CÔNG VĂN
CỦA TỔNG
CỤC THUẾ - BỘ TÀI CHÍNH SỐ 1506 TCT/AC
NGÀY 8 THÁNG 4 NĂM 2002 VỀ VIỆC THỰC HIỆN ĐĂNG KÝ
SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN TỰ IN
Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW
Thi hành Công văn số
3090 TC/TCT ngày 01/4/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc đăng ký sử dụng
hoá đơn tự in, đây là một chủ trương nhằm khuyến khích, đẩy mạnh sử dụng hoá
đơn tự in; Để triển khai chủ trương này có kết quả, Tổng cục Thuế hướng dẫn Cục
Thuế các tỉnh, thành phố thực hiện một số việc sau:
I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW có kế hoạch phổ
biến tuyên truyền hướng dẫn các tổ chức, cá nhân nắm vững các quy định để thực
hiện tự in hoá đơn ở địa phương. Cục Thuế (Phòng quản lý ấn chỉ) bố trí lực
lượng, phương tiện làm việc để triển khai việc đăng ký sử dụng hoá đơn tự in
của tổ chức, cá nhân; tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đăng ký kịp
thời, không được gây phiền hà, ách tắc. Phòng Hành chính tiếp nhận hồ sơ, vào
sổ để theo dõi công văn đến, trả lời theo đúng thủ tục hành chính.
Thực hiện thông báo công khai danh sách các nhà in hoá đơn
để tổ chức, cá nhân lựa chọn nhà in phù hợp, theo danh sách Tổng cục Thuế đã
chỉ định.
II. ĐĂNG KÝ MẪU HOÁ ĐƠN VÀ NƠI IN HOÁ ĐƠN
1. Đăng ký mẫu hoá
đơn
1.1. Tổ chức, cá
nhân đăng ký sử dụng hoá đơn cần có các giấy tờ sau:
- Công văn gửi Cục Thuế đăng ký sử dụng hoá đơn tự in, công
văn phải có các nội dung như tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ; tên của cán bộ liên
hệ khi cần thiết (địa chỉ, điện thoại); ngành nghề kinh doanh, số lượng mẫu hoá
đơn, số liên của hoá đơn (theo mẫu đính kèm).
- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế có các chỉ
tiêu như: Ký hiệu, số hoá đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng;
tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính,
số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng tiền
thanh toán, in theo văn bản số:... ngày...
tháng... năm... của Cục Thuế và tên nhà
in được chỉ định in hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có
thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ
thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau. Hoá đơn phải có ít nhất 02 liên:
Liên 1 lưu ở cuống quyển hoá đơn, liên 2 giao cho người mua hàng.
- Các bản sao giấy phép không phải công chứng: Giấy phép
đăng ký kinh doanh;
- Chứng minh thư nhân dân của người đứng đầu tổ chức, cá
nhân kinh doanh;
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế;
- Giấy đăng ký kinh doanh nghề đặc biệt (nếu có).
- Sơ đồ địa điểm kinh doanh: Tổ chức, cá nhân tự vẽ sơ đồ vị
trí số nhà, đường phố, xã (phường, thị trấn) nơi kinh doanh và các đường phố
liên quan để tiện việc theo dõi quản lý.
Các lần in tiếp theo, tổ chức, cá nhân đăng ký với Cục Thuế
theo từng lần in hoá đơn bao gồm: ký hiệu, số lượng hoá đơn, tử số... đến số... Ký hiệu và số lượng hoá đơn của lần in
tiếp sau phải in tiếp tục ký hiệu và số hoá đơn cuối cùng của lần in trước.
1.2. Nơi in hoá
đơn
Tổ chức, cá nhân tự chọn nhà in cho phù hợp theo danh sách
do cơ quan thuế cung cấp, để thuận tiện cho việc quản lý của cơ quan thuế.
2. Đăng ký sử dụng hoá đơn
Sau khi có văn bản chấp thuận của Cục Thuế theo từng lần in,
tổ chức, cá nhân thực hiện in theo đúng mẫu được duyệt; khi in xong đưa vào sử
dụng phải thực hiện đăng ký sử dụng hoá đơn với Cục Thuế. Khi đăng ký sử dụng hoá
đơn phải kèm theo hợp đồng in, bản thanh lý hợp đồng, số lượng hoá đơn gồm các
ký hiệu, từ số... đến số...
Đối với Tổng công ty có nhiều đơn vị trực thuộc thì Công ty
mẹ đăng ký sử dụng hoá đơn theo mẫu thống nhất cho các đơn vị thành viên, đơn
vị phụ thuộc. Cục Thuế nơi có trụ sở chính của Tổng công ty thực hiện duyệt mẫu
và thông báo mẫu cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố để theo dõi, quản lý đăng ký
sử dụng hoá đơn của các đơn vị thành viên, đơn vị phụ thuộc.
