Cách xử lý hóa đơn GTGT sai sót trong công ty theo NĐ 123

Hóa đơn bị sai thông tin là việc khó tránh. Nếu không biết cách xử lý hóa đơn GTGT sai sót trong công ty đúng luật, công ty đó sẽ gặp rất nhiều rắc rối.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) chính thức được áp dụng đối với tất cả các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam từ ngày 01/7/2022. Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại nhiều lợi ích nhưng cũng không thể tránh khỏi có sai sót. Do vậy, công ty cần nắm được trường hợp và cách thức xử lý đối với hóa đơn GTGT bị sai, cụ thể theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Mục 3 Thông báo số 8625/TB-CTTPHCM như sau:

1. Các trường hợp và cách xử lý hóa đơn GTGT sai sót trong công ty

Trường hợp 1. Phát hiện ra sai sót trước khi gửi HĐĐT

Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót: Người bán lập Thông báo HĐĐT có sai sót gửi đến cơ quan thuế về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót. Người bán lập HĐĐT mới gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

Trường hợp 2. Phát hiện ra sai sót sau khi gửi HĐĐT 

Nếu người bán và người mua phát hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có sai sót:

+ Nếu HĐĐT có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hoá đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán lập mẫu thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót (trừ trường hợp HĐĐT không có mã chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế). Nếu người bán và người mua lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì không phải gửi mẫu thông báo hóa đơn sai sót nữa.

+ Nếu HĐĐT có sai sót về tên, địa chỉ của người bán thì áp dụng xử lý tương tự hóa đơn sai tên, địa chỉ của người mua.

+ Trường hợp hóa đơn sai thông tin về: mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, số tiền trên hóa đơn, hoặc hàng hóa trên hóa đơn không được ghi đúng quy cách, chất lượng: người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Sau cùng, người bán gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

*Lưu ý: HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót, người mua và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

Trường hợp 3. Điều chỉnh giá trên hóa đơn

Đối với nội dung điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Trường hợp 4. HĐĐT không có ký hiệu, số, mẫu số

Khi HĐĐT được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót: người bán chỉ cần tiến hành điều chỉnh.

Trường hợp 5. Xử lý HĐĐT khi hủy, chấm dứt cung cấp dịch vụ sau khi thu tiền

Nếu người bán lập HĐĐT khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ: hủy HĐĐT đã lập và thông báo cho Chi cục thuế.

Các trường hợp khác

- Đối với những sai sót trên HĐĐT đã lập theo quy định cũ đã hết hiệu lực (ví dụ: Nghị định 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn khác của Bộ Tài chính), bên bán và bên mua phải lập thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT cũ, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” rồi gửi cho bên mua.

- Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi/hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được mặc định là hóa đơn điều chỉnh, do vậy trên HĐĐT không cần ghi thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.

*Lưu ý: Công ty vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

2.Thời hạn xử lý sai sót

Bất cứ khi nào phát hiện sai sót trên HĐĐT, công ty có thể thông báo luôn với Chi cục thuế. Công ty cũng có thể tổng hợp những hóa đơn sai sót và thông báo 01 lần cho Chi cục thuế, nhưng chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh HĐĐT điều chỉnh.

Trên đây là nội dung hướng dẫn cách xử lý hóa đơn GTGT sai sót trong công ty theo quy định mới nhất. Nếu còn thắc mắc cần hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ với LuatVietnam để được trao đổi và tư vấn chi tiết hơn.