Công văn về việc hướng dẫn thể lệ phát hành và sử dụng ngân phiếu thanh toán của ngân hàng Nhà nước

CÔNG VĂN

CỦA CỤC KHO BẠC NHÀ NƯỚC SỐ 754-KB/CĐ
NGÀY 20 THÁNG 11 NĂM 1992 VỀ VIỆC HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN
THỂ LỆ PHÁT HÀNH VÀ SỬ DỤNG NGÂN PHIẾU THANH TOÁN
CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Kính gửi: Các đơn vị Kho bạc Nhà nước

Ngân hàng Nhà nước có Quyết định số 239/QĐ-NH ngày 02-11-1992 ban hành thể lệ phát hành và sử dụng Ngân phiếu thanh toán của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và Thông tư số 15/TT-NH2 ngày 12-11-1992 hướng dẫn thực hiện.

Để việc thực hiện được thống nhất, Cục Kho bạc Nhà nước hướng dẫn thủ tục giao nhận, bảo quản, sử dụng, phát hành và thanh toán Ngân phiếu thanh toán của Ngân hàng Nhà nước trong hệ thống Kho bạc Nhà nước như sau:

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1. Ngân phiếu thanh toán (sau đây gọi tắt là Ngân phiếu) là phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, có mệnh giá in sẵn, không ghi tên, được chuyển quyền sở hữu và lưu hành trong cả nước. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận, phân phối, thanh toán Ngân phiếu, đảm bảo việc lưu thông Ngân phiếu được an toàn, thuận tiện và nhanh chóng.

2. Ngân phiếu là một loại chứng chỉ có giá trị như tiền mặt, các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải tiếp nhận bảo quản, thu, phát và mở sổ theo dõi như đối với tiền mặt.

3. Kho bạc Nhà nước chỉ tiếp nhận Ngân phiếu do các đối tượng nộp Ngân sách, Ngân phiếu do các đơn vị mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước nộp vào và phát hành cho các đơn vị có mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Các khách hàng cũng có thể nộp tiền mặt vào Kho bạc Nhà nước để nhận Ngân phiếu thanh toán sử dụng vào các mục đích thanh toán, chi trả tiền hàng hoá, dịch vụ...

Các đơn vị Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm thông báo, phổ biến, hướng dẫn cho khách hàng của mình về việc sử dụng Ngân phiếu theo đúng các quy định hiện hành.

4. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải tổ chức mở sổ theo dõi tổ chức hạch toán kế toán Ngân phiếu theo đúng các quy định trong văn bản này. Đồng thời tổ chức tốt công tác kế hoạch hoá và tiếp nhận Ngân phiếu (rút từ Ngân hàng về), kế hoạch phân phối cho các đơn vị tiền gửi, nhằm tránh tình trạng ứ đọng hay dự trữ Ngân phiếu quá mức gây ảnh hưởng đến vốn tiền gửi tại Ngân hàng của Kho bạc Nhà nước cũng như ảnh hưởng đến kế hoạch điều hoà vốn chung của cả hệ thống.

II- QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG

1. Ngân phiếu được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Nộp thuế, trả nợ Ngân sách Nhà nước.

- Thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ...

- Trả nợ các đơn vị, tổ chức khác.

Tất cả các đơn vị có tài khoản tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước được nhận tiền (rút vốn tiền gửi) bằng Ngân phiếu để sử dụng và cũng được tiếp nhận Ngân phiếu do các đơn vị, tổ chức khác trả để tiếp tục sử dụng hoặc nộp vào Kho bạc Nhà nước.

2. Thời hạn hiệu lực thanh toán được in trên mỗi tờ Ngân phiếu, các đơn vị chỉ được thanh toán (tiếp nhận hoặc chi trả) Ngân phiếu trong phạm vi thời hiệu đó. Chậm nhất đến 14 giờ của ngày cuối cùng của thời hạn thanh toán trong tờ Ngân phiếu, các đơn vị phải nộp toàn bộ số Ngân phiếu còn lưu giữ vào Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản tiền gửi. Nếu ngày hết hạn thanh toán Ngân phiếu trùng với ngày Lễ, ngày chủ nhật thì ngày cuối cùng phải nộp là ngày làm việc ngay trước ngày Lễ, ngày chủ nhật đó.

Kho bạc Nhà nước không nhận hay thanh toán bất kỳ Ngân phiếu nào đã hết hạn.

3. Trừ các khoản chi lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và một số nhu cầu chi cần thiết được Kho bạc đảm bảo bằng tiền mặt, còn tất cả các trường hợp thanh toán khác cần sử dụng Ngân phiếu và séc để thanh toán.