Trước khi sử dụng hoá đơn, tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn
phải thông báo công khai mẫu hoá đơn, thời gian đưa mẫu hoá đơn ra sử dụng với
cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hoá đơn và dán mẫu hoá đơn tại trụ sở, nơi bán
hàng, nơi giao dịch.
Tổ chức, cá nhân chỉ được in hoá đơn khi có văn bản chấp
thuận của Cục Thuế và thực hiện việc báo cáo sử dụng hoá đơn hàng quý, thanh
quyết toán số hoá đơn sử dụng hàng năm theo quy định.
III. QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN TỰ IN
1. Duyệt mẫu hoá
đơn tự in
Trước khi duyệt mẫu hoá đơn tự in và chấp thuận bằng văn bản
(theo mẫu đính kèm), Cục Thuế kiểm tra sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân
như: địa đếm kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Khi duyệt mẫu hoá đơn Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực
thuộc TW phải căn cứ theo các quy định của Luật thuế, chế độ quản lý, sử dụng
hoá đơn ban hành kèm theo Quyết định số: 885/1998/QĐ/BTC, ngày 16/7/1998 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính.
2. Quản lý các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in.
Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW (Phòng quản lý ấn
chỉ) bố trí cán bộ theo dõi quản lý, thực hiện báo cáo, lưu giữ hồ sơ, mở sổ
sách theo dõi theo quy định của chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban
hành kèm theo Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC, ngày 16/7/1998 và quy định tại
Công văn số 3090 TC/TCT ngày 01/4/2002 của Bộ Tài chính, cụ thể như sau:
- Tổ chức lưu giữ hồ sơ: Hồ sơ của các tổ chức, cá nhân đăng
ký tự in hoá đơn phải được lưu giữ theo từng đơn vị và mỗi đơn vị được lưu
thành 2 nội dung: công văn được duyệt và mẫu hoá đơn đã đăng ký sử dụng.
- Sổ theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn
tự in gồm:
+ Sổ theo dõi tổ
chức, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn tự in ST-25.
+ Sổ theo dõi các
tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn tự in ST 26/HĐ.
+ Sổ theo dõi đăng
ký sử dụng hoá đơn tự in ST 27/HĐ.
Lập và gửi báo cáo danh sách các tổ chức, cá nhân đăng ký sử
dụng hoá đơn tự in - BC 28/HĐ.
Việc theo dõi, quản lý tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn phải
mở sổ, lập báo cáo thực hiện bằng máy vi tính.
- Tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng hoá đơn tự in của
tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ theo quy định hiện
hành.
Cục Thuế thực hiện huỷ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hoá
đơn tự in khi phát hiện tổ chức, cá nhân không thông báo phát hành mẫu hoá đơn,
không đăng ký sử dụng hoá đơn, in sai mẫu, in trùng số, trùng ký hiệu, vi phạm
chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn. Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW
phải báo cáo tổng cục Thuế khi có tổ chức, cá nhân vi phạm bị xử lý đình chỉ sử
dụng hoá đơn tự in.
3. Quản lý các Nhà in hoá đơn.
Căn cứ danh sách các nhà in đã được Tổng cục thuế chỉ định
(đính kèm Công văn số 3090 TC/TCT ngày 01/4/2002 của Bộ Tài chính); Căn cứ nhu
cầu cần bổ sung thêm nhà in, nếu nhà in nào có nhu cầu thì Cục Thuế các tỉnh,
thành phố trực thuộc TW phải xem xét năng lực thực tế của nhà in để hường dẫn
nhà in có công văn đề nghị Tổng cục Thuế chấp nhận. Thủ tục đăng ký với Tổng
cục Thuế để được chỉ định in hoá đơn gồm có:
- Công văn đề nghị, cam kết việc tố chức in hoá đơn.
- Thống kê thiết bị và năng lực in hiện có.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao).
- Giấy phép đăng ký kinh doanh ngành in (bản sao).
Hướng dẫn nhà in phối hợp quản lý, mở sổ theo dõi, quản lý
hoá đơn theo chế độ quản lý hoá đơn bán hàng của Bộ Tài chính. Khi nhận in hoá
đơn phải có hợp đồng chi tiết số lượng in, ký hiệu, số hoá đơn; sau khi in phải
thanh lý hợp đồng in, thực hiện huỷ bản kẽm, huỷ những sản phẩm in thừa, in
hỏng, lập biên bản lưu giữ tại đơn vị đặt in và đơn vị in hoá đơn. Trường hợp
hoá đơn in số lượng ít muốn lưu giữ bản kẽm hoặc phim để in cho các lần sau thì
phải niêm phong lưu giữ tại nhà in.
Yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW chấp hành
đầy đủ quy định, tạo mọi đều kiện đăng
ký thuận lợi cho tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in; phối hợp chặt chẽ để
thực hiện quản lý tốt hoá đơn trên địa bàn địa phương, góp phần chống thất thu
cho Ngân sách Nhà nước.
MẪU CÔNG VĂN XIN TỰ IN HOÁ ĐƠN
Đơn vị:...
Số:..........
V/v đăng ký sử dụng
hoá đơn tự in
|
CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
..., ngày... tháng... năm...
|
Kính gửi: Cục thuế..........
Tên tổ chức, cá nhân
xin tự in hoá đơn:........
Mã số thuế......... Số điện thoại..........
Ngành nghề kinh doanh.........
Địa chỉ giao dịch......
Họ và tên người liên hệ:..... Điện thoại:........ Địa
chỉ:..........
Đơn vị chúng tôi đã nghiên cứu đầy đủ, nghiêm túc Chế độ
phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số
ngày.... tháng... năm 199... của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Đơn vị chúng tôi nhận
thấy đã đáp ứng được đầy đủ các điều kiện tự in hoá đơn để sử dụng theo quy
định của chế độ quản lý hoá đơn bán hàng. Chúng tôi đề nghị Cục Thuế chấp thuận
cho chúng tôi tự in... loại hoá đơn (nêu cụ thể từng loại, mỗi loại có mấy
liên, chức năng sử dụng của từng liên...). Số hoá đơn này xin được sử dụng tại
các địa phương...
Nếu được Cục Thuế chấp thuận sử dụng hoá đơn tự in, đơn vị
chúng tôi cam kết thực hiện đầy đủ Chế độ Quản lý hoá đơn bán hàng do Bộ Tài
chính quy định. Nếu sai phạm đơn vị chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp
luật.
THỦ
TRƯỞNG ĐƠN VỊ, CHỦ CƠ SỞ
 TỔNG CỤC THUẾ
CỤC THUẾ
Số: CT/AC
V/v: Đăng ký sử dụng hoá đơn tự in
|
CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
...., ngày.... tháng..... năm
|
Kính gửi: - Công ty......
- Công ty in.........
- Chi cục Thuế (Đối với tổ
chức, cá nhân
đăng ký nộp thuế tại Chi cục Thuế)
Trả lời Công văn
ngày /200... của Công ty....
về việc đăng ký sử dụng hoá đơn tự in, Cục Thuế có ý kiến như sau:
1. Đồng ý để Công ty..... được sử dụng..... mẫu hoá đơn
(vé...) tại... (theo mẫu đính kèm) thay thế mẫu hoá đơn do Bộ Tài chính phát
hành và có hiệu lực kể từ ngày ban hành công văn này.
- Mẫu hoá đơn số 1, ký hiệu... số lượng in... số (từ số....
đến số...).
Số lượng hoá đơn in tiếp theo Công ty phải thực hiện đăng ký
số lượng tiếp theo với Cục Thuế.
- Hoá đơn (vé...) của Công ty in tại nhà in....
- Trước khi sử dụng, Công ty.... phải đăng ký mẫu hoá đơn (được in sẵn ký hiệu, số thứ tự), kèm
theo thanh lý hợp đồng in từng đợt hoá đơn, số lượng sử dụng với Cục Thuế (Chi cục
Thuế) để theo dõi. Công ty... và nhà in... chịu trách nhiệm trước pháp luật về
mẫu hoá đơn (vé...) tự in đã đăng ký sử dụng.
- Cục Thuế sẽ huỷ bỏ hiệu lực công văn chấp thuận việc sử
dụng hoá đơn tự in, nếu Công ty không đăng ký sử dụng hoá đơn với Cục Thuế (Chi
cục Thuế).
2. (Đối với tổ chức, cá nhân đăng ký nộp thuế tại Chi cục
Thuế) Chi cục Thuế... có trách nhiệm mở sổ theo dõi việc in ấn, phát hành, quản
lý, sử dụng... mẫu hoá đơn của Công ty... và thanh quyết toán, thu hồi số hoá
đơn do Bộ Tài chính phát hành theo đúng Chế độ quản lý, sử dụng hoá đơn bán
hàng của Bộ Tài chính.
KT/CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ
Phó cục trưởng
Nơi nhận:
- Như trên
- Lưu: HC, AC