Quy định về hóa đơn điện tử đối với công ty cổ phần từ 01/7/2022

Từ 01/7/2022, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đối với công ty cổ phần hoạt động tại Việt Nam. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Có thể hủy không? Tra cứu thế nào?

                                    

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo nội dung Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có thể hiểu hóa đơn điện tử (HĐĐT) là “bằng chứng” dưới dạng dữ liệu điện tử ghi nhận việc mua bán giữa người mua và người bán. Nội dung của hóa đơn phải được thể hiện theo đúng quy định của pháp luật.

2. Phân loại hóa đơn điện tử trong công ty cổ phần

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) được chia ra làm 02 loại là: hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã.

STT Nội dung Hóa đơn có mã Hóa đơn không mã 1 Khái niệm Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua Là HĐĐT không có mã của cơ quan thuế mà do doanh nghiệp (bên bán) tự lập ra và gửi cho người mua. 2 Mã của cơ quan thuế Là một dãy mã duy nhất, gồm 34 ký tự do cơ quan thuế tạo ra. Không có. 3 Đối tượng áp dụng 1. Doanh nghiệp kinh doanh không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn không có mã) 2. Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng 1. Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy. 2. Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm lập, tra cứu và lưu trữ HĐĐT và bảo đảm việc gửi được hóa đơn cho người mua và cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 4 Ký hiệu hóa đơn Ký tự đầu tiên là chữ C Ví dụ: 1C21LYY - là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; Ký tự đầu tiên là chữ cái K Ví dụ: 1K22TYY - là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là HĐĐT do doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế. 5 Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã. Có thể chọn 1 trong 2 hình thức: 1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý). 2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua). 6 Cách xử lý bảng tổng hợp HĐĐT khi có sai sót Không có. Đối với doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức bảng tổng hợp: - Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu đến cơ quan thuế, nếu phát hiện thiếu dữ liệu thì công ty gửi bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT bổ sung; - Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi có sai sót, công ty gửi thông tin điều chỉnh đối với các thông tin đã kê khai cho cơ quan thuế. 7 HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế Có. Không có.

3. Nội dung bắt buộc trên HĐĐT

Những nội dung cần thiết và bắt buộc phải có trên HĐĐT của doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 6 Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:

• Tên hóa đơn (Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG; TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA v.v.);
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính;
• Tên liên hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên mua;
• Thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
• Chữ ký người bán và người mua dưới dạng điện tử.

4. HĐĐT có liên không?

Do doanh nghiệp, bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cùng khai thác thông tin trên 1 bản HĐĐT độc nhất nên không có liên.

5. Doanh nghiệp có phải ký số vào HĐĐT hay không?

- Công ty là bên bán: bắt buộc phải tiến hành ký số.

- Công ty là bên mua: không bắt buộc ký số nếu giữa bên mua và bên bán có giấy tờ hợp pháp chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ (Hợp đồng mua bán, biên bản giao-nhận hàng hóa, phiếu xuất kho…).

6. HĐĐT có thể hủy không?

HĐĐT có thể hủy bằng 2 hình thức: hủy (hóa đơn vẫn tồn tại nhưng không còn giá trị sử dụng) hoặc tiêu hủy (hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống nữa).

Khi hủy hóa đơn, công ty cần thông báo với cơ quan thuế, lập HĐĐT mới và gửi cơ quan thuế. Doanh nghiệp sẽ được cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn cũ để gửi cho người mua.

Bên cạnh đó, khi quyết định tiêu hủy hóa đơn, công ty cần lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn và bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy và soạn Thông báo kết quả hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế.

7. Cách tra cứu HĐĐT?

Để tra cứu HĐĐT, công ty cổ phần cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1. Nhập thông tin tra cứu

Sau khi truy cập website Hóa Đơn Điện Tử (gdt.gov.vn), doanh nghiệp chọn tab Tra cứu HĐĐT và nhập các thông tin bắt buộc trên hóa đơn nhận được của bên bán (có dấu * đỏ): MST người bán; Loại hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn (nhập 6 ký tự cuối); Số hóa đơn; Tổng tiền thanh toán; Mã captcha xác nhận.

Bước 2. Tra cứu thông tin

Có 2 trường hợp trả kết quả trả về cho người dùng:

Trường hợp 1: Trên hệ thống có thông tin HĐĐT cần tra cứu, nên trạng thái xử lý hóa đơn là “Đã cấp mã hóa đơn”.

Trường hợp 2: Hệ thống không có thông tin hóa đơn mà doanh nghiệp tìm kiếm, lúc này công ty cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập hoặc liên hệ với bên bán để đối chiếu lại. 

8. Xử phạt vi phạm trong quá trình sử dụng HĐĐT

Trong quá trình lập và sử dụng HĐĐT, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt nếu có một trong các hành vi vi phạm được nêu tại Điểm đ Khoản 4 Điều 24 và Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể:

- Lập HĐĐT khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế: Phạt tiền từ 04 - 08 triệu;

- Vi phạm trong quá trình chuyển dữ liệu HĐĐT:

• Quá thời hạn từ 01 - 05 ngày làm việc: phạt tiền từ 02 – 05 triệu;
• Quá thời hạn từ 06 - 10 ngày làm việc: phạt tiền từ 05 – 08 triệu;
• Quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên: phạt tiền từ 10 – 20 triệu;
• Không chuyển dữ liệu HĐĐT: phạt tiền từ 10 – 20 triệu;
• Chuyển thiếu số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ tại bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT: phạt tiền từ 05 – 08 triệu.

Trên đây là nội dung những quy định về hóa đơn điện tử đối với công ty cổ phần từ 01/7/2022. Nếu có thắc mắc, quý khách hàng vui lòng liên hệ ngay với LuatVietnam để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết hơn.