Mẫu email từ chối ứng viên khéo léo dành cho nhà tuyển dụng

1/ Thư từ chối ứng viên là gì? Tại sao phải gửi thư từ chối?

Thư từ chối ứng viên là thư được nhà tuyển dụng gửi cho các ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo trong quá trình tuyển dụng.

Cùng với thư chúc mừng đi tiếp dành cho những ứng cử viên tiềm năng, thư từ chối cũng cần được gửi đến những ứng viên chưa phù hợp với vị trí công việc.

Việc này không chỉ đơn thuần là một lời từ chối mà nó còn thể hiện phong cách văn hóa ứng xử của doanh nghiệp - khéo léo, tinh tế và thật sự chuyên nghiệp.

Thư từ chối chính là bằng chứng cho sự trân trọng của nhà tuyển dụng đối với công sức và thời gian mà ứng viên bỏ ra khi đi ứng tuyển. Với email từ chối chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng có thể để lại ấn tượng tốt đối với ứng viên từ đó, họ có thể có được những đánh giá và phản hồi tích cực về doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc này cũng giúp ứng viên biết được kết quả một cách nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi mà chủ động đi tìm công việc mới.

2/ Làm sao để viết thư từ chối khéo léo mà chuyên nghiệp?

Thư từ chối phỏng vấn cần có đầy đủ thông tin cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tôn trọng với ứng viên, đó là:

• Thông tin cá nhân của ứng viên
• Cảm ơn
• Phản hồi
• Mời ứng tuyển lại
• Lời chúc

 Cách từ chối ứng viên khéo léo (Ảnh minh họa)

Thông tin cá nhân của ứng viên

Đây là một phần rất quan trọng của bức thư, cần thể hiện đầy đủ tên ứng viên và vị trí công việc mà họ dự tuyển. Điều này có ý nghĩa trong việc thể hiện doanh nghiệp thực sự dành thời gian xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định dành cho ứng viên đó.

Cảm ơn

Việc cảm ơn ứng viên không chỉ là phép lịch sự tối thiểu mà còn thể hiện sự trân trọng đối với thời gian và sự nỗ lực của ứng viên khi ứng tuyển. Do đó, cần cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm đang tuyển dụng.

Điều này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn thiện cảm và tích cực hơn về việc bị từ chối, từ đó có khả năng tái ứng tuyển hoặc để xuất với người quen có trình độ chuyên môn phù hợp ứng tuyển vào các vị trí của doanh nghiệp.

Phản hồi

Ở phần này, nhà tuyển dụng cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu về lý do mà ứng viên không được lựa chọn tham gia vòng tiếp theo. Việc từ chối một các khéo léo sẽ giúp ứng viên giảm bớt nỗi thất vọng.

Để thể hiện sự chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng nên đưa ra một số đánh giá trên tinh thần xây dựng để giúp ứng viên bổ sung các kiến thức, kỹ năng của bản thân để sẵn sàng cho những cơ hội việc làm trong tương lai.

Mời ứng tuyển lại

Nếu thấy ứng viên phù hợp với văn hóa làm việc của doanh nghiệp hoặc phù hợp với vị trí việc làm khác, nhà tuyển dụng có thể đề cập đến vấn đề này trong thư từ chối để ứng viên biết doanh nghiệp hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội.

Đây như một lời khẳng định đối với khả năng của ứng viên, thể hiện rằng doanh nghiệp đánh giá cao tài năng của họ.

Nếu cảm thấy ứng viên hoàn toàn không phù hợp với môi trường làm việc của doanh nghiệp và vị trí ứng tuyển thì nhà tuyển dụng có thể bỏ qua phần này.

Gửi lời chúc

Để kết thúc thư từ chối ứng viên, hãy cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn khi tìm kiếm một cơ hội việc làm khác. Điều này sẽ giúp để lại ấn tượng lâu dài về công ty của bạn.

3/ Mẫu thư từ chối ứng viên một cách khéo léo

Tùy theo đối tượng, vị trí công việc và mục đích mà nhà tuyển dụng có thể lựa chọn soạn thư từ chối theo một trong những mẫu sau:

Ứng viên không được mời phỏng vấn

Mẫu 1:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [tên công ty]

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn vì sự quan tâm của bạn đối với [tên công ty] và vị trí [tên vị trí việc làm]. Sau khi xem xét các hồ sơ nhận được, chúng tôi rất tiếc không thể chọn bạn đi tiếp.

Ban tuyển dụng đánh giá cao thời gian bạn dành để ứng tuyển. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc và mong rằng có thể hợp tác với bạn ở những vị trí việc làm khác trong tương lai.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng]

Mẫu 2:

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [tên công ty]

Thân gửi [tên ứng viên],

Chúng tôi thuộc bộ phận nhân sự thuộc [tên công ty] nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Rất cám ơn vì sự quan tâm của bạn đối với vị trí [tên vị trí việc làm].

Tuy nhiên, sau khi xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn chưa phù hợp để chọn vào vòng phỏng vấn.

Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc sau đó và hi vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng]

Mẫu email từ chối ứng viên dành cho nhà tuyển dụng​ (Ảnh minh họa)

Ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [tên công ty]

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nhiệt tình của bạn đối với [tên công ty] cũng những gì bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn và cam kết đóng góp của bạn đối với mục tiêu của công ty.

Tuy nhiên, chúng tôi đã phỏng vấn một số ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ tại thời điểm này. Chúng tôi đã cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có bất kỳ một cơ hội nào phù hợp trong tương lai. Chúc bạn may mắn trong quá trình tìm việc.

Ký tên

[Tên nhà tuyển dụng]

Ứng viên có tiềm năng song chưa phù hợp với hiện tại

Tiêu đề email: Về việc ứng tuyển của bạn tới [tên công ty]

Gửi [tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí]. Chúng tôi thực sự ấn tượng bởi hồ sơ của bạn cũng như những gì bạn thể hiện trong suốt các buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng chúng tôi đã quyết định lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với vị trí [tên vị trí] và yêu cầu của công việc tại thời điểm này.

Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải cân nhắc rất kỹ càng. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ bạn và tìm hiểu về kiến thức, kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Chúng tôi tin rằng bạn có thể phù hợp với công ty chúng tôi cho những vị trí trong tương lai. Chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Bạn có thể liên hệ với tôi qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.

Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong sự nghiệp.

Trân trọng,

Ký tên

[Tên nhà tuyển dụng]

Với những thông tin chia sẻ trên đây, bài viết hy vọng giúp bạn đọc có được những mẫu email từ chối ứng viên chuyên nghiệp. Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ: 1900 6192 để được hỗ trợ.