Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên: 5 quy định doanh nghiệp cần biết

1. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên khi nào?

Căn cứ nội dung quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 84/2015/QH13, doanh nghiệp (người sử dụng lao động) có phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên của mình ít nhất 01 lần trong 01 năm.

Tuy nhiên cần lưu ý, doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên ít nhất 06 tháng một lần đối với những trường hợp sau:

+ Thứ nhất là người lao động làm những nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

+  Thứ hai là người lao động làm những nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm

+ Thứ ba là người lao động là người khuyết tật

+ Thứ tư là người lao động chưa thành niên

+ Thứ năm là người lao động cao tuổi.

2. Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên ở đâu?

Căn cứ quy định tại khoản 4 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 thì doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe (bao gồm việc khám sức khỏe định kỳ) cho nhân viên tại những cơ sở khám bệnh, chữa bệnh bảo đảm các yêu cầu và điều kiện chuyên môn kỹ thuật.

Như vậy, doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ cơ sở khám chữa bệnh nào để tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên, tuy nhiên nơi khám sức khỏe này phải đảm bảo được những yêu cầu, điều kiện chuyên môn kỹ thuật.

3. Hồ sơ, nội dung khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

3.1 Về hồ sơ khám sức khỏe định kỳ của nhân viên:

Căn cứ khoản 4 Điều 34 Thông tư 32/2023/TT-BYT có quy định hồ sơ khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên bao gồm:

- Thứ nhất là Sổ khám sức khỏe định kỳ (theo mẫu quy định tại Mẫu số 03 Phụ lục số XXIV Thông tư 32/2023/TT-BYT)

- Thứ hai là Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi đang làm việc đối với trường hợp nhân viên đi khám sức khỏe định kỳ đơn lẻ hoặc có tên trong danh sách khám sức khỏe định kỳ do cơ quan, tổ chức nơi người đó đang làm việc có xác nhận để thực hiện khám sức khỏe định kỳ theo hợp đồng.

3.2 Về nội dung khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Căn cứ khoản 3 Điều 36 Thông tư số 32/2023/TT-BYT có quy định việc khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên được thực hiện theo nội dung trong Sổ khám sức khỏe định kỳ (Mẫu số 03 Phụ lục số XXIV Thông tư số 32/2023/TT-BYT).

- Theo đó, nội dung khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên gồm:

+ Khám thể lực (Chiều cao, Cân nặng, Chỉ số BMI, Mạch, Huyết áp)

+ Khám lâm sàng: Nội khoa (tuần hoàn, hô hấp, cơ xương khớp, tiêu hóa, nội tiết, thần kinh, tâm thần); Mắt (đo thị lực hai mắt, các bệnh về mắt khác); Tai - mũi - họng; Răng - hàm - mặt; Da liễu.

+ Khám cận lâm sàng: Xét nghiệm huyết học, sinh hóa, Xquang và những xét nghiệm khác khi có chỉ định;

Ngoài ra, tại khoản 2 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 có quy định khi khám sức khỏe định kỳ thì lao động nữ phải được khám thêm chuyên khoa phụ sản và người lao động làm việc trong môi trường tiếp xúc với những yếu tố có nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp thì phải được khám để phát hiện bệnh nghề nghiệp.

Theo đó, lao động nữ sẽ được khám thêm chuyên khoa phụ sản (Phụ lục số XXV Thông tư số 32/2023/TT-BYT) bao gồm các nội dung: Khám phụ khoa, Sàng lọc ung thư cổ tử cung, Sàng lọc ung thư vú, Siêu âm tử cung - phần phụ khi có chỉ định từ bác sĩ).

3.3 Quy trình khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên

Căn cứ quy định tại Điều 35 Thông tư số 32/2023/TT-BYT, việc nhân viên khám sức khỏe định kỳ sẽ được thực hiện theo quy trình như sau:

Bước 1. Người lao động nộp hồ sơ tại cơ sở khám sức khỏe.

Bước 2. Sau khi nhận hồ sơ khám sức khỏe, nơi khám thực hiện các bước như sau:

+ Đầu tiên đối chiếu ảnh trong hồ sơ với người đến khám sức khỏe;

+ Sau đó, đóng dấu giáp lai ảnh đã đối chiếu;

+ Hướng dẫn và thực hiện quy trình khám bao gồm các nội dung khám như trên;

+ Cơ sở khám sức khỏe trả kết quả và lưu hồ sơ theo quy định.

4. Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên bị phạt bao nhiêu?

Căn cứ nội dung quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên thì người sử dụng lao động có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt tiền từ 01 - 03 triệu đồng đối với mỗi người lao động không được khám sức khỏe.

Tuy nhiên đây là mức xử phạt đối với cá nhân, nếu doanh nghiệp (tổ chức) có hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên thì có thể bị xử phạt với mức phạt tiền gấp đôi, tức là từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với mỗi người lao động không được khám sức khỏe (căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

5. Chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên có phải chi phí được trừ?

Căn cứ quy định tại khoản 5 Điều 21 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 có quy định chi phí cho hoạt động khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên do người sử dụng lao động chi trả theo quy định thì được phép hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp và đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp không có hoạt động dịch vụ thì được hạch toán vào chi phí hoạt động thường xuyên.

Như vậy, đối với doanh nghiệp thì chi phí khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên do doanh nghiệp chi trả được xem là phải chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trên đây là thông tin cần thiết khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên.