Hối phiếu là gì? Cách lập một mẫu hối phiếu hoàn chỉnh

1. Hối phiếu là gì?

Hối phiếu là một loại chứng từ chứng nhận vay nợ ngắn hạn. Theo đó, khi nhận được hối phiếu, người đi vay (người phát hành hối phiếu) phải thanh toán khoản nợ cho người cho vay khi đến hạn hoặc ngay lập tức khi nhận được hối phiếu đòi nợ.

Hối phiếu là gì? (Ảnh minh họa)

2. Đặc điểm và chức năng của hối phiếu

Để xác nhận một giấy chứng nhận vay nợ có phải là hối phiếu hay không, ta cần phân định được đặc điểm và chức năng cụ thể của hối phiếu.

2.1. Đặc điểm của hối phiếu

- Tính bắt buộc: Hối phiếu chính là mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện. Người trả tiền phải trả theo đúng nội dung ghi trên hối phiếu, không được trì hoãn hay từ chối với bất kỳ lý do nào, trừ trường hợp hối phiếu đó trái với các đạo luật chi phối nó.

Hối phiếu mang tính bắt buộc phải trả (Ảnh minh họa)

- Tính trừu tượng: Trên hối phiếu không ghi rõ nội dung vì sao hối phiếu được lập, mà chỉ thể hiện số tiền phải trả và những nội dung liên quan đến việc trả nợ. Hiệu lực pháp lý của hối phiếu cũng không bị ràng buộc bởi bất cứ lý do gì sinh ra hối phiếu.

- Tính lưu thông: Hối phiếu có thể được chuyển nhượng một hay nhiều lần tùy theo thời hạn của nó.

2.2. Chức năng của hối phiếu

- Chức năng thanh toán: Hối phiếu là công cụ để người bán đòi tiền người mua, người chuyển tiền trả nợ cho người bán.

- Chức năng đảm bảo: Hối phiếu là chứng từ có giá trị nên có thể mua bán, cầm cố, thế chấp,...

- Chức năng tín dụng: Hối phiếu là một chứng từ có giá trị nên nó có vai trò là công cụ trong việc cung ứng các khoản tín dụng thương mại, tín dụng ngân hàng.

3. Các đối tượng cần có trong giao dịch hối phiếu

Một giao dịch hối phiếu được thành lập khi có đủ các đối tượng sau:

- Người ký phát hối phiếu (drawer): Là người nhận tiền, có thể bao gồm người xuất khẩu, cung ứng dịch vụ, người bán,…

- Người bị ký phát (drawee): Là người trả tiền, có thể là người nhập khẩu hàng hay có trách nhiệm trả tiền.

- Người hưởng lợi (beneficiary): Là người nhận được số tiền thanh toán đó.

- Người chấp nhận (acceptor): Là người có trách nhiệm thanh toán hối phiếu tới hạn khi drawee chấp nhận.

- Người chuyển nhượng (endorser): Là người chuyển đổi quyền hưởng lợi hối phiếu bằng cách trao tay hoặc ký hậu sang cho người khác.

- Người cầm phiếu (holder or bearer): Là người nhận hối phiếu khi hối phiếu được trả tiền.

4. 4 cách phân loại hối phiếu

Sau khi biết hối phiếu là gì, bạn cần nắm được các cách phân loại hối phiếu theo từng đặc điểm khác nhau.

4.1. Phân loại theo thời gian thanh toán

- Hối phiếu trả ngay (At sight bill): Người bị ký phát phải thanh toán ngay khi nhận được hối phiếu. Tuy nhiên, trên thực tế, việc thanh toán vẫn thường được chấp nhận trong vòng hai ngày làm việc sau khi hối phiếu được xuất đi.

- Hối phiếu có kỳ hạn (Usance bill/Time bill): Người ký phát quy định cụ thể thời hạn thanh toán. Thông thường, người thụ hưởng sẽ xuất trình hối phiếu để được người bị ký phát chấp nhận.

4.2. Phân loại theo chứng từ đi kèm

- Hối phiếu trơn (Clean Bill): Hối phiếu không đi kèm chứng từ thương mại.

- Hối phiếu kèm chứng từ (Documentary Bill): Hối phiếu đi kèm chứng từ thương mại, bao gồm:

+ Hối phiếu đi kèm chứng từ trả tiền ngay (D/P – Document against Payment)

+ Hối phiếu đi kèm chứng từ có chấp nhận (D/A – Document against Acceptance)

Hối phiếu được phân loại theo nhiều cách khác nhau (Ảnh minh họa)

4.3. Phân loại theo tính chuyển nhượng

- Hối phiếu đích danh (Nominal Bill): Chỉ đích danh người được thụ hưởng trên hối phiếu.

- Hối phiếu vô danh (Holder or Bearer Bill): Không ghi rõ người thụ hưởng mà chỉ ghi nội dung “trả cho…” hay “trả theo lệnh…”. Bất cứ ai giữ hối phiếu cũng có thể là người thụ hưởng.

- Hối phiếu chuyển nhượng theo lệnh (Order Bill): Hối phiếu được chuyển nhượng bằng cách ký hậu. Trên hối phiếu ghi rõ “Pay to the Order of Mr.X” (X là tên người cụ thể).

