Quy trình tổ chức hội nghị người lao động chi tiết nhất

Hội nghị người lao động là gì?

Theo Điều 9 Nghị định 149 năm 2018 của Chính phủ, hội nghị người lao động là cuộc họp có tổ chức do người sử dụng lao động và tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở tổ chức nhằm trao đổi thông tin và thực hiện các quyền dân chủ cho người lao động.

Hội nghị này được tổ chức ít nhất 01 lần/năm theo hình thức hội nghị toàn thể hoặc hội nghị đại biểu.

Hình thức tổ chức, nội dung, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm, quy trình và phương thức phổ biến kết quả hội nghị được thực hiện theo Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, theo Hướng dẫn 1360 của Tổng liên đoàn Lao động, cần lưu ý về thời điểm tổ chức hội nghị:

- Cần thiết phải tổ chức vào quý I hàng năm. Riêng công ty cổ phần thì nên tổ chức trước Đại Hội đồng cổ đông.

- Hội nghị người lao động tại đơn vị trực thuộc tiến hành theo kế hoạch tổ chức hội nghị người lao động của doanh nghiệp do người sử dụng lao động ban hành.

Hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị người lao động (Ảnh minh họa)
 

Quy trình tổ chức hội nghị người lao động

Cũng theo Hướng dẫn 1360, khi tổ chức hội nghị người lao động, doanh nghiệp phải thực hiện theo trình tự dưới đây:

Bước 1. Công tác chuẩn bị

1. Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

- Thống nhất nội dung, hình thức tổ chức; số lượng đại biểu triệu tập và phân bổ đại biểu cho từng đơn vị trực thuộc; thời gian, địa điểm; báo cáo; kinh phí, điều kiện vật chất; dự kiến người chủ trì, thư ký và các nội dung khác phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

- Phân công thực hiện kế hoạch: Người sử dụng lao động thành lập Ban tổ chức và phân công rõ trách nhiệm cho từng thành viên.

2. Chuẩn bị nội dung Hội nghị NLĐ

2.1. Đối với công đoàn cơ sở

a. Chuẩn bị báo cáo theo các nội dung:

- Tình hình thực hiện thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động, nội quy lao động, an toàn, vệ sinh lao động, các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc.

- Tình hình thực hiện quy chế dân chủ, đối thoại tại doanh nghiệp và kết quả giải quyết các kiến nghị của tập thể lao động sau các cuộc đối thoại.

- Kết quả tổ chức hội nghị người lao động cấp đơn vị trực thuộc.

- Tổng hợp ý kiến của người lao động tham gia vào dự thảo các báo cáo của người sử dụng lao động và Ban chấp hành công đoàn cơ sở, các quy định, quy chế nội bộ và thỏa ước lao động tập thể mới hoặc thỏa ước sửa đổi, bổ sung (nếu có).

b. Sau khi lấy ý kiến người lao động, công đoàn cùng người sử dụng lao động hoàn thiện dự thảo thỏa ước lao động tập thể để biểu quyết và ký kết tại hội nghị (nếu có).

c. Hướng dẫn công đoàn bộ phận chuẩn bị nội dung báo cáo để tổ chức hội nghị người lao động ở bộ phận theo kế hoạch.

2.2. Đối với người sử dụng lao động

Chuẩn bị báo cáo trên các nội dung:

- Kết quả sản xuất, kinh doanh năm qua; phương hướng, nhiệm vụ kế hoạch, biện pháp phát triển sản xuất, kinh doanh; tình hình thực hiện các chế độ chính sách liên quan tới quyền, lợi ích của người lao động.

- Công khai tài chính về việc trích, lập và sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi; trích nộp kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp...

- Tiếp thu và giải trình các ý kiến, kiến nghị của người lao động. Thông qua nội dung kiến nghị của người lao động trình lên chủ sở hữu (người đại diện là Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Công ty mẹ) giải quyết (nếu có).