4. Việc rút tiền bằng Ngân phiếu, nộp Ngân phiếu vào Kho bạc Nhà nước, các đơn vị sử dụng chứng từ và thực hiện trình tự, thủ tục theo các quy định về nộp và rút tiền mặt.

- Khi rút tiền gửi ở Kho bạc Nhà nước bằng Ngân phiếu, đơn vị lập séc lĩnh Ngân phiếu (sử dụng séc lĩnh tiền mặt hiện hành), giấy rút hạn mức kinh phí bằng Ngân phiếu (sử dụng giấy rút HMKP bằng tiền mặt) nộp vào Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản, trong đó ghi rõ tổng số tiền cần rút bằng Ngân phiếu.

- Khi nộp Ngân phiếu, đơn vị lập giấy nộp Ngân phiếu (dùng giấy nộp tiền mặt) và bảng kê các Ngân phiếu kèm các tờ Ngân phiếu nộp vào Kho bạc Nhà nước nơi mở tài khoản.

5. Các đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản, cất giữ Ngân phiếu như tiền mặt, nếu để thất lạc, mất mát coi như mất tiền.

Khi nhận các tờ Ngân phiếu (khi bán hàng, thu nợ, thu dịch vụ...) các đơn vị cần kiểm tra kỹ để phát hiện và không được nhận thanh toán đối với các tờ Ngân phiếu quá hạn, Ngân phiếu giả hay bị sửa chữa, tẩy xoá, bôi bẩn (ở bất cứ yếu tố nào) hoặc bị rách, nát, mất góc, mất chữ...

Trường hợp có nghi vấn có thể đưa Ngân phiếu đến Kho bạc Nhà nước hoặc Ngân hàng Nhà nước để kiểm tra xác định lại.

III- TRÁCH NHIỆM CỦA KHO BẠC NHÀ NƯỚC TRONG VIỆC TIẾP NHẬN, BẢO QUẢN, PHÁT HÀNH VÀ THANH TOÁN
NGÂN PHIẾU

1. Định kỳ 5 ngày, 10 ngày, 15 ngày hoặc 1 tháng, căn cứ số vốn tiền gửi của mình tại Ngân hàng (Tài khoản 511) và kế hoạch đăng ký của các đơn vị mở tài khoản tại KBNN, đơn vị Kho bạc Nhà nước lập séc lĩnh Ngân phiếu (dùng séc lĩnh tiền mặt) trong đó ghi rõ tổng số tiền cần rút bằng Ngân phiếu gửi Ngân hàng Nhà nước (hoặc Ngân hàng thương mại) nơi mở tài khoản tiền gửi để rút vốn bằng Ngân phiếu.

2. Giao nhận Ngân phiếu:

2.1. Khi giao, nhận Ngân phiếu ở Ngân hàng hoặc giữa các Kho bạc Nhà nước với nhau hay giữa Kho bạc với khách hàng... đều phải có đầy đủ giấy tờ, chứng từ và thực hiện trình tự, thủ tục như đối với tiền mặt, phải tổ chức kiểm đếm Ngân phiếu chặt chẽ:

- Kiểm đếm từng loại Ngân phiếu (theo từng loại mệnh giá - mức tiền) và điểm đếm từng tờ (xác định số lượng tờ, giá trị tiền theo từng loại mệnh giá và số tiền giao nhận). Sau khi kiểm đếm phải đối chiếu giá trị Ngân phiếu thực nhận với số liệu trên chứng từ kế toán. Người giao và người nhận phải ký lên chỗ quy định trên chứng từ.

- Kiểm tra kỹ từng tờ Ngân phiếu xem có thiếu sót gì không. Đối với Ngân phiếu mới nhận từ Ngân hàng cần xem xét, kiểm tra từng tờ về sêri, số xem có bị trùng không, Ngân phiếu có bị mất chữ, mất nét, in mờ, nhoè hay lẫn loại không. Đối với Ngân phiếu cũ nhận ở Ngân hàng hay do khách hàng nộp vào cần kiểm tra kỹ từng tờ xem có bị tẩy xoá, sửa chữa, bôi bẩn, rách, nát, mất góc hay Ngân phiếu đã quá hạn, Ngân phiếu giả... Nếu có sai sót thì KBNN không được nhận trường hợp có nghi vấn là Ngân phiếu giả, Ngân phiếu bị tẩy xoá, sửa chữa với mục đích trục lợi thì phải lập biên bản thu giữ tờ Ngân phiếu đó, lưu giữ người có Ngân phiếu giả hay bị tẩy xoá sửa chữa đó và báo cho các cơ quan chức năng biết để xử lý.

