Pháp lý doanh nghiệp 
- 1. Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy
- 2. Hợp đồng điện tử phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID)
- 3. Quy định về điều kiện của hợp đồng lao động điện tử khi thực hiện thông qua eContract
- 4. Hệ thống phải bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động
- 5. Quy định về hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
1. Từ năm 2026, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy
Trước đây, theo khoản 1 Điều 14 Bộ Luật lao động 2019, số 45/2019/QH14, quy định về hình thức hợp đồng lao động như sau:
- Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
- Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:
- Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Như vậy, trước đây, Bộ Luật lao động 2019 đã công nhận hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động bằng văn bản. Ở Nghị định 337/2025/NĐ-CP, đã pháp lý hoá hợp đồng lao động điện tử đồng thời nhấn mạnh hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy.
Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và các quy định liên quan tại Nghị định này.
2. Hợp đồng điện tử phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID)
Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:
- Hợp đồng lao động điện tử:
Được tạo lập, xác thực định danh chủ thể giao kết hợp đồng lao động điện tử, ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết
Chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract bảo đảm các điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
Như vậy, hợp đồng lao động điện tử không chỉ được ký và lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp hay nhà cung cấp dịch vụ, mà còn phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm chuyển hợp đồng đã hoàn tất về nền tảng này.
3. Quy định về điều kiện của hợp đồng lao động điện tử khi thực hiện thông qua eContract
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract bảo đảm các điều kiện sau:
- Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
- Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.
- Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.
- Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
- Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.
- Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.
- Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
- Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
- Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
- Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.
Theo đó, để thực hiện việc giao kết hợp đồng lao động điện tử, hệ thống eContract phải đáp ứng hàng loạt điều kiện kỹ thuật. Trong đó có yêu cầu sử dụng phần mềm ký số hợp pháp; bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu; lưu trữ và bảo toàn tính toàn vẹn của hợp đồng; cho phép tra cứu, quản lý hợp đồng đã ký.
Ngoài ra, theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Có eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều này.
- Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân thực hiện định danh, khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, móng mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 2 Điều này và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.
4. Hệ thống phải bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động
Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân:
Giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn
Thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình:
Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn
Thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
Như vậy, khi thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử, hệ thống phải bảo đảm định danh đúng chủ thể và xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
Với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân, việc giao kết hợp đồng điện tử đòi hỏi phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ như thẻ căn cước, căn cước điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2. Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức khi ký hợp đồng điện tử cũng phải bảo đảm đầy đủ hồ sơ pháp lý và chữ ký số của người có thẩm quyền.
5. Quy định về hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử được quy định như sau:
- Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Ngoài ra, theo Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử như sau:
- Trường hợp hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại các Điều 5, 6 và 7 Nghị định này, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
- Trường hợp hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động thông qua hình thức thông điệp dữ liệu được thực hiện theo trình tự như sau:
Thực hiện chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định này.
Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi được thực hiện như quy định tại khoản 1 Điều này.
- Phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng ID của hợp đồng lao động đó nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.
Như vậy, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định cụ thể hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử và cũng cho phép việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt HĐLĐ điện tử thông qua các văn bản điện tử, giúp quá trình quản lý và thay đổi hợp đồng được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.