Chuẩn bị chu đáo cho hội nghị người lao động (Ảnh minh họa)
 

Bước 2. Tổ chức hội nghị người lao động cấp đơn vị trực thuộc

1. Chuẩn bị hội nghị

Trưởng các phòng, ban, phân xưởng, tổ, đội sản xuất (trưởng đơn vị) cùng với công đoàn phòng, ban, phân xưởng, tổ, đội sản xuất (công đoàn bộ phận) chuẩn bị nội dung, chương trình và các báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công.

2. Tổ chức hội nghị

Trưởng đơn vị chủ trì, phối hợp với Chủ tịch công đoàn bộ phận tổ chức hội nghị. Hai bên cùng chủ trì, điều hành hội nghị theo chương trình đã thông qua.

- Trình bày các báo cáo: Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm trước và các chỉ tiêu, nhiệm vụ sản xuất trong năm tiếp theo; báo cáo đánh giá việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động trong phạm vi đơn vị; tổng hợp ý kiến của người lao động tham gia vào dự thảo các báo cáo, nội quy, quy chế, thỏa ước lao động tập thể gửi lấy ý kiến.

- Trên cơ sở ý kiến trao đổi, thảo luận của người lao động về các báo cáo, trưởng đơn vị và công đoàn bộ phận hoàn thiện dự thảo báo cáo, kiến nghị, đề xuất của người lao động cấp mình để trình bày, thảo luận tại hội nghị người lao động cấp doanh nghiệp (hoặc cấp Tập đoàn, Tổng công ty).

- Đề cử và bầu người đại diện để tham dự hội nghị người lao động cấp doanh nghiệp (nếu có).

Bước 3. Tổ chức hội nghị người lao động cấp doanh nghiệp

1. Cơ quan điều hành, giúp việc hội nghị

- Chủ trì hội nghị: 02 thành viên: 01 người đại diện cho chủ sử dụng lao động; 01 người đại diện cho Ban chấp hành công đoàn (hoặc đại diện tập thể người lao động).

- Thư ký hội nghị: 02 thành viên do người chủ trì của các bên cử. 

2. Diễn biến hội nghị

- Chào cờ (nếu có); tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu; bầu người chủ trì và người chủ trì cử thư ký hội nghị.

- Đại diện các bên trình bài các báo cáo.

- Đại biểu thảo luận, chất vấn tại hội nghị.

- Người chủ trì tiếp thu góp ý và trả lời chất vấn nội dung thuộc trách nhiệm; kết luận thông qua các báo cáo, quy định, quy chế nội bộ và thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

- Ký kết thỏa ước lao động tập thể (nếu có).

- Khen thưởng, phát động thi đua, ký giao ước thi đua (nếu có).

- Biểu quyết thông qua Nghị quyết hội nghị.

- Bế mạc hội nghị.

Bước 4. Tổ chức thực hiện Nghị quyết hội nghị người lao động

Đại diện người sử dụng lao động cùng đại diện Ban chấp hành công đoàn:

- Tiếp thu ý kiến hoàn thiện các nội dung báo cáo đã trình tại hội nghị để ban hành; gửi báo cáo lên cấp trên.

- Phổ biến Nghị quyết hội nghị đến toàn thể người lao động.

- Chỉ đạo cấp dưới của mỗi bên triển khai thực hiện Nghị quyết theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Nghiên cứu sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế có nội dung trái với thỏa ước lao động tập thể vừa ký kết hoặc sửa đổi, bổ sung (nếu có) hoặc trái với Nghị quyết của hội nghị.

- Định kỳ 06 tháng đánh giá việc thực hiện Nghị quyết hội nghị.

Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức hội nghị người lao động đang được áp dụng hiện nay. Mỗi doanh nghiệp cần thực hiện đúng và đầy đủ những nội dung này.

>> Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký thỏa ước lao động tập thể

Thùy Linh