2.2. Khi giao, nhận Ngân phiếu nhất thiết phải lập bảng kê giao, nhận, trong đó ghi rõ từng loại mệnh giá, từng tờ Ngân phiếu theo từng sêri, số, số lượng từng loại, số tiền từng loại và tổng số tiền. Người giao và người nhận phải cùng ký vào vị trí quy định trên bảng kê.

3. Khi nhập, xuất Ngân phiếu các đơn vị Kho bạc Nhà nước căn cứ chứng từ để làm đầy đủ thủ tục nhập xuất Ngân phiếu giống như trình tự thủ tục nhập xuất tiền mặt. Việc vận chuyển Ngân phiếu thực hiện như vận chuyển tiền mặt.

4. Việc bảo quản Ngân phiếu tại Kho, quỹ phải thực hiện chu đáo, chặt chẽ như tiền mặt. Ngân phiếu được đóng thếp, đóng bó và niêm phong như tiền mặt.

Hàng ngày, tháng phải tổ chức kiểm kê, đối chiếu giữa sổ kế toán với sổ quỹ, sổ kho đảm bảo sự khớp đúng về số liệu và giá trị của Ngân phiếu tồn kho hay tồn quỹ. Thủ kho, thủ quỹ KBNN dùng sổ kho, sổ quỹ tiền mặt để ghi chép, theo dõi về Ngân phiếu và phải mở thêm sổ theo dõi chi tiết cho từng loại Ngân phiếu theo mệnh giá và theo thời hạn thanh toán.

5. Khi tại kho, quỹ có số lượng Ngân phiếu với giá trị lớn vượt quá nhu cầu sử dụng, đơn vị KBNN tổ chức làm thủ tục nộp Ngân phiếu vào Ngân hàng nơi mở tài khoản tiền gửi để tăng vốn tiền gửi.

Các Kho bạc Nhà nước cần lập kế hoạch tiếp nhận và phân phối Ngân phiếu cho khách hàng, đảm bảo giảm đến mức thấp nhất lượng tiền mặt chi ra.

6. Nghiệp vụ phát hành và thu nộp Ngân phiếu:

6.1. Khi thực hiện chi Ngân phiếu cho khách hàng, KBNN yêu cầu khách hàng lập séc lĩnh Ngân phiếu (dùng séc lĩnh tiền mặt) hoặc giấy rút HMKP bằng Ngân phiếu (dùng giấy rút HMKP bằng tiền mặt) kèm theo giấy giới thiệu, chứng minh thư của người đến lĩnh Ngân phiếu. Sau khi kiểm tra thấy đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ và giấy tờ, KBNN làm thủ tục chi Ngân phiếu cho khách hàng theo đúng trình tự, thủ tục như chi tiền mặt.

6.2. Khi đơn vị nộp Ngân phiếu vào, KBNN hướng dẫn đơn vị lập giấy nộp Ngân phiếu (dùng giấy nộp tiền mặt) và lập Bảng kê nộp Ngân phiếu gửi KBNN. Sau khi kiểm tra, đối chiếu thấy đầy đủ tính hợp pháp, hợp lệ, KBNN tiến hành làm thủ tục thu Ngân phiếu như đối với tiền mặt và các quy định tại điểm 2 mục III nêu trên.

6.3. Trường hợp các đối tượng dùng Ngân phiếu để nộp thuế, trả nợ Ngân sách Nhà nước, ngoài giấy nộp thuế bằng tiền mặt, KBNN yêu cầu người nộp thuế lập Bảng kê nộp Ngân phiếu và tiến hành trình tự thủ tục như nêu ở điểm 6.2 trên.

6.4. Đối với những người nộp tiền mặt vào để lĩnh Ngân phiếu, KBNN thực hiện thủ tục và trình tự thu tiền mặt và chi Ngân phiếu như chi tiền mặt.

6.5- Khi KBNN nộp Ngân phiếu vào Ngân hàng Nhà nước (hoặc Ngân hàng thương mại) nơi mở tài khoản cũng tiến hành đầy đủ thủ tục về giấy tờ và chứng từ như quy định tại điểm 6.2 nêu trên.

7. Khi Ngân phiếu hết hạn lưu hành:

7.1- Trước khi Ngân phiếu hết hạn lưu hành 10 ngày (theo thời hạn quy định cho từng loại Ngân phiếu), các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải thông báo cho khách hàng biết để thực hiện việc lưu hành thanh toán Ngân phiếu cho phù hợp. Chậm nhất đến 15 giờ ngày cuối cùng trước khi hết hạn thanh toán của tờ Ngân phiếu, các đơn vị phải nộp hết Ngân phiếu vào KBNN để KBNN tiến hành kiểm kê kho, quỹ, đối chiếu sổ kế toán với sổ kho, sổ quỹ, lập bảng kê cho từng loại Ngân phiếu, chuẩn bị đầy đủ thủ tục nộp Ngân phiếu vào Ngân hàng nơi KBNN mở tài khoản tiền gửi.

