lao động.

+  Người đang hưởng chế độ trợ cấp hằng tháng theo quy định

• Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg: thực hiện chế độ đối với quân nhân tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước có dưới 20 năm công tác trong quân đội đã phục viên, xuất ngũ về địa phương;

• Quyết định số 38/2010/QĐ-TTg sửa đổi, bổ sung Quyết định số 142/2008/QĐ-TTg: thực hiện chế độ đối với quân nhân tham gia kháng chiến chống Mỹ cứu nước có dưới 20 năm công tác trong quân đội đã phục viên, xuất ngũ về địa phương;

• Quyết định số 53/2010/QĐ-TTg: chế độ đối với cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân tham gia kháng chiến chống Mỹ có dưới 20 năm công tác trong Công an nhân dân đã thôi việc, xuất ngũ về địa phương;

• Quyết định số 62/2011/QĐ-TTg: chế độ, chính sách đối với đối tượng tham gia chiến tranh bảo vệ Tổ quốc, làm nhiệm vụ quốc tế ở Căm-pu-chi-a, giúp bạn Lào sau ngày 30 tháng 4 năm 1975 đã phục viên, xuất ngũ, thôi việc;

+ Người đang hưởng trợ cấp hằng tháng đối với đối tượng không đủ điều kiện hưởng lương hưu và chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội.

- Người lao động là công dân Việt Nam không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

+ Lao động là người giúp việc gia đình;

+ Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh và nộp thuế theo phương pháp kê khai và người không hưởng lương, đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động, gồm:

• Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên;

• Người đại diện phần vốn nhà nước hoặc phần vốn doanh nghiệp theo quy định của pháp luật;

• Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo Luật Hợp tác xã.

+ Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, làm việc không trọn thời gian, có tiền lương trong tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động thấp hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất; người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc theo quy định của pháp luật lao động.

- Người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc:

+ Thuộc diện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

+ Tại thời điểm giao kết hợp đồng lao động đã đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định tại khoản 2 Điều 169 của Bộ luật Lao động;

+ Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.

2. Thành phần hồ sơ bao gồm những gì?

(1) Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (do người sử dụng lao động nộp):

- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;

- Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

(2) Đối tượng: (i) Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và (ii) người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương tự nộp:

Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

(3) Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện:

Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.

3. Cách thức và thời hạn giải quyết thủ tục

(1) Cách thức thực hiện:

Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

(2) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

4. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục

- Người sử dụng lao động:

Kê khai, nộp hồ sơ tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.

- Các đối tượng không hưởng lương nếu tự nguyện tham gia BHXH bắt buộc:

• Chủ hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.

• Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, đại diện phần vốn nhà nước/doanh nghiệp.

• Thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc, Ban kiểm soát, kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác trong hợp tác xã, liên hiệp HTX.

Nếu tự nộp, phải nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

- Người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:

Nộp hồ sơ trước khi xuất cảnh theo quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

5. Trình tự thực hiện thủ tục Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

Bước 1: 

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

+ Đối tượng: (i) chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và (ii) người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã không hưởng tiền lương tự nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 2: 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội;

Trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do

Trên đây là bài viết hướng dẫn thủ tục Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, đặc biệt là người mới đi làm hoặc người lao động tự do, vẫn chưa nắm rõ thủ tục đăng ký.