Giấy phép lao động: Điều kiện, hồ sơ và thủ tục xin cấp

1. Giấy phép lao động là gì?

Hiện không có văn bản pháp luật nào quy định về khái niệm giấy phép lao động. Có thể hiểu đơn giản rằng giấy phép lao động là một loại giấy tờ pháp lý cho phép người lao động mang quốc tịch nước ngoài được làm việc một cách hợp pháp tại Việt Nam.

Giấy phép lao động hợp lệ phải được cấp bởi cơ quan quản lý nhà nước về lao động tại Việt Nam.

Cụ thể, theo Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Quyết định 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021 cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động bao gồm:

(1) Cục việc làm thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.

Thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau:

- Tổ chức quốc tế, văn phòng của dự án nước ngoài tại Việt Nam; cơ quan, tổ chức do Chính phủ, Thủ tướng, bộ, ngành cho phép thành lập và hoạt động.

- Cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp do Chính phủ, Thủ tướng, bộ, ngành cho phép thành lập.

- Tổ chức sự nghiệp, cơ sở giáo dục do Chính phủ, Thủ tướng, bộ, ngành cho phép thành lập.

- Doanh nghiệp có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố nhưng có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác.

- Tổ chức phi chính phủ nước ngoài được cấp giấy đăng ký.

(2) Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp còn lại (tính cả doanh nghiệp có trụ sở chính tại một tỉnh, thành phố nhưng có văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác).

2. Ai phải xin cấp giấy phép lao động?

Theo Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019, giấy phép lao động là một trong những điều kiện bắt buộc đối với hầu hết người lao động nước ngoài khi vào làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Theo đó, trừ những trường hợp được miễn, người lao động có quốc tịch nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam theo một trong các hình thức sau đây đều phải xin cấp giấy phép lao động:

- Thực hiện hợp đồng lao động.

- Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế.

- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.

- Chào bán dịch vụ.

- Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động.

- Tình nguyện viên.

- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.

- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.

- Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.

- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động?

Căn cứ Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, có 20 trường hợp miễn giấy phép lao động cho lao động nước ngoài khi vào Việt Nam làm việc:

(1) Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.

(2) Vào Việt Nam để thực hiện chào bán dịch vụ với thời hạn dưới 03 tháng.

(3) Vào Việt Nam để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài đang ở Việt Nam không xử lý được với thời hạn dưới 03 tháng.

(4) Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.

(5) Trường hợp được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

(6) Trường hợp kết hôn với người Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam.

(7) Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn với giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên.

(8) Là Chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị của công ty cổ phần với giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên.

(9) Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới.

(10) Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án vốn ODA.

(11) Được Bộ Ngoại giao cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam.

(12) Được cơ quan, tổ chức của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, nghiên cứu tại trường quốc tế thuộc quản lý của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc Liên hợp quốc; các cơ sở, tổ chức được thành lập theo hiệp định mà Việt Nam ký kết, tham gia.

(13) Tình nguyện viên vào làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

(14) Vào Việt Nam làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật dưới 30 ngày và không quá 03 lần trong 01 năm.

(15) Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết.

(16) Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.

(17) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc tại Việt Nam theo điều ước quốc tế.

(18) Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

(19) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.

(20) Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để giảng dạy, nghiên cứu.

Thay vì xin cấp giấy phép giấy phép lao động, những trường hợp kể trên phải làm thủ tục xác nhận hoặc báo cáo về trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

4. Điều kiện cấp giấy phép lao động là gì?

Dựa theo quy định về điều kiện người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam được nêu trong khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động nước ngoài vào Việt Nam làm việc sẽ được cấp giấy phép lao động khi có đủ các điều kiện sau:

- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế;

- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam;

- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền, trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

5. Thủ tục xin giấy phép lao động thực hiện như thế nào?

5.1. Hồ sơ xin giấy phép lao động gồm giấy tờ gì?

Căn cứ Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Quyết định số 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm có những giấy tờ sau:

1 - Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu.

2 - Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của giấy khám sức khỏe có giá trị trong 12 tháng.

3 - 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

4 - 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của văn bản, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật và một số nghề, công việc nhất định.

5 - 02 ảnh màu 4x6 cm, phông nền trắng, ảnh chụp không quá 06 tháng.

6 - 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, trừ trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng lao động.

7 - Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị.

8 - 01 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của các giấy tờ khác liên quan đến người lao động nước ngoài chứng minh thuộc diện di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; thực hiện hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm,…; nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng; làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế, nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.

Lưu ý: Các giấy tờ do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch ra tiếng Việt, có chứng thực.

5.2. Thủ tục xin giấy phép lao động thế nào?

Trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài có trách nhiệm xin văn bản chấp thuận về việc sử dụng lao động nước ngoài tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Sau khi có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, người lao động nước ngoài hoặc người sử dụng lao động thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động như sau:

Bước 1: Chuẩn đầy đủ bị hồ sơ xin giấy phép lao động.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Thời hạn nộp: Trước ít nhất 15 ngày, kể từ ngày dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Người nộp hồ sơ: Tùy trường hợp mà người thực hiện nộp hồ sơ có thể là người lao động nước ngoài hoặc cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài.