Lưu ý: Đối với KBNN mở tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước thì thời hạn nộp Ngân phiếu được quy định trong phạm vi tối đa là 15 ngày kể từ ngày hết hạn.

Đối với KBNN mở tài khoản tại Ngân hàng thương mại thì thời hạn nộp chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày hết hạn lưu hành Ngân phiếu. Do vậy các đơn vị KBNN cần chủ động trong các ngày cuối cùng của kỳ hạn thanh toán Ngân phiếu, đơn vị KBNN nhận được hay còn lưu trữ nhiều Ngân phiếu cần đem nộp Ngân hàng nơi mở tài khoản, để đến ngày cuối cùng hết hạn số lượng Ngân phiếu đem nộp không còn nhiều và trong ngày đó, mọi Ngân phiếu đều phải được nộp hết vào Ngân hàng.

7.2. Quá thời hạn lưu hành của Ngân phiếu, các đơn vị Kho bạc Nhà nước không được nhận, thanh toán bất cứ tờ Ngân phiếu nào do khách hàng nộp vào và cũng không được phát hành Ngân phiếu cho khách hàng.

8. Hạch toán kế toán thanh toán Ngân phiếu:

Để phản ánh nghiệp vụ thanh toán Ngân phiếu, các đơn vị Kho bạc Nhà nước mở tài khoản 50 (TK 509) Ngân phiếu thanh toán. Tiểu khoản này dùng để phản ánh việc nhận, thanh toán, chi trả bằng các chứng chỉ có giá trị tiền tệ được lưu hành và thanh toán trong nền kinh tế.

- Nội dung hạch toán của TK 50 (TK 509)

- Bên Nợ: Phản ánh giá trị chứng chỉ nhận được.

- Bên Có: Phản ánh giá trị chứng chỉ chi ra.

- Dư Nợ: Phản ánh giá trị chứng chỉ hiện còn.

Tiểu khoản 509 được mở 2 tiểu khoản: TK 509.01 "Ngân phiếu thanh toán" tại quỹ Kho bạc Nhà nước và TK 509.02 "Ngân phiếu thanh toán chờ xử lý" để theo dõi nghiệp vụ phát hành và thanh toán Ngân phiếu.

8.1. Nhận Ngân phiếu:

- Khi nhận Ngân phiếu từ Ngân hàng về, căn cứ chứng từ, kế toán hạch toán:

Nợ TK 50 (509.01) - Giá trị Ngân phiếu nhận được

Có TK 51 (511)

- Khi nhận Ngân phiếu do khách hàng nộp, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 50 (509.01)

Có TK 93, 94...

- Trường hợp Ngân phiếu do đối tượng nộp Ngân sách, trả nợ Ngân sách, căn cứ chứng từ, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 50 (509.01)

Có TK74

Đồng thời Nợ TK 74

Có TK 71 (hoặc 72, 73)

- Trong tất cả các trường hợp nhận Ngân phiếu, kế toán mở sổ theo dõi ngoại bảng cho các tờ Ngân phiếu, chi tiết theo từng loại mệnh giá, từng loại kỳ hạn. Kế toán sử dụng TK 02 (mở chi tiết).

Khi nhận Ngân phiếu, kế toán ghi: nhập TK 02.

8.2. Chi Ngân phiếu:

- Trong các trường hợp xuất Ngân phiếu ra, kế toán theo dõi trên sổ ngoại bảng: ghi xuất TK 02 (theo chi tiết)

Đồng thời ghi:

- Khi chi Ngân phiếu cho khách hàng, căn cứ chứng từ kế toán hạch toán:

Nợ TK 93, 94...

