Những công việc định kỳ của 1 nhân viên Hành chính - nhân sự

Để hỗ trợ những người mới đảm nhiệm vị trí Hành chính - nhân sự trong doanh nghiệp, LuatVietnam cung cấp thông tin về những công việc định kỳ phải làm, dựa vào các quy định hiện hành của pháp luật.

Nhân viên Hành chính - nhân sự làm gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị, tổ chức, vị trí hành chính - nhân sự gần như không thể thiếu. Người đảm nhiệm vị trí này sẽ làm các công việc như:

- Về hành chính: Quản lý, sắp xếp, lưu trữ văn bản, hồ sơ; Xử lý thư đi và thư đến; Sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc họp…

- Về nhân sự: Thực hiện tuyển dụng nhân sự; Làm thủ tục liên quan đến bảo hiểm cho nhân viên; Làm bảng chấm công, bảng lương; Giải quyết hồ sơ cho nhân viên khi nghỉ việc…

Công việc định kỳ của nhân viên Hành chính - nhân sự 

Với vị trí và vai trò như trên, nhân viên Hành chính - nhân sự phải là người trực tiếp thực hiện các công việc sau định kỳ theo quy định của pháp luật.

1. Thông báo tình hình biến động lao động hàng tháng

Nếu trong tháng, doanh nghiệp, đơn vị có thay đổi về nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc) thì nhân viên Hành chính - nhân sự sẽ phải thông báo với Trung tâm dịch vụ việc làm, nơi đặt trụ sở theo Mẫu.

Hạn thông báo trước ngày 03 hàng tháng.

Trên đây là quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH.

2. Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng

Theo Điều 7 của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, chậm nhất ngày cuối cùng trong tháng, doanh nghiệp phải trích tiền đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trên quỹ tiền lương tháng của người lao động tham gia các loại bảo hiểm này.

Công việc này, thông thường, cũng là do nhân viên Hành chính - nhân sự trong doanh nghiệp thực hiện.

3. Trích nộp Kinh phí công đoàn

Nhân viên Hành chính - nhân sự cũng cần lưu ý phải đóng kinh phí công đoàn hàng hàng cho doanh nghiệp của mình, kể cả khi doanh nghiệp đã có tổ chức công đoàn hay chưa có.

Hạn đóng chậm nhất ngày cuối cùng trong tháng. Mức đóng là 2% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động.

Đây là yêu cầu của Điều 5 và khoản 2 Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP.

4. Rà soát, xây dựng thang lương, bảng lương

Theo quy định tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP, thang lương, bảng lương của doanh nghiệp phải được thỏa mãn điều kiện sau:

- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đơn giản nhất trong điều kiện bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng;

- Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng;

- Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương làm việc trong điều kiện bình thường.

Như vậy, khi Chính phủ điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng, các doanh nghiệp đều phải rà soát lại thang lương, bảng lương để đảm bảo các nguyên tắc trên. Nếu chưa đáp ứng, người phụ trách nhân sự của doanh nghiệp phải thực hiện xây dựng lại thang lương, bảng lương.

Thông thường, mỗi năm Chính phủ đều tăng lương tối thiểu vùng một lần, do đó, rà soát, xây dựng thang lương, bảng lương là công việc định kỳ hàng năm của nhân viên Hành chính - nhân sự.

Trên đây là một số công việc định kỳ hàng tháng, hàng năm của một nhân viên hành chính - nhân sự.

Lưu ý: Trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên Kế toán có thể sẽ đảm nhiệm các công việc nêu trên. Để biết thêm chi tiết về Những công việc Kế toán phải làm hàng tháng, tham khảo mục Sổ tay Kế toán của LuatVietnam.

Lan Vũ