Bước 3: Đến nhận giấy phép lao động.

Thời gian giải quyết: Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.

Trường hợp không cấp giấy phép lao động: Có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Căn cứ: Điều 8, Điều 9 và Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

>> Gọi ngay tổng đài 19006192 1900.6192 của LuatVietnam để được hỗ trợ thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động.

5.3. Lệ phí cấp giấy phép lao động bao nhiêu tiền?

Theo Quyết định số 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, nếu người nước ngoài thuộc trường hợp do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động thì không mất phí.

Trong khi đó, trường hợp do Sở Lao động - Thương binh và Xã hội cấp giấy phép lao động, người làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài sẽ phải trả mức lệ phí nhất định.

Căn cứ Điều 3 Thông tư số 85/2019/TT-BTC, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam sẽ do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Vì vậy, tùy từng địa phương mà mức lệ phí cấp giấy phép lao động sẽ là khác nhau.

Hiện nay, mức lệ phí thường dao động từ khoảng 400.000 đồng - 01 triệu đồng.

Xem chi tiết mức lệ phí cấp giấy phép lao động tại 63 tỉnh, thành.

6. Không có giấy phép lao động bị phạt thế nào?

Trường hợp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép, cả người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài đều bị xử phạt theo quy định tại Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:

- Người lao động nước ngoài: Phạt từ 15 - 25 triệu đồng + Buộc xuất cảnh hoặc trục xuất khỏi Việt Nam (theo điểm a khoản 3 và khoản 5 Điều 32 Nghị định 12).

- Người sử dụng lao động nước ngoài:

• Phạt 30 - 45 triệu đồng: Nếu sử dụng từ 01 - 10 người nước ngoài không có giấy phép lao động.
• Phạt 45 - 60 triệu đồng: Nếu sử dụng từ 11 - 20 người nước ngoài không có giấy phép lao động.
• Phạt 60 - 75 triệu đồng: Nếu sử dụng từ 21 người nước ngoài trở lên không có giấy phép lao động.

7. Giải đáp một số thắc mắc về giấy phép lao động

7.1. Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Theo Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động cấp mới được xác định theo một trong các trường hợp sau:

- Bằng thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký.

- Bằng thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam.

- Bằng thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

- Bằng thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.

- Bằng thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán.

- Bằng thời hạn trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Bằng thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại.

- Bằng thời hạn trong văn bản chứng minh được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại.

- Bằng thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài, trừ trường hợp không phải báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.

Thời hạn tối đa của giấy phép lao động: 02 năm.

7.2. Giấy phép lao động hết hạn, phải làm sao?

Theo Điều 12 và Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, một trong những điều kiện quan trọng để giấy phép lao động được cấp lại, gia hạn là phải đang còn hạn.

Do đó, giấy phép lao động đã hết hạn thì không thể xin cấp lại hay gia hạn thời hạn.

Trường hợp này, người lao động nước ngoài phải làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.

Nếu muốn gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài, người sử dụng lao động phải làm thủ tục gia hạn trước ít nhất 05 ngày và không quá 45 ngày so với thời điểm giấy phép lao động hết hạn.

7.3. Mất giấy phép lao động có được cấp lại không?

Theo Điều 12 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, giấy phép lao động sẽ được cấp lại trong các trường hợp sau đây:

- Giấy phép lao động còn thời hạn bị mất.

- Giấy phép lao động còn thời hạn bị hỏng.

- Giấy phép lao động còn thời hạn mà bị thay đổi họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc ghi trong đó.

Theo đó, nếu mất giấy phép lao động, người sử dụng lao động sẽ thay mặt người lao động nước ngoài thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động.

7.4. Khi nào thu hồi giấy phép lao động của lao động nước ngoài?

Căn cứ Điều 20 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền sẽ thu hồi giấy phép lao động của người nước ngoài trong các trường hợp sau đây:

1 - Giấy phép lao động hết thời hạn.

2 - Chấm dứt hợp đồng lao động.

3 - Nội dung của hợp đồng lao động không đúng với nội dung của giấy phép đã cấp.

4 - Làm việc không đúng với giấy phép lao động đã được cấp.

5 - Hợp đồng trong các lĩnh vực là cơ sở phát sinh giấy phép lao động hết thời hạn hoặc chấm dứt.

6 - Có văn bản thông báo của phía nước ngoài về việc thôi cử lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

7 - Doanh nghiệp, tổ chức, đối tác Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động là người nước ngoài chấm dứt hoạt động.

8 - Người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài không thực hiện đúng quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

9 - Người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc ở Việt Nam không thực hiện đúng pháp luật Việt Nam làm ảnh hưởng tới an ninh, trật tự, an toàn xã hội.

Trên đây là những thông tin đáng chú ý liên quan đến giấy phép lao động. Nếu còn vấn đề vướng mắc về loại giấy phép này, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 19006192 để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.