Có TK 50 (509.01)

- Trường hợp khách hàng nộp tiền mặt để lĩnh Ngân phiếu thanh toán, kế toán căn cứ chứng từ, hạch toán:

Nợ TK 50

Có TK 50 (509.01)

- Khi xuất Ngân phiếu nộp Ngân hàng:

+ Nếu Ngân hàng nhận Ngân phiếu và ghi Có vào tài khoản tiền gửi của Kho bạc Nhà nước ngay, căn cứ chứng từ, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 51

Có TK 50 (509.01)

+ Trường hợp Ngân hàng chưa trả tiền ngay, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 66 (661)

Có TK 50 (509.01)

Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng kế toán ghi sổ:

Nợ TK 51 (511)

Có TK 66 (661)

+ Trường hợp Ngân phiếu nhận được hoặc bảo quản có sai sót, hư hỏng, kế toán lập phiếu chuyển khoản và hạch toán:

Nợ TK 50 (509.02)

Có TK 50 (509.01)

+ Khi Ngân phiếu đó được xử lý, căn cứ biên bản xử lý, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 50, 51 hoặc 93 (931 - Tiền gửi của KBNN)

Có TK 50 (509.02)

IV - XỬ LÝ VI PHẠM

1. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước phải chấp hành đầy đủ các quy định về phát hành, thanh toán và sử dụng Ngân phiếu nêu trên và các quy định trong Quyết định 239/QĐ-NH1 và Thông tư 15/TT-NH2 của Ngân hàng. Nếu cá nhân, đơn vị nào để thất lạc, mất mát hoặc cố tình phát hành, nhận hoặc thanh toán Ngân phiếu đã quá hạn, Ngân phiếu giả, Ngân phiếu rách, nát, hư hỏng, tẩy xoá... thì cá nhân và đơn vị đó phải bồi thường toàn bộ số tiền do mất Ngân phiếu và chịu các hình thức kỷ luật từ cảnh cáo, buộc thôi việc đến truy tố trước pháp luật tuỳ theo mức độ thiệt hại.

2. Trường hợp do nguyên nhân khách quan gây hư hỏng, để quá hạn, chậm trễ trong thanh toán Ngân phiếu, đơn vị và cá nhân phải kiểm điểm và lập biên bản quy trách nhiệm để có biện pháp xử lý, không để thiệt hại cho tài sản của Nhà nước.

3. Các đơn vị Kho bạc Nhà nước nếu để xảy ra các trường hợp, trước hết phải dùng các quỹ của đơn vị để đền bù, nếu không đủ thì Thủ trưởng đơn vị và các cán bộ phải trừ lương để bồi thường. Đối với cá nhân vi phạm thì dùng tài sản, tiền của cá nhân để bồi thường.

V - TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

Các đơn vị Kho bạc Nhà nước tổ chức phổ biến, hướng dẫn các đơn vị khách hàng thực hiện việc thanh toán Ngân phiếu của Kho bạc Nhà nước theo các quy định trong văn bản này và các quy định trong Quyết định 239/QĐ-NH1, Thông tư 15/TT-NH2 của Ngân hàng Nhà nước.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc báo cáo vè Cục Kho bạc Nhà nước để giải quyết.

MẪU: NP-02/KB

.............

Kho bạc Nhà nước

BÁO CÁO THỐNG KÊ THU - CHI
CÁC LOẠI NGÂN PHIẾU THANH TOÁN
Tháng............ năm..........

I - NGÂN PHIẾU ĐANG LƯU HÀNH

II - NGÂN PHIẾU GIẢ, QUÁ HẠN, BỊ PHÁ HOẠI:

MẪU: NP-01/KB

..............

Kho bạc Nhà nước

BẢNG KÊ GIAO NHẬN
NGÂN PHIẾU THANH TOÁN

1. Họ và tên người giao:............................ Chức vụ:..............

Đơn vị:..........................

Địa chỉ:.........................

CMT số:..................... do CA: ............. cấp ngày:...........

2. Họ và tên người nhận:................... Chức vụ:..............

Đơn vị:......................

Địa chỉ:......................

CMT số:..................... do CA: .............. cấp ngày:.............

MẪU NIÊM PHONG NGÂN PHIẾU

Lưu ý:

1. Các loại niêm phong ngân phiếu loại 500.000đ, 100.000đ mẫu tương tự như trên. Kích thước niêm phong bằng kích thước ngân phiếu.

2. Tại kho, quỹ, ngân phiếu phải được đóng theo thếp, bó cùng và có niêm phong theo quy định:

- Cứ 100 tờ cùng loại đóng cùng vào 1 thếp.

- Cứ 10 thếp (bằng 1.000 tờ) cùng loại, đóng thành 1 bó.

Mỗi bó được buộc dây theo cách thức 3 ngang, 2 dọc.

Cách buộc và dán niêm phong giống như buộc và dán niêm phong bó tiền mặt.

3. Giấy niêm phong là loại giấy mỏng và phải ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố.

4. Tất cả các loại Ngân phiếu thanh toán phải được đựng trong hòm tôn có khoá hoặc két sắt và để trong kho tiền. Mỗi loại Ngân phiếu phải được mã sổ và thẻ kho theo dõi chi tiết theo thời hạn lưu hành.