4.4. Phân loại theo người ký phát hối phiếu

- Hối phiếu thương mại (Trade Bill): Hối phiếu được sử dụng trong các quan hệ thương mại, do người xuất khẩu/người cho vay ký phát đòi người nhập khẩu trả tiền hoặc ngân hàng mở L/C.

- Hối phiếu ngân hàng (Bank Draft): Hối phiếu do ngân hàng ký phát, yêu cầu ngân hàng đại lý thanh toán một số tiền nhất định cho người được chỉ định trên hối phiếu.

5. Cách lập một mẫu hối phiếu hoàn chỉnh

Để lập một mẫu hối phiếu hoàn chỉnh, người lập cần điền đầy đủ các thông tin sau đây:

5.1. Tiêu đề và số hiệu hối phiếu

Theo quy định của luật ULB 1930 và Luật Việt Nam, tiêu đề của hối phiếu phải ghi rõ “Bill of Exchange” hoặc “Draft”. Nếu không có dòng này, hối phiếu mặc nhiên vô hiệu.

Trên mỗi tờ hối phiếu phải có số hiệu để dễ dàng tham chiếu. Mặc dù không có quy định cụ thể về cách ghi số hiệu hối phiếu, tuy nhiên, trong thanh toán L/C sẽ có những cách để thể hiện số hiệu theo từng quy chuẩn riêng.

5.2. Số tiền được xác định trên hối phiếu 

Số tiền được ghi trên hối phiếu phải theo những yêu cầu như sau:

- Viết số tiền rõ ràng cả bằng số và bằng chữ theo cùng đơn vị tiền tệ.

- Nếu số tiền được ghi trên hối phiếu khác biệt giữa phần số và phần chữ thì hối phiếu bị xem vô hiệu (Theo luật CCCN Trung Quốc và ISBP)

- Nếu số tiền bằng số và số tiền bằng chữ có sự khác biệt thì sẽ dựa theo số tiền bằng chữ để thanh toán (theo luật ULB 1930, Luật Anh, Mỹ, luật CCCN Việt Nam)

5.3. Tên và địa chỉ người bị ký phát hối phiếu

Thông tin của người bị ký phát (người phải thanh toán khoản nợ) bắt buộc phải được cung cấp đầy đủ, chính xác, chi tiết.

Tên và địa chỉ người bị ký phát hối phiếu có thể là ngân hàng phát hành L/C (khi thanh toán bằng L/C) hoặc người nhập khẩu.

5.4. Thời hạn thanh toán

Tùy vào thỏa thuận giữa người ký phát và người bị ký phát mà mục thời hạn thanh toán quy định rõ là hối phiếu thanh toán ngay hoặc hối phiếu thanh toán có kỳ hạn.

Một số hình thức thể hiện thời hạn thanh toán trên hối phiếu:

- Payable at sight: Hối phiếu thanh toán ngay

- Payable on presentation: Thanh toán vào lúc hối phiếu được xuất trình

- Payable on demand: Thanh toán khi đã nhận yêu cầu

- At X days after sight of this…: Thanh toán sau X ngày tính từ thời điểm ký phát

- At X days after acceptance: Thanh toán sau X ngày từ lúc chấp nhận hối phiếu

- At X days after BL date of this…: Thanh toán sau X ngày từ lúc ký vận đơn

- At X days after shipment date of this…: Thanh toán sau X ngày từ lúc giao hàng.

5.5. Tên người thụ hưởng

Người thụ hưởng ở đây có thể là người ký phát hối phiếu hoặc một người khác đang nắm giữ hối phiếu, đã được chuyển nhượng bằng cách ký hậu hoặc trao tay.

5.6. Địa điểm và thời gian ký phát hối phiếu

Mục này có một số lưu ý khi điền thông tin ký phát như sau:

- Địa điểm ký phát hối phiếu là căn cứ để quy chiếu luật điều chỉnh, có tầm quan trọng đặc biệt trong giao dịch quốc tế. Vì vậy, địa điểm cần ghi chính xác và trùng với nơi lập hối phiếu.

- Ngày lập hối phiếu phải nằm trong thời gian còn hiệu lực của L/C, nhưng sau ngày lập hóa đơn và sau ngày mở L/C.

5.7. Thông tin người ký phát hối phiếu

- Tên và địa chỉ người ký phát: Đây là người cuối cùng có trách nhiệm thanh toán hối phiếu. Trong trường hợp, người bị ký phát không chấp nhận thanh toán thì người ký phát bắt buộc phải thanh toán cho người thụ hưởng.

- Chữ ký người ký phát:Chữ ký này đại diện cho trách nhiệm, quyền hạn và năng lực pháp lý với hoạt động của doanh nghiệp. Chữ ký được chấp nhận là phải được ký bằng tay và ký sống.

Như vậy, những thông tin trên đây đã giúp bạn đọc trả lời được câu hỏi hối phiếu là gì. Nắm rõ được khái niệm, đặc điểm và các nội dung cần có trên hối phiếu để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật bạn nhé.